560.设备租赁多级会审系统
设备租赁审批太混乱？试试这个多级会审系统
你有没有被租赁审批逼疯过？
设备租赁这件事, 看上去挺容易, 实际上背后到处都是陷阱。项目经理交上来的单子, 租与不租, 租多久, 价格是否合理, 完全只靠口头说。财务讲“先要审核预算”, 采购称“先询问三家”, 技术讲“这个型号不对”, 随后单子就在各个部门之间被来回推诿, 等推完, 工程已然停工三天了。
更为可怕的是, 你觉得流程已然走完了, 然而合同签订完毕之后才察觉到, 价格相较于市场价贵出了百分之二十, 又或者租来的设备根本就无法投入使用。究竟是谁的责任呢? 不清楚。反正没有任何人予以承认。
这就是为啥现在越来越多的公司，开始搞“多级会审系统”。
啥是多级会审系统？别被名字唬住
具体来讲就是, 不是再由单独一个人去进行决策拍板了, 而是要让几个起着关键作用的角色, 在同一个特定的平台之上, 依照先后顺序或者并行排列展开的方式, 去进行严格的把关操作。
不是领导一个人的事儿，是所有相关方的事儿。
常规的, 那租赁审批, 常常是“签字画押”这事, 就是谁签了字, 谁就要承担相应责任, 然而, 存在信息不对称的状况。采购方面不清楚技术领域为啥一定得是这个型号, 技术人员不晓得财务方面为啥批不准预算, 财务那边又不明白项目为何非得如此急切。
多级别参与审核的系统所干之事, 是把这几位人员拉到同一个地方里边去, 使得他们看到彼此所提之意见、呈现的数据以及所遵循的依据, 并非彼此间相互推卸责任, 而是彼此间相互补充完善。
你以为这就是个流程工具？太天真了
不少人在听闻“多级会审”之时，首先出现的念法是这样子的, 说的是：“, 那便是多几个人员去进行签字罢了。”。
错。
真正的多级会审系统，是把“审批”变成“决策”。
比如, 有这样一所公司寻求租用一台大型的挖掘机, 此时, 相应系统则会通过触发这一行为, 而在此进程里, 项目经理会进行提交申请这一动作。
技术部的人员, 进行第一级的技术评审, 查看型号时, 发觉那台机器, 根本不利于工地的地质条件, 于是系统里, 直接弹出一个“风险预警”, 且推荐了替代型号, 项目经理看到这条意见后, 当场进行了修改。
第二级为价格评审, 采购部于系统中将历史数据调出, 发觉此供应商报价较去年同期高出了12%, 系统自行对比市场均价并给出“建议议价区间”, 接着财务部进入, 查看预算余额后直接批准了“按建议价上限执行”。
第三等级: 合同评审。法务部门对条目进行审核, 于其中察觉到免责条目存在漏洞, 系统自行予以标记, 提出修改要求。
瞧, 这可不是那种单纯意义上的“走流程”, 乃是每一个节点都在创造出价值。设备还没租入进来, 坑就已然被填好了。
但现实是……大部分公司还在用Excel
讲真, 我见识过大量公司, 其设备租赁审批依旧留在采用Excel表格以及借由微信群的那个以往时段。
表由项目经理发出, 财务回应称财务预算不够, 采购私下交流表明价格还行, 技术方面丝毫没有涉足参与其中。随后领导进行签字, 事情了结。等到设备进入场内后发现型号有误, 众人开始互相推卸责任。
你说这是管理问题？不，这是系统问题。
人拥有的记忆存在着有限之处, 人具备的情绪会出现波动之情形, 人的判断会遭受利益给以得影响状况。多级会审系统所拥有的本质呀, 并非是将“人”替换掉这般, 而是要把“信息”以及“规则”放置于所有的人面前, 使得决策变得透明起来、具备可追溯之特性。
那这套系统到底该怎么设计？给你三个关键点
第一：别搞成“大而全”的怪物
一堆企业一旦启用系统, 便满心想着把审批、采购、合同以及付款等事项通通往里塞。那究竟结局如何呢? 系统变得极为臃肿以至于没人乐意去使用, 审批所涉及的节点过于繁多, 导致一个单子流转半个月之久。
核心在于“关键节点”的那多级会审, 并非“所有节点”。只需去设计三到五个最为关键的审核步骤便足够了, 像是: 技术具备合理性, 价格具备合理性, 预算拥有充足性, 具备合规性。再多些的话, 就会把效率拖垮。
第二：让数据说话，而不是让领导拍脑袋
系统之中必然得沉淀下历史数据, 类似先前租相同类型设备的均价, 供应商的交付准时率, 设备的故障率等等这样几种, 上述这些数据会于会审之时自行弹出, 以此充作决策依据。
并不存在数据予以扶持支撑的会审, 跟参与开会吵架并没有什么本质区别。倘若有了相应数据, 在技术人员表明“这一型号是不行的”这种情况的时候, 能够直接将过往连续三个项目的故障记录给调出来；当采购人员声称“价格过高了”的时候, 系统能够自动去对比五家供应商所给出的报价。
第三：设计一个“争议裁决”机制
哪怕是极为厉害的会审系统, 同样会碰到意见没有达成一致的状况, 技术人员表示不可以, 采购人员觉得行得通, 财务人员称没有资金, 这种情况该如何处理呢?
此时, 急需一个人工节点, 这个人工节点通常是项目总监或者总经理, 由其去做出最终裁决。然而, 最为关键的是, 系统应当将所有人的意见、所有的依据以及全部数据都汇合聚集到一个“争议简报”之中, 进而使得裁决者能够瞧见到完整的信息链条, 而并非仅仅倾听片面之词。
说人话：这套系统到底能帮你解决什么？
不会再有那种事后诸葛亮的情况出现, 问题其实并非在设备进入场地之后才引发扯皮, 而是早在租赁之前就已经被发觉了。
没得“人情单”了, 供应商竟然想绕开规则，数据透明着, 每个环节都有记录呢。
不会再有“信息孤岛”的情况出现, 技术方面、采购方面、财务方面、项目领域是各自表述各自所需阐述的内容吗, 系统将它们引领聚集到同一页面之上。
不再出现“翻旧账”的情况, 谁于哪一步发表了何种意见, 系统会永久留下痕迹, 想要赖账? 根本不可能。
但最大的坑是：你以为买了系统就万事大吉
这个我必须说清楚。
不少老板耗费几十万至上百万金钱买下一个多级会审系统, 然而仅仅使用了三个月便废弃掉了。这是为何呢? 原因在于该系统自身没办法改变人的行为。
施行系统之际, 你得同步去调整组织流程, 举例来说, 原本审批所需时长为5天, 如今系统规定24小时内务必响应, 不然便会自动跳过, 再好比, 原先技术部向来不涉足租赁审批, 现今系统强行要求他们在第一步就得给予意见。
系统是工具，管理才是灵魂。
最后说一句扎心的
租赁设备的多级会审系统, 听起来好似是那种聚焦于信息技术范畴的项目, 然而实际上它却是属于管理变革类型的项目呢。
倘若你仅仅是打算购置个系统做做表面功夫, 那么就别投入这笔资金, 随意买个OA审批模块也就行了。然而要是你确确实实地想要处理租赁审批里存在的混乱状况、低效情形、推诿现象、腐败问题等等, 那就慎重地予以对待。
不能将系统视作一套电子签字工具, 而是要把它当作一个“决策加速器”, 当作一个“风险过滤网”。
你推行的不是系统，而是一种新的协作文化。
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