11.移动办公AI智能公文撰写助手
移动办公AI写公文神器，3分钟搞定领导满意方案
讲真, 头一回听闻“公文撰写助手”这几个词语的时候, 我脑海之中突然浮现出来的画面是这样子的: 有一个没有丝毫温度的冷冰冰的机器, 这个机器把“收悉”、“特此通知”这类的词组拼凑成为了整整一堆完全没有任何灵魂可言的样式模板。
但我错了。
或者说，我们对AI的理解，还停在“它只是工具”这个层面。
当日, 我尝试着促使这个用于移动办公的具备AI智能的公文撰写助手生成了一篇工作汇报, 篇幅达3000字, 从整体结构直至语气方面, 从引用依据一直到结尾部分, 不但格式呈现出规整的状态, 就连那种“我们部门尽管辛苦然而绝对不会抱怨”的分寸感表现, 都把握得极其精准。那时我随即骂出了一句脏话。
不是因为它帮我省了半小时。
是由于, 它晓得啥称作那种巧妙的心理, 即处于体制之内, 在既要表述出成绩的情况下, 与此同时又绝不能够展现出自我夸赞的模样。
AI真的懂公文里的“潜台词”吗？
我的答案为: 它不明白人性, 但是懂结构。对于公文这件事情, 本质来讲是结构方面的艺术, 而非让你去创作诗歌, 它要求你在规定的框架范围里把信息得以传递清晰明确, 与此同时还要不动声色地去维护某种立场。
假设你去撰写一份名为“关于推进数字化转型的请示”的文件, 你期望传达“我们部门缺钱且缺人”这样的意思, 然而又不能够过于直白地表述, 就这一情况而言, 哪怕是经验丰富的老手都得花费好长一段时间去仔细思考斟酌。
然而, AI 究竟如何呢? 它会给予你好几个版本, 其中一个偏向强硬, 一个偏向委婉, 另外还有一个是“态度呈现端正态势但诉求被清晰又精确表明”, 你从中挑选一个, 修改几个字词, 事情便完成了。
这不是替你做决定。
这是给你提供选择的空间。
开头怎么写才能让领导看下去？
说实话，公文开头最难。
我遇见过数目众多的人, 其第一段书写了二百字之篇幅, 却依旧尚未切入主题——诸如某领导所着重强调的内容, 某会议所蕴含的精神实质, 某文件所做出的指示要求……等到你切实想要阐述的核心内容得以呈现之际, 领导已然翻至第二页篇章了。
这个助手存在一项名为“开头生成器”的功能, 你将关键词投入其中, 它会给出三种开头, 其一为“直奔主题型”, 其二为“背景铺垫型”, 其三名为“问题导向型”。
我经历过的最为使人惊艳的一回 , 乃是它借助一句话将背景 、问题以及诉求全部涵盖进去 , 恰似压缩饼干那般 , 既体积微又饱腹感强。
领导看了点点头：“这个开头不错，简洁。”
嗯，那是AI写的。
公文不是写给自己看的，是写给别人用的
你有没有想过，为什么有的公文读起来特别累？
因为写的人根本没想清楚“读者是谁”。
这是被AI传授给我的一条道理, 在它进行写东西这个行为之前, 会预先设定阅读对象, 分别是上级、同级、下属以及外部单位, 并且语气全然不一样；针对跟上级撰写的情况, 需要采用“请示+建议”的方式；针对跟同级撰写的情况, 需要采用“协商+配合”的方式；针对跟下属撰写的情况, 需要采用“指示+激励”的方式。
这东西，不是所有老员工都能搞定。
但AI可以。
若你于系统之中轻点一下“收文对象”, 它便会自行去调整口吻, 这并非是在炫耀技巧, 而是被称作同理心, AI本身并不具备感情, 然而它却模拟了拥有感情之人将会如何去进行表达。
移动办公最香的地方，不是随时随地写
是随时随地改。
当你于地铁当中、处饭桌之上、乃至在厕所那地儿, 猝然接收到领导所发微信: “那份报告需再去修改出一版, 重点着重放置于第二点之上。”。
拿着手机, 调出文档, AI 自动重写第二段, 语气、逻辑、格式都要保持一致, 前后用时不到三分钟。
先前如何? 你要返回那家公司, 开启电脑, 翻阅文件, 随后对着那屏幕发愣半小时。
我所说的是这样, 移动办公AI智能公文撰写助手, 并非一个“写作工具”, 它乃是一个“效率杠杆”, 这便是原因所在。
但说实话，它也不是万能的
曾经有一回, 我叫它撰写一份“关于项目延期的解释函”, 它给出了一个版本, 其语气太过官方, 冷冰冰的, 仿佛是在推卸责任。
我改动了几个字词，增添了语句“我们对此表达深切的歉意, 并且已经制定了补救的方案”, 这样的工作, 用人工智能是确实无法完成的。
因为真诚，是写不出来的。
帮你把话讲得完整些、清晰些、规范些, AI是能够做到的, 然而帮你“讲人话”, 它却无能为力。真正能打动他人的公文, 从来都是那些于格式之外, 还带有些许人情味的内容呀。
所以我的建议是：用它打底，你来润色。
它负责“不出错”，你负责“出彩”。
适合什么人用？
说实话，我觉得所有人都能用。
但最需要的，是这三类人：
第一类, 是那些刚刚进入职场的年轻人, 你尚不懂得体制内部的说话模式, 借助它去学习其中的套路；将对比看来较比阅读100篇范文更为有用处。
又有一类, 是中层管理者, 你每日需撰写各类汇报, 还要写各种方案, 并且得写诸多请示, 时间根本不够花销, 它可是你的时间机器。
最后说一句
我从来不觉得AI会取代写公文的人。
但我相信，会用AI的人，一定会取代不会用的人。
这不是技术焦虑，这是生存直觉。
犹如往昔打字将手写给替代、Excel把算盘给替换这般, 每一回有工具现身, 都于悄然之中对“专业”此词予以重新界定。
你还在手动逐字敲公文，隔壁部门已经用AI下班回家陪孩子了。
你怎么想？
我不知道你怎么想。
我仅仅清楚, 我下一回再度书写那篇名为“关于数字化转型的请示”的内容时, 不会再度从起始点去进行撰写塑造了。
因为我知道，有个人工智能，在手机里等着我。
它不会偷懒，不会抱怨，也不会提醒我该下班了。
这般情形约莫算得上是最为温和的残酷了——科技代我完成了全部繁重的劳作进而让我不由自主地去思索: 那我究竟还能够从事些许别的什么呢?
我想，我还能做它做不到的事。
比如说, 于公文的最后那一段里头, 悄悄地写入一句这般话“感谢大家的辛勤付出”, 随后再签上自身的名字。
那一笔，是我的。
最新评论