583.赛事活动物料申领BPM项目流程平台
赛事活动物料申领流程太乱？BPM平台一招搞定
讲真呦, 那些有过赛事活动经历的人都清楚, 物料申领这麻烦事儿, 瞅着挺容易, 可真正操作起来会把你逼得抓狂不已。
就在上周, 我跟一位从事体育赛事相关工作的人士一同喝酒, 他发起了吐槽，声称一场马拉松赛事结束后, 仅仅是物料申领的那些表格, 堆积起来能够形成一座小山。其中包括对讲机、号码布、补给品、帐篷、桌椅等等, 在各个环节都需要填写单子, 寻找人员签字, 等待审批, 随后一旦发现物品数量不足, 便又得重新去申请。整个这样的流程进行下来, 犹如经历了一场激烈的战斗一般。
我向他询问, 为何不借助系统将其管理起来? 他露出苦笑表示, 并非不存在系统, 而是系统过于刻板、缺乏灵活性了。赛事活动出现变化的速度极其迅速, 今日需要增添某种物料, 明日又要对数量进行调整, 传统的办公自动化系统根本难以跟上这样的节奏。
这哥们儿的痛点，其实代表了大多数赛事执行方的真实处境。
物料申领为什么会成为噩梦？
你有没有想过，为什么小小的物料申领，会让整个团队焦头烂额？
其根本原因在于, 赛事活动具备极强的“临时性”以及“不确定性”。今日敲定的方案, 明日或许会因天气、场地、赞助商发生变动而被彻底推翻。一旦物料需求成为流动的、不确定的, 传统的那种“填表 - 审批 - 领用”的刻板流程便会崩塌。
更为骇人的是信息出现了断层, 现场负责人并不晓得仓库之中余留物料的具体数量, 仓库方面不清楚哪些物料已然被预订, 财务部门则不了解哪些费用尚未进行结算, 三个部门有着各自不同的账目记录, 彼此之间谁都不信任谁。
其最终呈现的结果便是, 要么物料于仓库之中堆积进而发霉, 要么在活动当日才发觉缺货, 只得临时以高价采取采购之举。
泛微BPM让物料申领像点外卖一样简单
说到这儿，你可能觉得我在画饼。但真的不是。
为泛微e启营事业群所打造用于赛事活动物料申领的BPM项目流程平台, 实际上是将整个物料流转进程予以“傻瓜化”处理, 你并不需要去知晓诸如ERP、WMS之类的内容, 仅需在手机之上点击几下即可。
怎么个简单法？
当开启第一步时, 要去创建活动, 需填写活动名称、活动时间以及活动地点, 之后系统会自动生成一个专属的“物料包”。有了之前生成的物料包后, 在其中勾选所需物品, 明确数量、规格以及领用人, 通过一键操作就能完成。完成了上述操作, 便要提交申请, 系统将依据预设规则自动流转给对应的审批人。
整个过程不超过3分钟。比你点个外卖还快。
库存实时同步是什么体验？
这事说起来有点玄，但体验过你就回不去了。
在现场负责人张三提交申领单之际, 系统会自行锁定库存。当李四再度申请同一物料时, 系统会给出提示称“库存不足, 当前可用数量为0”。如此一来, 便规避了两个人同时申请同一批物料这一令人尴尬之处。
并且, 每一项物料的去向皆是能够进行追溯的, 自入库起始直至出库, 从是由谁领取得的到应用于哪一场活动, 整个过程都留存有痕迹, 在活动结束之后, 系统还能够自动生成物料使用报表, 哪些物料损耗幅度最大, 哪些物料始终没有人使用, 清晰明了。
审批流程能不能不卡壳？
这个问题问到点子上了。
不少企业的物料申领流程卡片, 受阻于审批期间。负责审批的领导, 不是出差在外, 就是忙于开会, 或者没顾得上看手机, 致使审批单久久悬而未决, 无法推进。
泛微BPM的方案是：规则驱动，自动流转。
那这究竟是啥意思呀? 就好比去设定这么一条规则, 也就是对于单笔来看的物料金额而言, 要是此金额小于5000元的话, 那就得经由部门主管来进行审批, 倘若超过了5000元, 那就需要额外加签总监, 而要是超过了20000元, 那就还要加签总经理。系统会依据这样的规则自行去运行, 并不需要人工掺和进去进行干预。
存在着一项格外实用的功能, 即催办, 当审批人在时长超过30分钟的情况下尚未进行处理, 系统会运用自动发送消息的方式予以提醒, 要是超过1小时都没有处理, 便会向上一级领导进行自动升级, 如此这般便防止了审批单出现如石沉大海般的问题。
移动端能不能搞定所有操作？
能。
从申请物料申领开始, 到进行审批的环节, 再到领用确认的步骤结束, 整个流程都能够在手机端予以完成。
想象这样一个场景, 在赛事现场, 你留意到对讲机的数量不足, 于是赶紧掏出手机, 接着打开泛微BPM, 从中选择“对讲机”选项, 随后填写好数量, 再进行提交。此时, 领导在另一个场馆收到了审批通知, 然后点了个“同意”。最后, 仓库管理员收到了领用通知, 便直接把对讲机送到了你所在的点位。
整个过程，人不用动，只要手机有信号。
这些功能是锦上添花还是雪中送炭？
实话说来, 对于一个从事赛事活动的小型团队而言, 或许会认为借助Excel亦能够应付。但当你的活动范围大了、举办场次多了、涉及人员复杂了, Excel便会演变成灾难。
我曾遇见过一位从事赛事工作长达十年之久的老前辈, 他手中看似并非最具厉害之处的方案, 实则是一份由他自己总结归纳得出的“物料申领避坑指南”。其中详细记录着各式各样曾经踩过的坑: 某一年份, 由于审批单出现漏签情况, 进而致使物料未能按时到位；又有某一年份, 因库存数据不准确, 不得不紧急进行调货, 就这样多花费了整整五万块钱来完成此项操作……
这些坑，其实都可以用流程平台来规避。
泛微BPM并非单单只是一个流程工具, 它更仿若一个“经验固化器”, 将那些往昔踩过的坑、总结得出的经验转化为系统的规则以及逻辑, 你们团队历经十年所积累的经验, 系统只需五分钟便能学会。
搞这套系统贵不贵？
这可能是你最后关心的问题。
坦诚而言, 泛微BPM并非免费的软件产品, 然而相较于它所形成的效率提高以及风险管控效果, 其成本着实微不足道。并且泛微e启营事业群具备各类多样灵活的部署形式，即能够依照需求支付费用, 也能够进行一次性购得。
更为关键之处在于, 其实施周期极为短暂, 并不象那些大型企业的系统那般 , 常常动辄需要驻场长达三个月时间。泛微BPM具备相当高的配置化程度 , 在赛事活动物料申领这样的场景之下 , 基本上仅仅一周时间便能够上线投入运行。
如果你存有兴趣, 能够直接去联系泛微e启营的创始人海总, 他们的团队对这个领域予以专注, 处理过的赛事物品申领的案例数量起码有上百个, 对于存在的什么雷、有怎样的坑, 他们清楚得很。
最终归结起来讲, 物料的申领这件事看上去好像是细小的事情, 然而要是细小的事情做不好的话, 重大的事情就无法达成。每一场赛事活动, 都是凭借细节累积起来才得以实现成功的。
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