466.工程签证变更溯源流程
工程签证变更：钱去哪了？一个流程逼出所有猫腻
你有没有过这种经历？
半途之中的一项工程, 甲方忽地讲“这儿变动一下”, 你心里猛地一揪——估摸又得签变更了。接着如何? 把签证单呈递上去, 一个月过去了, 两个月过去了, 三个月过去了, 毫无音讯。钱没到手, 活儿却做了, 人都麻木了。
这不是你一个人遇到的。
工程的圈子里头, 最让人害怕的并非技术面的难题, 而是“谁签字谁就应负责”最终演变成“谁都不去签字谁就不会有事”这种状况。一个变更的流程完整走了一遍, 其曲折程度远超唐僧去取经——负责签字的人员尚在途中, 负责审批的领导正在忙着开会, 负责预算的人员声称“等等我要去查一查”, 负责施工的人员又称乎“再不去干就根本来不及了”。那么后续? 活儿已然干了。可是钱的情况? 却全然不知晓。
这就是工程签证变更的黑洞。
为什么签证变更总是一笔糊涂账？
有一个项目, 是土方工程签证, 我曾见过, 前前后后签了七个版本。第一个版本, 是现场工程师手写而成的, 第二个版本, 是预算员算错所导致的, 第三个版本, 监理指出“格式不对”, 第四个版本, 甲方称“内容不清晰”, 第五个版本, 项目经理讲“漏了时间节点”, 第六个版本, 审计说“没照片佐证”, 至于第七个版本——第七个版本最终签下来了。然而, 到这个时候, 工期已经超出了两个月, 成本翻了一番。
你问谁的责任？
谁也讲不明白, 只因每一回版本都有变动, 每一次变动以后, 就没人能记得最初的版本究竟是怎样的了。在现场的人宣称“我分明拍摄了照片”, 然而照片存于手机之中, 手机却坏掉了, 没办法查看照片。预算员声称“我计算得确实正确”, 可是之后却发觉图纸同现场的实际状况根本无法契合。
这不是能力问题，是流程没有溯源能力。
到底什么是工程签证变更溯源？
用人话来讲就是: 哪个人, 于何时, 因何缘故, 实施了何种变更, 由谁批准的, 钱是如何计算的, 最终事情做成了与否——整个过程均可查。
听起来简单对吧？
但实际情况是, 多数项目就连“究竟是谁在何时进行了签字”都没办法查清楚。签字的笔迹呈现出完全相同的样子, 然而却根本不清楚哪一个才是真实的哪一个又是虚假的。甚至存在一些项目, 签证单属于后来补充的, 在补充的时候就连现场都已经被拆除了, 只能依靠记忆来书写。
这不是开玩笑。
我知晓一位项目经理, 他讲他最为惧怕的并非甲方不支付款项, 而是甲方陡然翻查旧账。“三年前的变更单, 忽然宣称存在问题, 那要我到何处去寻觅证据呢? ”他随后养成了一种习惯, 每张签证单, 他均会于背面书写一行小字, 今天几点几分, 谁讲了什么, 具体是何种情形。他声称, 这称作“地下工作”。
然而问题在于, 这般“地下工作”, 仅仅他自身知晓, 倘若换作别样的人前来接手, 那便全然失败告终, 无一幸免。
签证变更溯源流程到底怎么走才不会乱？
几个关键点，你记住。
变更必须有一个“唯一身份”。
每张签证单, 自出生之时起，便需有一个编号。此编号不可重复, 不可修改, 即便后续补了照片、补了说明, 编号始终不变。恰似人一般, 身份证号若改了, 那还会是你吗?
时间轴必须锁死。
究竟是在现场于何时察觉到需要进行变更的, 又是在何时将其上报的, 在何时开始展开施工的, 在何时完成签字的, 每一个具体的节点均得具备时间戳。绝不能够出现像“施工日期早于上报日期”这般荒唐的情况。然而在实际的情形当中, 这类事情却是极为繁多的。这究竟是为什么, 原因在于当活计全部干完之后才去补签证, 时间就只能朝着前面的时间去填写。
证据链要完整可追溯。
并非惟有一张纸才称作证据, 现场所拍摄的照片, 视频, 聊天记录, 邮件, 还有电话录音, 这些都得进行归档, 并且要与那张签证单建立关联。有人讲“这般实在是太过麻烦了”, 没错, 麻烦。然而不麻烦所要付出的代价是什么呢? 是后续几十万、几百万的扯皮。
有一个项目, 我曾见过, 只因一张签证单少了一张现场照片, 审计就直接扣除了三十万, 三十万呐, 仅仅是拍一张照片的事儿。
审批节点不能跳。
找领导去签字, 速度特别慢, 我就先着手干起来, 之后再去说——这样的表述, 乃是工程签证变更方面极其忌讳的。原因究竟为何呢? 那是由于倘若你已然开展了工作, 然而领导却并不认可, 那就意味着你得自己掏腰包。就算领导认可了, 可是流程尚未全部完成, 审计部门又不会认可。即便审计部门认可了, 可时间已经过去了, 预算也已经不存在了。每一个步骤都绝对不可以跳过, 一旦跳过就会掉进陷阱里。
为什么说“签字的人”才是最大的风险点？
我再说个真事。
某一项目, 签证单之上签有七个人。最终审计核查发现, 其中存在三个人已然离职达两年之久。然而他们具名却是依旧留存。这所要揭示的是什么情形? 所揭示的是存在他人代为签字之状况。而代签这种行为究竟意味着什么? 意味着你全然无从知晓该项变更究竟有没有经由那个人予以批准。
有些人士不情愿去签字, 缘由在于惧怕承担责任。有些人士争着去签字, 缘由在于存在利益。还有一些人士从不查看内容便进行签字，缘由在乎乃是“惯例”。这些种种情况, 俱是黑洞。
所以呀, 一个真正称得上靠谱的签证变更溯源流程, 并非依赖“自觉”, 而是依靠“系统”这般的存在。系统会记录究竟是谁进行了签署, 是在何时签署的, 是于何地签署的, 以及所签署的内容具体是什么。系统能够自动开展笔迹的比对, 自动进行时间的比对, 自动实施权限的比对。一旦出现超出权限的情况, 便会自动实施拦截。一旦出现时间不对的状况, 便会自动发出报警信号。
这才是溯源。
你该怎么办？
假使你身为施工方, 需牢记: 未曾有书面确认, 便不可动工, 哪怕甲方于群内宣称“行, 你先着手干”, 你也得令其补上一份加盖印章的签证, 不然, 往后追悔莫及。
当你身为甲方之时, 需牢记: 勿以口头作出承诺, 勿跳过相关流程。历经一个项目的全程, 其中最大的成本并非材料, 而是扯皮之事。将流程妥善理顺, 其重要程度远超节约费用一百倍之多。
假使你身为一个项目经理, 要牢记着这样一点: 每一张签证单, 它都是证据。你在今天所偷下的懒, 将来的每日都会转变成债。
最后说一句
追溯工程签证的变更情况, 这一听起来好像是个关于技术方面的问题, 实际上它却是个涉及管理范畴的问题, 而且更是一个关系到信任层面的问题。
要是不存在溯源, 那就不会有信任。要是没有信任, 那么这个项目就会始终处于“猜”的状态之中——猜测签名是真的那个人是谁, 猜测钱款于何时到达, 猜测这项工作究竟有没有效力。
别猜了。
实现流程的良好构建, 达成数据的妥善存储, 达成证据链的充分衔接 , 你将会发觉, 那些往昔致使你头疼的扯皮现象, 实际上全都能够被规避。
关键是——你愿不愿意从现在开始，认认真真地走好每一步。
毕竟, 从事工程这个行业, 不存在便捷的途径。存在的, 仅仅是那些应该去填补的坑洼, 每一个都绝对无法逃脱掉。
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