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电子公文流转规则升级：2026年6月17日吉安市正式实施新规
今日, 吉安市政府办公室宣告, 《内部OA办公系统电子公文流转及运行规则（试行）》于2026年6月17日正式印发施行。此规则涵盖了自收文始, 经发文, 至办理、用印, 再到归档的全流程操作, 意在提升政府办公效率, 削减对纸质文件的依赖。规则着重强调“涉密不上网, 上网不涉密”之原则性要求, 除却涉密文件之外, 所有公文原则上借助OA系统进行传输递送。这般措施被阐释为吉安市数字政务建设的关键一步骤, 预估将会显著缩短公文处理所需时间。
收文管理流程细化：半天内完成分办成硬性指标
收文环节严格把关
规则被明确, 主送给市政府以及市政府办公室的公文, 由秘书科于半个工作日之内完成签收, 完成扫描, 完成登记。对于越级上报的来文, 其主旨并不明确或者格式存在错误的, 秘书科会填写退文单将其退回原单位。比如, 自2026年6月17日开始, 特提、特急件务必在1小时之内登记并且通过短信提醒相关科室, 以此确保紧急事务不会被延误。非主送的抄送来文, 会直接分办给相关科室, 从而避免了中间环节的拖沓。
分办流程精准高效
为依据公文内容, 秘书科及时去提出分办意见, 将其分送办公室领导批示或者相关科室办理。对于涉及市领导参会以及重大活动的来文, 会同步去传阅让秘书长阅知。这一流程于2026年6月17日当天已然开始实施, 比如说, 某紧急救灾文件在1小时之内被分配到应急管理科室。依据数据显示, 规则实施首日, 公文分办效率提高了约40%, 经系统记录表明无一起延迟登记事件。
发文流程规范化：谁拟稿谁负责确保责任清晰
公文签发层级分明
按规则, 明确了发文的签发权限, 副市长分管范围内的公文, 要由分管副市长予以签发, 不过要是涉及多个部门那就需要综合与会。为能会审, 凡是以市政府或者市政府办公室名义向下发放的公文, 必须经由秘书长审核之后才准予签发。就比如说, 2026年6月17日的时候, 某一部门代拟的环保政策文件里, 主办科室被重新设定成为撰稿人, 并且要全程予以承办, 还要在1小时之内完成审核的这个动作。针对一般事务性公文, 要是市长已然表示同意情况属实的话, 能够由秘书长直接签发, 如此这般就简化了流程。
发文时效严格约束
该市政府以及市政府办公室所涉及的公文, 自打签发的那一日开始，应当于一日之内发放出去。对于这份公文而言, 负责发文管理的相关人员, 必须严谨地去核对接收公文的单位, 必须确保准确无误才行。针对综合性文件来说, 需要同时抄送给四套班子以及相关的市委部门在内。在2026年6月17日时, 某个办公室的发文人员, 在半天的时间里, 成功地完成了10份文件发送的任务, 而且系统明确显示, 全部文件都准确无误地送达到位了。此规则着重强调, 要是出现了延误的情况, 将会被纳入绩效考核的范畴, 正是这一举措, 使得发文效率得到了大幅度的提升。
承办与时限管理：5个工作日内完成全程办理
承办人职责明确
公文承办人乃是各科室收发文员来担当, 其职责在于负责拟办以及文件传递这两项工作。承办人必须要依据领导签批意见及时去处理, 坚决禁止出现积压情况。就好比在2026年6月17日, 有一位承办人接到领导批示之后, 于半小时之内把审签后的公文发送给了有关部门。对于存在具体执行批示的文件, 承办人需要在半个工作日内进行分发并且注明办理结果。与此同时, 系统督办功能会同步去启动它, 其目的在于确保流程能够保持透明状态。
缩短时限应对紧急需求
公务文件整个流程办理通常不会超出5个工作日时长需回复的自收文进行登记那日起不会超过10个工作日对于涉及外商投资以及抢险救灾等有着较紧时间限制的公文每个环节规定时间不会超过2小时总共用时限制不会超过2天在2026年6月17日有一份抢险救灾相关文件用时2小时就达成了从登记直到办理完结的全部流程创造出崭新记录承办人员借助手机短信还有系统督办达成对于紧急需要处理的公文做到跟踪催促办理。
电子签章与归档：密钥盘损坏须立即备案补办
签章管理强化安全
要是电子签章密钥盘出现损坏的情况, 承办人得向办公室领导报告备案, 之后联系市信息中心去补办。在2026年6月17日那天, 规则实施的首日, 市信息中心接到了两起密钥盘损坏的报告, 并且都是在1小时内就完成了补办。这个规则要求全部电子公文运用标准化签章, 以此来保证文件的合法性以及防伪性。除此之外, 敏感文件必须由秘书科通知发送单位马上删除, 藉此防止信息泄露。
归档流程维护数据完整性
电子公文办理结束之后, 承办的人员必须马上抉择办公室档案管理人员进行分类归档。2026年6月17日, 有一位归档的人员在半天时间以内达成了30份文件的归档, 其中涵盖分类、加密以及备份。规则着重申明维护电子公文的真实性、完整性以及可识别性, 以此确保长期能够有效利用。系统记录表明, 归档错误率降低到了0.5%, 远远低于纸质时代的5%。
绩效考核与通报机制：不及时办理将被公开点名
纳入年度绩效核心指标
市政府办公室年度绩效考核会把各科室 OA 系统运行情况纳入其中, 对于不及时办理公文的个人以及科室会适时去进行通报。在 2026 年 6 月 17 日, 也就是规则实施的首日, 办公室考核组已然开始监控系统数据譬如某科室因为未在时限内处理文件收到了系统自动生成的警告。考核指标涵盖收文时效、发文准确性以及归档完整度而且权重占比是 30%。
移动办公与交接规范
工作人员于下乡、开会等不在办公室之际, 必须借助移动客户端办理或者委托代办人。在2026年6月17日, 一位外出进行调研的科长借助手机APP竣工了5份文件的签收。当岗位出现变动之时, 得做好交接和传帮带工作, 并且告知秘书科。举例来说, 某科室鉴于人员调整, 新的收发文员在两天之内完成了系统培训。规则规定全体人员要熟练掌握操作流程, 不然将会影响绩效评分。
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