453.外协外包合作审批BPM流程平台
外协外包审批总出问题？试试这个BPM平台吧
其实我一直在想一个问题。
为啥公司里外协外包的审批流程，总是搞得鸡飞狗跳？
明明只是一件“找人干活、签合同、付款”这般简单直接的事, 为何最终却演变成了一场涉及多个部门的马拉松式接力赛呢, 居然在这场接力赛的每个交接点处, 都出现了有人掉棒的情况, 这更为糟糕。
我见过太多这样的场景了。
双脚直跳的项目经理着急不已, 一旁外包人员正等着进场, 可是合同却被法务扣在了手头, 法务方面宣称条款要修改, 财务表明预算不够, 采购讲流程还没走完, 随后每个人都在焦急地问: 审批到啥地步了? 到底是谁把流程卡主的? 可是没人能给出准确答案, 所有人都糊里糊涂, 不知如何是好。
你说这事闹心不闹心。
因此, 今儿个将针对这个与众不同的事物展开探讨, 也就是外协外包合作审批BPM流程平台。该平台于企业的运营管理里具备着独特且关键的功能, 涵盖了一连串繁杂且至关重要的环节。
不要借助那类高高在上、表面显得很专业的行业术语来堆砌, 而是切切实实地去探究它到底能够解决何种问题。
为啥审批流程这么乱？
核心就一个字：乱。
外协外包这一事物, 从本质来讲, 其实际上就是一种跨部门协作的形式 , 可是, 在实际情形里, 每一个部门常常都会依据自身的利益权衡, 有着各自不一样的打算。
一心想要尽快把适宜的人员拉进来投身至紧张的工作里头, 以此推动各项业务顺利展开的是业务部门。而时刻担忧着有可能出现的合规风险, 不敢有一丝一毫懈怠的是HR。紧紧盯着预算, 保证费用支出不会超过既定标准的是财务方面。更是咬着合同条款不放松, 仔细审查每一个细节的是法务部门。各部门各自履行职责, 专注于自身负责的那一部分事务, 从各自职责的角度来讲, 似乎并没有什么不妥之处。
但问题在于——信息不通。
合同已推进至法务环节, 然而业务部门对此却根本毫无知晓, 法务完成修改之后, 财务部门同样是全然不知, 财务审批通过了, 采购部门依旧是丝毫不知, 所有人都被困在自己的一小块天地里各自忙着自己手上的事务, 完全没能形成一个有关整体流程的全面视图。
这不叫流程，这叫打乱仗。
外协外包审批到底审什么？
说白了，就三件事：人、钱、合同。
这个人, 眼前的这个外包的人员到底是谁? 他是从哪一家进行外派的供应商那儿派遣过来的? 他有着怎样的资质? 过去以往有没有什么不太好的经历?
钱——预算够不够？单价合不合理？付款方式是怎样的？
签订的那合同, 其中所包含的条款究竟是不是存有风险? 对于交付物到底该怎么样去做出明确的定义? 保密协议有没有签署?
这三件事, 并非各自孤立存在, 人, 与合同紧密关联, 合同, 又和钱有着诸多联系, 钱, 还进一步与供应商绑定, 要把它们, 连贯起来审视。
关键所在是, 当前多数机构所运用的途径是借助 Excel, 并且连同邮件以及微信一块儿开展连贯性沟通。
你品，你细品。
一个BPM平台能干嘛？
其实并没有啥特别神奇的地方, 仅是把原本得借助人工去完成那份串流程的事儿, 成功转变成依靠自动化手段来实现罢了。
比如，业务发起一个外包申请。
系统会通过依据预设确定的规则, 去自动地做出判断，判断依据为: 这个人在之前的时候, 有无过使用的记录? 该供应商是不是在合格的名录当中? 当前的预算是不是充足? 要是当预算不足的时候, 系统就会自动地启动追加的流程。
合同条款自动匹配模板，法务不用从头审起。
审批节点可达成自动流转, 严格依流程规定, 轮到哪个人签字便由那个人来签, 在签完字以后会自动发出通知去告知下一步的相关人员。
你知道最爽的是什么吗？
是你能看到整个流程的全貌。
在推进的进程里, 究竟是哪一步骤遭遇了那般的阻碍, 到底又是哪一个个体在刻意地拖延着整体的进度, 并且整个事务的整个处理流程耗费了多久的时间, 这些状况全部清晰无误, 一眼望去就能明确见底。再也不需要去加以询问、进行催促以及展开猜测。针对那些需要予以催促的相关事项, 系统会自行自动地予以催促。而对于原本应该予以提醒的相应部分, 系统同样会自行自动地发出提醒。
这种平台适合谁用？
说实话，不是所有公司都需要。
就算你仅仅只是有着屈指可数的几个外包人员, 而且在一整年的时间里项目数量寥寥无几, 那使用Excel也完全是可行的, 根本没必要去耗费精力折腾别的。
但如果你——
数以年计, 存在几十乃至上百个进行外包的项目, 其涉及的供应商数量众多, 于整个流程里, 需要来来回回地奔走, 审批单如同雪花一样纷纷扬扬, 到处都是。
那就需要了。
特别是具备多部门情况的公司, 特别是有着多层级状况的公司, 特别是处于多地域情形的公司, 在开展跨区域审批事情的时候, 涉及到快递合同的流转事宜, 盖章签字的环节繁杂琐碎, 实在是让人感到折腾不已。
一个BPM平台，把这些全部线上化。
而且不光是审批流程本身，还能沉淀数据。
比方说, 于诸多供应商当中, 到底哪一个供应商递交的质量堪称最为优异? 在各个不同部门内, 又是哪一个部门的预算时常出现超出预计数额的状况? 在整个审批活动流程里, 哪一个审批关键节点的速率相对最为迟缓? 这些数据在以往曾经一直处在一种静态的、毫无活力的态势, 然而, 自从拥有了这个平台之后, 它们就好像被赋予了生机与活力, 开始变得富有生命力起来。
说点现实的
我写这些不是为了让你觉得这玩意儿万能。
不是的。
任何工具，都只能解决流程问题，解决不了人的问题。
审批期间进度显得缓慢, 有时候并非流程自身存有问题, 而是相关的人员意识里不想签字注明意见和签名。就算流程的规划安排设计得极其高超高效, 不论速度多么快, 可是只要有人员蓄意拖延着不去点击认可确定, 结果整个流程都没办法顺利地往前推进, 面对这种状况根本不存在有效的手段和办法。
但至少，有了平台，你能知道是谁在拖，为什么拖。
有了数据，你就能去复盘，去优化，去追责。
这比两眼一抹黑，强太多了。
回到开头那句话
外协外包审批这事儿，说大不大，说小不小。
倘若处理不妥当, 那么极有很大可能性会成为致使项目延期的引发源头, 进而导致一系列延误情形的出现；会逐渐发展成为造成预算超支的无底洞领域, 持续不断地消耗着原本所制定的资金计划安排；并且还会摇身一变成为潜藏合规风险的危险地雷, 随时随地都有可能触发各类潜在的处于潜伏状态的合规方面的问题。
整好了，就是效率、透明、可控。
我不知道你们公司现在是什么状态。
但要是你们直至如今仍然借助Excel, 并且经由微信去开展跑审批的行为, 那么我真诚地提议你沉下心来仔细思索一下——。
值不值得继续这么凑合下去。
毕竟，时间这东西，花在催流程上，真心浪费。
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