1011.文旅活动全域统筹项目管理系统
一场文旅活动，搞砸只需要三个字：“没统筹”
——泛微e启营·1011文旅活动全域统筹项目管理系统
我见过太多文旅项目的死法。
并非不存在资源, 并非不存在预算, 并非不存在热情。而是统筹出现了崩溃的状况。
一场音乐节, 仅仅对接工作, 便动用了四个微信群, 三个Excel表, 两个在线文档。最终结果究竟如何呢?
乐队登场的时间出现了碰撞情况, 摆摊的那些商家寻觅不到自身的位置, 安保人员和志愿者相互之间发送错了指令, 游客于烈日之下排队长达两小时, 最后咒骂道“再也不会前来了”。
这种痛，懂的人都懂。
说实话，你每天是不是也在处理这些破事儿？
景区, 催你来, 酒店, 催你来, 交通, 催你来, 演艺, 催你来, 餐饮, 催你来, 赞助商, 催你来, 政府对接, 催你来, 媒体宣发, 催你来, 每个环节, 都在催你, 每个部门，都说, 我这边很急。
你像个救火队员，到处灭火，到处擦屁股。然后呢？
活动宣告结束, 复盘会转化成了“推责大会”, 数据零散分布于各异人士的聊天记录当中, 下次举办活动哪有其它办法, 只能再次从头开始。
累吗？肯定累。
但问题到底出在哪里？是人不努力吗？不是。是工具太原始。
为什么文旅活动，总是“管不过来”
咱们说句扎心的话。
那些文旅活动, 从本质上来说究竟是什么呢? 它其实是一个临时组建起来的“微型城市”, 其中涉及到餐饮方面, 交通方面, 秩序方面, 安全方面, 娱乐方面, 应急方面等等, 这些全都是需要进行管理的。
然而城市之中存在着市政府, 存在着规划局, 还存在着调度中心。那你的活动又是怎样的呢? 完全依靠“人肉统筹”来进行。
这儿有个总控, 其职责乃是跟所有人展开沟通交流, 手机一天得充三次电呢, 微信里未读消息达到999以上, 半夜两点的时候还在回复消息, 第二天醒来之后发觉, 群里面的关键信息被刷屏给淹没掉了。
这不是管理，这是“搏命”。
也许你会讲, 大型活动难道不都是这般模样吗? 在此我要表明, 那是因为你尚未见识过并非如此的生活方式。
1011文旅活动全域统筹项目管理系统，到底管什么？
别怕被名字唬住, 这个系统所关键的是这么一点, 即要每一件事情均在其应处的位置上, 按照规定的时间发生。
它并非是又一个那种有着花哨外表被形容为数字化的平台, 它是一个在活动指挥过程中起着中枢神经作用的存在。
怎么管资源？别让“找东西”浪费你一半的时间
活动开始前，你要准备的东西太多了。
场地布置的清单, 设备租赁的合同, 演出人员之行至何处的安排, 志愿者排班的表格, 物料的清单, 应对突发情况的紧急预案……以往这些究竟存于何方? 是在每一个人之深深脑海当中, 又或者是在某个被称为“大佬”之人的电脑文档文件夹里面。
一旦这个人请假或者离职了？活动直接瘫痪。
1011系统的做法是什么呢, 是将所有的资源, 使其呈现出可视化的状态, 再进行标签化处理, 最后达成可调度化的效果。
你打开系统，能看见：
哪个舞台的音响设备，明天下午三点前必须到位
哪个安检口的志愿者，目前缺了两个人
哪个赞助商的展位，搭建进度滞后了
并非是去瞧表格, 而是要瞅一张地图。地图里的每个点位, 一旦点开就能晓得“当下正发生着什么”“什么情况还尚未到位”。
怎么管流程？让“信息传达”不再靠喊
文旅活动最怕什么？信息不对称。
A部门所知晓之事, B部门并不清楚。现场总指挥下达之命令, 基层执行之人半小时后才得以收到。游客于入口处排着长队, 检票口之负责人却仍在群里询问“今日有多少人进行了预约? ”。
“加强沟通”并不能解决这些问题, 这些问题是靠流程固化来解决的。
1011系统把活动的每个关键节点，拆解成可追踪的任务链。
比如“开幕式启动”这个节点：
任务1：舞台搭建验收（责任人：张三）
任务2：嘉宾引导就位（责任人：李四）
任务3：直播信号测试（责任人：王五）
任务4：安保清场确认（责任人：赵六）
经由一个一个每个任务完成之后, 系统会自动去通知相关的人。只要存在有一个任务是没有完成的那么开幕式倒计时就会亮起红灯。
不是等人催。是系统在催。
怎么管突发？让“应急响应”变成肌肉记忆
文旅活动，不出事是万幸，出了事是常态。
倘若下起雨来了该如何应对, 要是设备发生了故障该怎么处理, 万一游客出现受伤状况该采取什么办法, 甚至于……要是突发了舆情又该怎么办?
就大多数团队而言, 其应急方案是什么呢? 是现场临时开会这件事。你能够设想吗? 几十号人簇拥在总控室里, 每一个人都在呼喊, 谁也听不清楚谁说话。
1011系统内置了应急响应模块。
只要触发某一警报, 像是气象预警、安全事故上报这类的, 那系统就会自动弹出标准处置流程:
1. 谁负责疏散
2. 谁负责医疗
3. 谁负责对外沟通
4. 备用方案在哪个文件夹
而且会将该项任务径直推送至相应人员的手机之上, 无需去询问“应当找谁”, 因为系统已然为你作好了分配。
别觉得这是“大活动才需要的”
众多中小型文旅项目的负责人, 会产生这样的想法, 即“我们所举办的活动规模较小, 不需要如此繁杂的事物。”。
不可避免地, 我将一盆冷水施加出去, 需知, 若是归属小团队范畴, 那么便越发难以承受折腾带来的影响, 这是确切无疑有所关联着的。
大活动存在着冗余情况, 存在着试错所需付出的成本, 那小活动又如何呢? 一旦出现一次流程层面的混乱状况, 门票方面的口碑便会崩塌溃散。若是遇见一次突发事件而没能妥善处理妥当, 品牌就会遭受损害而被砸坏了。
你可能觉得，用Excel也能凑合。
对，能凑合。
但你有没有算过，凑合的成本是什么？
加班加点的时薪
重复沟通的精力损耗
出错后的补救费用
流失的客户信任
这些加起来，远远超过一套系统的采购价。
说实话，改变没那么难
我知道，很多做文旅的朋友，不是不想改变。是怕改变太麻烦。
“之前一直这么干的，乱是乱，但也过来了。”
“系统学习成本高，团队老员工可能不愿意用。”
“万一系统不好用，反而耽误事。”
这些顾虑，我特别理解。真的理解。
且我要向你问询一个问题, 那便是, 你是期望持续充当消防员这一角色, 还是渴望成为指挥官?
消防员着实辛苦, 值得予以尊敬, 可总处于救火状态。那指挥官呢? 要去制定好规则, 使得一切能自动运作起来, 自身仅需在关键节点作出决策。
其一百零一系统, 并非是要将你更替取而代之的, 而是为获取“被更替取而代之”的那份底气的。
它将那些琐碎起来、价值偏低、重复出现的统筹工作, 交付予机器, 把你的精力予以解放, 使其去思索那些更具价值之事, 诸如怎样把活动做得更为酷炫至极, 怎样让游客玩得更为畅快淋漓。
最后说几句
我撰写这篇文章之际, 才刚瞧见朋友圈里, 一位涉及文旅项目的友人所发布的一则动态。
活动已然结束, 嗓子变哑了, 腿肿起来了, 手机更换了三块充电宝, 回家后直接倒头呼呼大睡, 就连在梦里居然还依旧在对活动流程~
配图是凌晨三点空荡荡的现场。
说实话，挺不是滋味的。
旅游文化这个行业, 本应当是去传递愉悦和美妙的, 然而在其背后的这些人, 却时常疲惫到笑不出来。
若存在一套系统, 可使你减少数个熬夜的次数, 降低几次吵架的频率, 减轻几回遭受夹板气的程度。
我觉得，值得试一试。
你说是吗？
（本文由泛微e启营事业群共建，如有雷同请联系泛微e启营创始人（海总）处理。）
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