财务人必看：工时成本分摊，业财接口怎么打通最省心

想象这样一种场景, 业务部门用的是项目管理软件, 财务方面用的是ERP系统, 人力部门有另一套考勤系统, 这三个系统各自独立运作, 相互之间缺少有效的数据交互和协同, 业务部门宣称某个项目花费了100小时, 财务部门称实际产生的人力成本是两万块, 可是, 怎么才能把这100小时和两万块准确无误地匹配到具体的项目以及具体的部门呢? 目前全靠手工表格来处理。经历于Excel之中一次次地开展拉取数据举动, 进行计算作业之后, 不可避免地会出现林林总总的差错状况的这样一种情形, 早晚会引发问题的。

就我所打交道的企业啊, 只要是稍微有了些规模的, 这般痛苦基本上每家都存在。尤其是像 IT、设计、咨询这类将人视作核心生产力的行业而言, 工时成本占据的比例超过了 60%, 要是分摊出现差错, 那么项目的盈亏就全然成了一笔糊涂账。

技术上根本不是难题。

如今, 主流的ERP以及项目管理软件都有着API, 数据能够互通, 这已然是成熟的方案。可是, 存在的问题是, 业务的口径跟财务的口径有差异。业务所关注的是“谁做了什么事”, 而财务关注的是“谁花了多少资金”。要是这两个维度在系统层面没建立映射关系, 那么就算数据传输过来了, 也会处于混乱的状态。

拿个事例来讲, 有个码农于三个项目上同时开展工作, 那他的工作时长该如何分配? 在业务系统之中, 或许他每日填写工作时长都是零散化的, 然而财务是按月发放薪水的, 这薪水要怎样分摊到各个项目上? 要是接口仅仅传输了总的工作时长, 并没有传输项目的分配比例, 那么财务这边就只能凭借主观臆断去估算了。

所以, 业财接口并非单纯地拉上一根数据线, 而是需要在系统当中, 内置一款属于分摊规则范畴的引擎。

说白了，就是让系统自动完成三个动作：

第一步, 从业务系统获取工时数据, 并非获取总数, 而是获取每个员工每日于每个项目上的有效工时, 并且要处理那种跨部门且跨项目的特殊情形。

第二步, 将工时数据与财务系统当中存在的实际人力成本进行关联。此处存在一个需要注意的点在于, 成本并非仅仅局限于工资, 还涵盖社保公积金、福利以及办公场地分摊等部分。而这些部分均需要按照相应比例进行配置。

第三步, 将自动生成分摊凭证, 然后回写至财务账, 凭证摘要需清晰明确, 包含具体项目, 所属部门以及相应期间, 以便能够一眼就实现追溯, 在未来进行审计、分析操作时, 点击方可查看到原始工时记录。

存在一个颇为粗暴的标准, 在月底的最后那一天, 系统运行完成成本分摊, 财务查看一下报表, 无需改动任何数字, 直接生成月报。若能达成这个, 便算作及格了。

倘若仍需借助人工来进行调整、补充以及对差异予以解释, 那么接口便尚未实现打通。真正优质的业财融合, 乃是财务人员从格子间当中解脱出来, 拥有时间去开展预算分析, 去与业务方面探讨下一个项目如何降低成本, 而非俯身于电脑前面对数字。

我曾见识过一些公司, 它们耗费大量资金去购置标价高昂的系统。不过, 其业务与财务的接口一直依赖半自动化形式。业务系统在每天凌晨会把工时数据推送过来, 财务这边要运行定时任务去读取那些数据。但读取之后却发现, 其中某一条数据的格式有问题, 从而致使任务中断。到了第二天早上, 财务人员才察觉到成本还没有分摊。像这样的半吊子接口, 实在是不如没有。

此外存在具备公司, 于系统构建层面投入大量钱数, 原本认为能够凭借此达成高效的业务与财务协同交互。然而实际状况却是, 业务与财务接口的半自动化情形屡屡出现。业务系统定时推送的数据, 财务读取之际总会有各种状况, 不是数据格式不正确, 便是传输环节出现偏离, 致使相关工作频繁遭遇阻碍。诸如像成本分摊这般关键的工作, 也因此遭受严峻影响, 无法依照时间按时精确完成。这种半自动化的业务与财务接口, 着实给公司的运营带来了众多麻烦, 倒不如不存在。

有的公司, 在做接口时仅仅考虑了常规情形, 员工方面出现的请假、加班、换项目以及临时借调等这些异常状况, 全都没做处理, 从而到了月底查看时, 出现了一大堆工时没有归属的情况, 全部都挂靠在公共费用里, 公共费用一旦增多, 项目成本就产生了失真现象。

如此一来, 接口设计必然得将全场景予以考量, 平常的、不寻常的、处于边缘范围的情况, 均需具备应对的逻辑, 就算前期耗费较多时间去探究业务中令人苦恼之处, 也不要在上线之后成天忙于解决突发问题。

提到那个令人头疼的工时成本分摊, 当你切实将业财的接口打通之时, 你方能发觉, 以往所谓的苦劳已然转变为功劳了。

财务已非仅于事后进行算账之举, 而是能够于当下实时见到每一个项目的成本消耗情形, 项目经理同样能够在任何时候知晓预算执行的状况, 老板若欲查看哪一个部门之下的利润率, 瞬间即可得出数据, 无需等待三日之久。

业财融合的核心价值, 是这种透明度以及时效性, 并非省掉财务制表的些许时间, 而是使决策拥有了数据支撑, 以往拍脑袋决定的事，如今因有理有据而改变。

最后严肃且庄重地讲这么一句, 要是你当下正因为工时成本分摊这件事情而感到忧愁烦恼, 先别着急着去埋怨责怪其他人, 不妨先去查看一下系统的业财接口是不是已经连通了。实际上这里面所涉及到的技术并非是特别复杂的, 关键的地方在于需要把业务的逻辑彻彻底底地想清楚弄明白。一旦思考得透彻了, 你就会发觉, 那个原本让你头疼到不行的月底分摊工作, 事实上是能够转变成一个几乎没什么人会去注意的自动流程的。像这样的话, 财务领域的人也终于能够体会享受到下班后手机维持保持静音的这种状态的悠闲舒适的日子了。

于财务工作里存在的诸多难题而言, 常常并非是由于外部因素难以处理, 而是在于我们于面对一些看似平常的环节之际, 未曾深入去探究其内在的业务逻辑, 如同工时成本分摊这一事情, 技术方面或许并非极为高深, 然而业务逻辑的梳理却是相当关键的, 当我们切实想透彻其中的门道时, 那些曾经困扰我们的难题, 皆有可能以一种出人意料的简单方式获得解决, 这不但能够提升工作效率, 更能够让财务人在工作之余, 拥有属于自身的宁静片刻, 享受下班后手机处于静音状态的那份轻松与自在。