资产盘点老对不上账？这个工具能自动找出差异原因

讲真的, 资产盘点于多数企业而言, 问题并非是“有无差异”, 而是差异的那些根源查寻不出来。

你瞧见账面之中有5台打印机, 然而实物却仅仅只有4台, 嗯, 差了1台。那么接下来? 你耗费3天的时间去翻看记录, 去询问同事, 去查阅领用单, 最终发觉是在半年之前就被借到分公司去了, 相关手续并未办理周全, 完毕。

这种“无效核对”的过程，最折磨人。

不是人会不想去干活, 存在的情况是信息实在过于分散了。领用这一操作, 调拨这一操作, 维修这一操作, 报废这一操作, 它们是分别散落在不一样的流程当中的, 并没有人能出面帮你将它们连贯起来。你能够依靠的仅仅是记忆力以及运气。

我先说个让我直接“路转粉”的场景吧。

上一回我们身处客户的现场, 财务总监跟我讲, 他们的公司存有 8000 多件固定资产, 并且每年进行盘点的时候都得让一个部门暂停三天之久, 专门用来开展核对工作。我询问他们采用什么方式进行盘点, 他告知是借助 Excel 再加上邮件, 各个部门报送数字, 而后进行手工汇总。

手工合。

那时, 我的脑袋里仅有一幅景象, 一位阿姨手上拿着两叠单子, 逐张对照查看, 还说着“小明, 你过来瞧瞧这个是否正确? ”。

这不是在管理资产，这是在考验耐心。

后来, 我们启用了该资产盘点差异智能分析工具, 确切来讲, 它是一套系统, 其所具备着的功能能够将盘存的实物数据与账面数据予以比对, 而后；最为关键的环节由此开启；系统对于差异诱因能够自行展开分析。

不是只告诉你“差了多少”，而是告诉你“为什么差”。

比如说，它会提示：“本次盘点差异共23条，其中：

12条为领用未登记（涉及部门：市场部、研发部）

6条为跨部门调拨未完成审批（涉及资产编号：XXX-XXX）

3条为盘点误操作（实物标签粘贴错误）

2条为报废流程未完结（资产已报废但状态未更新）”

你看到这个界面的时候，说实话，我差点站起来鼓掌。

你难道并非是AI? 那AI又怎么能够知晓这个资产究竟是处于“领用却未登记”的状况, 还是处于“调拨但未完成”的情形?

答案是：它打通了流程。

这个工具并非单独存在, 它与泛微的OA系统相连, 和资产管理系统相连, 还跟流程引擎相连。资产进行领用时有记录, 资产进行调拨时有记录, 资产进行维修时有记录, 资产进行报废时也有记录焉。

当盘点差异出现时，它不是凭空猜，而是去查流程数据。

比如说, 有一个资产, 其账面所显示的是在A部门, 然而实物却是在B部门找寻到的, 接着它会去核查最近是不是存在虽已发起但尚未达成的“调拨申请单”。要是存在这样的情况, 它便会判定为“调拨未完成”。要是不存在调拨记录, 它会查看有没有“领用登记”的情况，假设有此领用登记亦不存在, 那么它就会将其标记为“领用未登记”。

每一步都有据可查。

这并非是那种玄之又玄的学问, 这属于是在数据链路被连通之后所产生的自然而然形成的结果。

“终于不用再吵架了。”

这是原话。

以往每至盘点之时, 财务跟业务部门便相互推诿责任。财务称“你们领取物品却未予以登记”, 业务则讲“我确实进行了登记, 是你们系统未录入进去”。双方拿着Excel核对, 究竟谁正确谁错误, 根本无法说清楚。

现在情况有所好转, 系统会直接将差异原因罗列出来, 谁应承担责任一看便知。并非要去追究是谁出错了, 而是要修复流程方面存在的漏洞。

有的客户上线之后, 第一个月便发觉了一个令人震惊的情况, 他们原本认为“丢失”的资产, 实际上有将近40%呈现出“领用未登记”的状况, 也就是说, 东西并非丢失, 只是流程出现了遗漏。在这40%当中, 又有超过一半是由于紧急领用之后忘记补办手续了。

你看，问题从来不是人的态度问题，是流程没有闭环。

这么说吧。

以往存在一个拥有5000件资产的企业, 进行盘点核对之余以及还要做差异分析事宜, 大致需要一名财务专员以全职的状态去干上5天时间。需要加以留意的是, 此处所说的这5天仅仅只是用于“核对”工作, 并非是针对“解决”工作而言的。

置身于这个工具之上后, 将核对时间压缩至半天之内, 存在差异便会自动生成分析, 那么剩余的四天半时间用以做些什么呢? 是用于解决问题, 要去追赶相关部门补齐流程, 进而核实是否真的应当报废, 再去更新台账。

工作量并没发生改变, 然而工作性质却产生了变化, 从原本的“对账民工”转变成为了“资产管理专家”。

很多人一听“智能分析工具”，就觉得肯定很贵，百万起步。

其实不是。

泛微 e 启营的此项工具, 是依照需求来进行配置的。需考量你所拥有的资产数量、部门数量, 以及规模大小, 进而选择不同的服务包。并且它原本就是搭建于泛微 OA 平台之上的, 要是你已然拥有泛微的系统, 那么直接添加一个功能模块便可以, 其成本相较于你所想象的要低出许多的。

更具关键意义的所在是, 你节省下来的那些时间，以及规避掉的损失, 其数量远远大于投入的数量, 是这样的情形。

一款价值几万块的资产盘点工具, 若能助力你来减少一回盘点之中的差错, 说不定就已然回本儿了。而那些存在着“认为已然丢失故而再次进行购买”情况的重复采购行为, 才是实实在在的隐形浪费呀。

有。我必须说实话。

要求较高的是这个工具对于流程规范性, 假设你的企业连最基本的“领用单”都不去填写, 并且资产丢失了也不存在有人去管的情况, 那么即便这个工具足够智能同样无法挽救你了——缘由在于它所分析的是流程数据, 而你必须先要拥有数据。

但反过来想：恰恰是这样的企业，最需要这个工具。

之所以, 它能够协助你率先搭建起流程的基础框架。待你觉察到“领用未登记”这般的差异呈现出日益增多的态势之际, 你便会自发性地去积极促使流程得以改进。工具仅仅是引发改变的起始点, 并非终极结尾所在。

不是“对不上账”，而是“管理盲区”。

你掌控着数目众多的资产, 然而你却不清楚它们所处的位置, 不晓得是谁在使用它们, 也不知道它们是在何时被转移走的。这即为盲区。而智能分析工具可是能协助你将这个盲区填补起来的一盏明灯呀。

原本它并不承担盘点这项职责, 它仅仅是负责去使得你能够知晓, 你所盘查而得出的数据, 究竟在表明着什么。

这听起来简单，但做起来，之前没人能做到。

所以, 要是你同样正为盘点出现的差异而感到头疼, 那不妨去尝试一下。总之我头一回瞅见那个关于差异原因的分析界面之际, 我当场就在会议室大声喊了一句: “这也实在是太香了吧。”。

不丢人。真的。