数字化项目管理，别让工具替你思考，也别让你替工具打工

老实讲, 不少团队所进行的数字化, 乃是将“人工沟通”转变成为“人工借助数字化工具开展沟通”。

本质而言, 它依旧是人肉予以驱动, 只是往昔是大声呼喊一回, 如今是轻轻点击一下, 往昔是进行纸质签字, 如今是电子审批流程流转耗时三天, 有何区分呢, 唯一的不同在于, 你手机变得更烫了。

数字化项目管理的关键核心所在, 并非单纯是工具自身, 而是技术究竟有没有在实实在在地为你承担工作任务呢。

我来描绘一个极其刺痛人心的事例。就你针对一个工作事项进行安排时间进度而言, 常规的操作方式是什么? 是开展一场启动会议, 让所有人围坐于一处, 项目主管在白板上面绘制出甘特图表, 明确谁在前谁在后, 谁所拥有的资源不足, 为此产生一番争执, 最终得以确定下来。那采用数字化手段的做法又是怎样的? 是开启软件, 将过往的数据进行导入, 经由算法运行一番, 它会自主辨认出关键的路径, 会自发性地对资源冲突发出警示, 还会自动给出最为合适的排期建议。

前者是人在干活，后者是技术在伺候人。你选哪个？

我问过很多项目经理，你们上的系统，用的最爽的功能是什么？

答案清一色：“审批提醒。”“看板移动卡片。”“导出报表。”

没了。

你思考, 你深入思考。这不正是将线下那一系列“促使人员开展工作、进行任务调配、撰写相关报告”转至线上了吗? 技术在其中根本未曾插入决策环节, 未曾插入预先判断环节, 未曾插入风险管控环节。它仅仅是一个电子形式的秘书, 而且是一个不会增加薪资的秘书呀！

真正的数字化项目管理, 是这样的, 当项目的某个里程碑将要延期时, 系统并非仅仅给你弹出一个红点进行提醒, 而是会自动去分析原因, 是人力不足吗? 是依赖方拖延了吗? 是外部环境发生变化了吗? 随后给出建议方案, 甚至自动调整后续排期, 再推送给相关人员进行确认。

这才称得上是技术, 这才堪称是数字化, 不然的话, 你便是在动用一台超级计算机, 去做一个计算器便能够完成的工作。

还有一个特别搞笑的现象。

众多团队开启数字化转型的首个步骤, 乃是规定所有人每日填报工作时长, 每周撰写工作周报, 每月开展数据复盘。而后, 这些数据被汇总至PMO, PMO接着制作出一份精致美观的仪表盘, 递交给老板查看。老板看过之后, 点头示意, 说道“好, 以数据驱动, 挺好。”。

但问一个关键问题：这些数据有没有反过来指导项目决策？

没有。完全没有。

数据转变成了一种新型的“汇报材料”, 它并非旨在改进, 而是用以证明, 证明我们在开展工作, 证明我们处于忙碌状态, 证明我们未曾消极怠工。然而项目管理最担忧的恰恰便是“看似忙碌异常, 实质却全无成果产出”。

确实是实实在在的数字化技术, 理应是让数据自身去表达, 并非是叫人来为数据进行表达。

有一个团队, 引入了自动化数据采集系统, 开会时都无需再汇报进度了。该系统可可自行采集代码提交次数、Bug修复率、测试覆盖率、以及需求完成度, 进而完成团队健康度评分的生成。若有同学近期状态出现下滑, 系统会主动向PM发出提示, 询问是否需要安排1on1。若哪个模块风险有所升高, 系统会自动提升检查频率。

这种技术，才是让人从“催命鬼”变成“赋能者”的关键。

讲真的, 我并非是技术方面出身的, 然而我在最前沿历经多年摸爬滚打, 我的认知也就仅仅有三点:

靠机器干活来取代人工操作。能够由机器执行的任务, 就不要安排人去做。像是排期, 还有资源分配, 以及风险预警, 再加上进度追踪, 这些具备重复性、规则性特征的工作, 系统理应帮你予以完成。

用数据来驱动决策, 并非是让你单纯去看数据, 而是要靠着数据来促使其告知你具体该如何去做, 举例来说, 系统借助历史项目数据进行学习, 察觉到某类项目在测试阶段出现问题的概率极高, 进而它便会提前向你发出提醒, 问及是否要在开发阶段便强化代码评审。

将反馈形成闭环, 数据并非仅仅用于查看, 更需加以运用, 通过系统分析得出的结论, 要能够直接反向施惠于项目执行过程之中, 举例而言, 若系统察觉到某个团队常常对工时进行低估, 那么在下次进行估工时之际, 它便会自动给出一个调整系数, 如此这般方可称作学习型组织。

我听闻过这样一句话, 那可是格外在理呢: 数字化的项目管理, 并非是冲着数字化本身的, 而是为了达成更好的项目管理。

手段是技术, 并非目的。倘若你连项目目标最基础、干系人管理、范围控制这些都没弄清楚, 即便上了再厉害的系统, 也终究只是将你的混乱予以加速罢了。

所以, 别着急去使用系统。先自己问一问: 你的项目管理流程, 是否达到了标准化的程度? 你的团队, 有没有形成数据思维? 你的决策, 是否乐意去接纳技术提出的建议?

倘若全都不存在, 那你所宣称的数字化, 仅仅是给驴车增添了一个电动马达, 速度变快了, 然而方向仍旧是偏斜的。

最后说一句。

于我们泛微e启营而言, 见识过诸多这般情形, 即有着数字化表面, 却蕴含传统管理实质。而实际上极为出色的项目管理技术, 并非致使你看上去更加忙碌, 却是能够令你去做更少的事务，进而获取更为优异的成果。

别让工具替你思考，也别让你替工具打工。

人机共生，才是数字化项目管理最好的样子。

以上，共勉。