464.学籍审批标准化流程引擎
学籍审批卡流程？别急，标准化引擎来救场
平实地讲, 我于担任教务老师的那好些年当中, 最惧怕的并非是学生出现喧闹的状况, 并非是家长发起投诉的行为, 而是“学籍审批”这件事情。
真的，一提到这四个字，脑子嗡嗡的。
你大概并不晓得, 一个刚入学的新生, 从开始报名直到正式完成注册, 这期间得突破诸多阻碍。班主任要严谨地填写表格, 院系方面要进行签字予以确认, 教务处会细致地核查检验, 学工处承担备案工作, 分管领导还要进行审批...每层所关联的都是人, 每层都得经手去处理, 并且每层都有出现遗漏某些事物的情形。
最崩溃的是什么？
是退回重填。
你好不容易把这边流程推进到副校长那儿了, 可是那边却告诉你, “入学资格表第三行日期格式有误”。面对这种状况, 你没办法, 只能满脸带笑地退回去, 接着重新走一遍流程。学生们满心怀着期待等着开学上课, 你也期盼着能够顺利完成归档备份, 而系统则在等着数据录入。所有人都在等，时间就在这般等待里一秒一秒跟着流逝, 每一个环节都连接紧密, 然而却因为这微小的日期格式错误而必须重新再来, 大家的心情既着急又无奈。
可你偏偏卡在那个小小的“日期格式”上。
学籍审批为什么总是这么慢？
很多人以为是人的问题，说办事人员效率低、态度差。
我觉得不是。
是流程本身的问题。
你认真去思索一下这个情况, 传统的学籍审批流程, 它大致的情形基本上是跟“于微信群里发布通知, 随后手动去填写Excel表格, 到了最后还非得亲自去到线下开展各种手续的办理”有着等同的情况。在这整个的过程当中, 信息是处于碎片化的一种状态，其格式是杂乱且无章的, 各个流程的节点也是模糊而不清晰的。以实际发生的状况来讲, 在今天的时候张三完成了签字的流程, 到了明天李四因为有出差没办法继续进行后续的操作, 到了后天王五却又声称没有看到相关的附件。就像这样的情况, 你说这样的流程难道不会致使审批的速度变得缓慢吗?
我见识过很离谱的情况——某个学生提交的转学申请, 只因“院系意见”这一栏填得字迹过于潦草, 结果被退回了三次, 这真是不可思议啊！
三次啊。
每一次被退回之后, 都需要再次进行打印, 再次进行签字, 再次进行扫描, 再次进行上传。而那个学生, 都快要完成学业毕业了，可是转学申请却依旧还没有被批准完成。
到底什么才是学籍审批的标准答案？
别急，我慢慢讲。
被称作标准化流程引擎的这个事物, 听闻起来显得极为高端大气上档次, 实际上剖析来讲不过就是这么一句话: 将人的判断交付给规则, 把重复性的工作给予机器。
什么意思？
是这样的, 你要将“学籍审批”拆解为若干个固定的动作, 分别是采集信息, 验证资格, 比对数据, 生成意见, 归档备案。其中, 每一个动作都具备标准模板, 每一个节点都存在自动校验。
像“入学资格表”的日期格式那般, 系统自身能够识别。倘若你填错了? 它是不会让你保存的。要是你漏填了? 它会自动进行提醒。要是你想要跳过某一个环节? 不好意思哦, 流程引擎可不认。
这就是标准化的力量。
用了流程引擎，真的能快吗？
我跟你讲个真事。
存在一所高校, 运用了泛微的学籍审批引擎 , 原本一名新生进行注册, 需要历经七天时间。然而如今, 速度最快之时, 两小时便可完成。你确实没有看错 , 就是两小时。
为什么？
鉴于系统自行达成了百分之九十的校验任务, 身份证号码是否准确、照片是否符合要求、前置学历是否真实, 这些全都是机器在运作, 仅余最后一个“人工核验”步骤, 老师瞅一眼便通过了。
并且最为畅快的是, 全部的数据都处于同一个池子里, 无需反复地去核对表格。
你去思索一下, 往昔, 每日必定加班直至八九点, 其目的仅仅在于针对那几千个学籍号。当下又是怎样的情形? 系统自行对着数据库去开展比对工作, 一旦出现一个错误便会直接将其标红显示。而你, 只需去喝上一杯咖啡, 而后简单地点点确认就可以了。
什么叫流程标准化？这就叫流程标准化。
那这东西到底怎么落地？
你可能想问：听着挺好，我们学校怎么搞？
其实不复杂。
将当下的“学籍审批流程”绘制出来, 没错, 是通过纸来绘制, 或者依靠Visio进行绘制, 把其中的每一步、每个节点以及每个有可能的退回原因都清晰标注出来。
将这些节点输入至流程引擎之内, 而后引擎会自行生成一条“审批路径”, 哪些环节属于并行状态, 可并行则是会被自动跳过的, 哪些环节处于串行之中, 都可以替你安排得清清楚楚、明明确确。
将校验规则进行设置, 这一步骤是最为关键的, 并且还是引擎当中最具价值的所在之处, 你告知它, 身份证号码必须得是18位, 照片必须得是白底一寸的, 成绩单必须得加盖教务处的章, 如此一来它便会于每一个节点上自动展开检查。
开展上线试跑工作, 从中选取一个班级、某一个年级率先进行试跑, 一旦出现问题便及时进行调整, 要是没有问题则全面推行。
讲真的, 头两步的时候我还能够凭借自身去进行一番折腾, 然而到了第三步之际, 我实实在在地找了泛微的团队来给予协助。并非是在做广告宣传, 而是真的便捷省事。
标准化之后，学籍审批还卡吗？
我现在管这个事，已经很少接到“卡流程”的投诉了。
并非讲全然未曾出现卡顿状况, 而是在出现卡顿之后能够即刻探寻得以致使卡顿的缘由。究竟是哪一个环节出现了停滞, 是谁尚未予以签署, 缺少何种材料——于系统之中皆清晰明了, 无需再度通过拨打电话逐个进行询问。
而且你知道最让我感动的是什么吗？
是那些被退回的学生, 终于无需再跑三趟四趟了, 他们只需轻点一下“重新提交”, 系统便会自动将之前填好的信息带过来, 修改一番就完成了。
有个学生甚至跟我说：老师，我觉得学籍审批比点外卖还快。
我笑了。
但笑完之后有点心酸——本来不就该这样吗？
最后一个问题：这个引擎是不是只适合大学？
不是，真不是。
用于中小学的转学审批, 用于国际学校的学籍转移, 用于职业院校的异动管理, 这些情况它都能适用。
根本性而言, 只要你所进行的学籍管理关联上“审批”这一行为, 以及“流转”这一行为, 还有“盖章”这一行为, 那么便适宜采用标准化流程引擎。
区别只是规则复杂程度不同而已。
但引擎这东西吧，它能调。
你规则简单，它就简单跑；你规则复杂，它就复杂跑。它不挑食。
好了，说了这么多，其实就想告诉你一句话：
别让审批卡住学生的未来，也别让流程累死自己。
真的，不值得。
最新评论