528.票据报销OCR识别联动BPM流程
发票一扫，报销自动走流程：OCR+BPM有多省事
说实话，我见过太多公司报销流程让人崩溃。
员工贴发票, 贴得手发软, 财务一张张审核, 眼睛快瞎掉, 老板签字, 签到手抽筋。明明只是几百块钱的事儿, 竟能从月初拖到月底。
你说烦不烦？
然而当下并非如此了, 我于近期碰到一种玩法, 那便是票据报销OCR识别联动BPM流程, 听起来颇具技术意味, 可实际上就是, 你将发票朝着机器扫描过去后, 系统便会自行识别其中信息, 随后报销流程便自动运行起来了。
就这么简单。
报销为啥总是那么慢？
你必定是有过那样一番经历了。当你从出差归来之后, 面对着一摞发票, 其中有些是皱皱巴巴的模样, 有些上面的字竟然都模糊不清了。此番情况下, 你需要将它们一张张逐一贴到纸上, 而后去填写报销单, 接着还要去找领导签字, 最后再把这些交到财务那里去。
财务那边如何? 先是核查发票真假, 接下来计算数额是否正确, 随后录入系统。一旦某个数字不符, 就需退回重新处理。
这一圈下来，没个三五天根本走不完。
让情况变得更加令人崩溃的是, 在某些时候, 你明明已经填写正确了, 然而财务却表示“这个费用科目存在错误”, 此时你必须重新进行填写。
我有个朋友说他们公司更夸张——报销周期平均21天。
21天啊！你垫出去的钱，三个星期才能拿回来。
OCR到底能干啥？
扫一扫就能识别发票信息
OCR这个东西，现在成熟到让人害怕。
你将手机对着发票进行拍照, 不管它是增值税发票, 还是出租车票, 又或者是高铁票, 系统会自动把其上的关键信息提取出来, 这些关键信息包括发票号码, 开票日期, 金额, 购买方名称, 纳税人识别号……
全部自动填好。
并非是那种水平不高、一知半解的识辨, 当下精确率能够达成百分之九十九以上, 你基本上不必依靠手动去做什么修改。
自动校验发票真伪
更厉害的是，它能自动帮你验真。
系统将发票信息识别完毕之后, 径直连接到税务系统, 去查验这张发票究竟是真的还是假的, 是否已经被作废, 以及有没有重复进行报销。
以前财务要一张张去网站查，现在秒出结果。
假发票、重复发票，系统直接给你拦下来。
BPM让报销流程自动跑起来
流程自己走，不用你催
OCR识别完信息之后，数据直接推送到BPM系统。
啥是BPM呢? 它是流程管理系统, 它清楚你的报销单要走怎样的流程。
举例而言, 假设你填写好了一份差旅报销, 系统会开始自动进行判断, 首先要明确你所在的这个部门究竟是由谁来进行审批, 其次要考量超过了多少金额是需要具备更高权限的人员来审批, 最后还要确定财务审核到底是由谁负责才行……
所有环节自动触发，不卡壳。
智能分派，不用你管找谁签字
最神奇的是，系统会根据报销金额和类型，自动匹配审批人。
你前往北京出差所花费的两千块, 系统是清楚这得经由部门经理进行审批的。然而要是你招待客户用餐花费了五千块, 或许还需要总监予以审批。
这些规则你设好一次，后面全自动。
真实场景：一个报销单的奇幻漂流
我模拟一下这个流程有多爽。
早上9点，你在公司楼下便利店买了办公用品，花了48块钱。
你掏出手机，打开报销系统，对着小票拍了个照。
系统识别出：购买日期、商品名称、金额、商户名称。
自动填好报销单，提交。
系统作出判断, 这属于办公费用, 其金额是小于100元的, 此情况不需要领导进行审批, 而是直接去走财务审核流程。
5分钟后，财务在系统里看到了这笔报销，核对无误，点击通过。
10分钟后，48块钱到了你的微信钱包。
你甚至还没来得及喝杯茶，钱就到手了。
是不是很魔幻？
讲真, 该方案听起来蛮完美, 然而在实际落地之际, 终归是存在些许问题的。
最大的坑是——接口对接。
常非同一公司所拥有的是OCR系统与BPM系统, 若要使其进行完美配合, 那么就得开展接口开发。
有部分公司花费了大半年时间, 其接口始终处于不稳定状态, 识别得出的数据当中存在莫名丢失字段的情况, 更为甚者。字段与BPM那边所要求的格式不相匹配。
还有，发票种类太多也是个问题。
电子发票, 其格式有别于纸质发票, 纸质发票又不同于卷式发票, 卷式发票和定额发票也不一样……每种发票格式各异。OCR系统需处理所有这些类型, 这绝非易事。
小公司怎么低成本上手？
要是你身为个体户, 或者是小公司, 不想耗费大价钱去弄全套系统, 那也是存在办法的。
现今诸多发票扫描工具皆是支持OCR识别的, 像微信小程序之中便存在不少此类工具。你将发票扫描之后, 生成电子台账, 接着手动导入你的报销系统。
虽然没那么自动化，但至少省了录入的时间。
那种规模相对较大些的公司, 建议直接于ERP或者OA厂商之处挑选带有OCR功能的。像泛微、用友、金蝶此类大厂, 现今基本上都已内置了OCR识别模块, 且是直接与它们的BPM流程形成联动的。
一步到位，省得你搞两套系统对接。
财务部门怎么想？
其实最开心的是财务。
以往到了月底进行结账之时, 财务人员是要去处理几百张发票的, 其眼睛都由此看花了, 然而当下系统能够自动处理这些发票, 所以他们仅仅只需从事抽查以及复核的工作了。
而且数据都在系统里，随时可以调取，审计来了也不怕。
某財務總監跟我講, 其所在公司在採用此系統以後, 報銷審核人員數量由五人減少至二人。並且, 出錯率從百分之三降至了百分之零點一。
省人省钱省时间。
最后说两句
你可能觉得，不就是个报销嘛，至于搞这么复杂？
可是你仔细想想, 有一个公司, 它每一年在报销处理行径上所耗用的人力耗费的时间, 以及纸张方面产生的成本，与沟通交往这一过程里出现的成本, 这些全部加在一起, 那可是一个数目不小的数值呢。
而且员工报销体验好了，大家出差、采购积极性也高。
最根本来讲, 技术这般事物, 并非是为了呈现出炫酷的状态, 而是在于使得平日里那些零零碎碎事儿, 变得不那么让人烦忧。
噢, 没错, 要是你正思索着启用这一系统, 那么建议先对你们公司的报销流程予以梳理。流程倘若不清晰, 启用系统亦是盲目行事。
先理清楚谁审批、审批什么、金额怎么分档，再让技术介入。
否则，机器跑的再快，也是往错的方向跑。
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