694.实验室试剂采购成本管控业财平台
实验室买试剂太烧钱？这个业财平台把成本砍下来了
最开始的时候, 我原先竟是这般去想的, 就实验室去采买试剂这桩事情而言, 单纯觉得是缺啥就买下啥, 之后依照流程把报销给搞定就行。但压根儿没料到, 历经一年的时间过后, 财务人员对着那堆积如小山的账单不住地直叹气, 实验室主任对着满满当当的库存干着急, 采购人员那边更是每日都被催单催得烦乱不堪。
这中间的坑，真的一踩一个准。
为什么实验室试剂成本总失控？
你认真去回想一下, 是不是经常会出现这种状况: A组购买了一大瓶甲醇, 可是因为使用频率偏慢, 待到半年过去了, 那瓶甲醇都还没有被用光, 最终鉴于保质期已经用完, 只能把它扔掉。而在这个时候, B组正急切需要同样的甲醇, 却并不知道A组存有这种试剂, 就又再次下单购进新的。这样一来, 不但金钱白白地被花费了, 试剂同样也造成了浪费。
然而, 更为隐蔽的坑究竟隐匿于何方呢? 原来是供应商所报之价欠缺透明度, 于采购进程里仅凭借“关系”去获取订单, 折扣全然随意确定, 说多少便算多少。待到财务月底进行对账之时, 方才惊愕地察觉到价格波动幅度极为巨大, 然而却根本没办法说清楚其中的缘由。
这不叫管理，这叫随缘。
业财平台怎么把账算明白的？
老实地讲, 以前我也曾经觉得“业财一体化”这种词汇太过不切实际, 觉得好像不过就是布置一套系统罢了。可是, 在亲眼看到泛微e启营所展现出的那个方案之后, 我才发现实际情况并非这样, 两者之间有着明显的不同。
它咬死了两个字：数据。
从申请所有试剂起, 经历审批这一环节, 再经历比价环节, 接着是入库环节, 随后是领用环节等一系列环节, 一直到最后的财务结算, 每一笔详细信息都被准确无误地录入进去了。这里不是依靠人工填写, 而是在整个流程当中由系统自动生成的。
要是你打算去查询一回一瓶乙醇于去年的购买次数, 还有具体的价格, 以及供应商的信息, 就不用去翻找那个Excel表格, 直接开展搜索就成, 这样的话, 采购人员要是再有想“搞鬼”的那种念头, 那可绝对是根本没有一点儿可能的。
比价功能是省钱的关键一招
我印象最深的是那个比价模块。
以往采购之际, 可能仅是单纯地报个价, 领导看过之后, 要是认为此次报价较上次低廉, 就会予以批准。可是, 平台所起的作用却很不一样。它会自动提取过去半年里所有供应商针对同款试剂的报价详情, 而且还会深入剖析该试剂价格的变动趋向。
比如说, 存在一款处于色谱纯状态的乙腈产品, 于上个月的时候, 其价格出现了百分之八的涨幅。可是, 在市场上诸多的供应商当中, 有两家供应商并没有跟随着进行涨价。这个时候, 系统会直接开展标红提醒, 以此让相关人员了解这一状况。而对于采购人员而言, 因为成本方面的考量, 自然而然会去选择价格更为低廉的产品, 即那两家没有涨价的供应商所供应的乙腈。
历经一年, 时间静悄悄地就流逝了, 仅凭借这单独的一个动作所节约下来的量, 到底会有多少呢? 有人员经过认真细致地计算之后得出, 大概处于15%至20%这个区间范围。对于那些用量极大的实验室来讲, 这样的数字真的是让人觉得极其惊人。
库存预警不让钱睡大觉
还有个功能真得单独说：库存预警。
不晓得你们有没有经历过这样的事儿, 将冰箱打开, 里头满满当当的, 全是陈列开来的过期抗体、试剂盒, 当中有些就连包装都没有被开启过一次 , 这就是那种典型的“购买数量过多却并未使用, 使用之际却又重新购置”的状况。
平台会按照历史用量情形, 运用特定算法自行算出每个试剂的安全库存, 就拿某个酶来讲, 它每月的平均使用数量是5瓶, 基于此, 系统会设定当库存少于8瓶时自动发出预警信号。当采购人员见到预警后, 就会及时开展补货操作, 而不会过度囤货。
钱就没必要压在那儿。
财务月底不再“打仗”
另外讲讲财务方面情形, 我往昔存在于实验室兼职填报销单的过往, 那进程无疑是令人极为头疼的。采购单、入库单与发票, 这三者若无法对应, 整个流程便会受阻, 无法推进后续进展。
具备强大功能的业财平台, 把各个环节紧密连接起来, 达成了全部打通的状态。在试剂到达之际, 借助扫码能够轻易完成入库操作, 于此同时, 相关数据会直接快速地同步至财务系统之内。
步入月底实施对账工作之际, 仅需一键施行操作, 便可迅速生成报表, 并且针对所存在的差异会自行标红予以显示。这般状况下, 财务工作者无需再度加班受累, 实验室亦不会再因数据相关问题而遭受催促, 整个流程演变得高效、顺畅且有序起来。
说真的，这玩意儿不是炫技，是真能省钱、省人、省时间。
但最核心的改变是什么？
我觉得是“透明”。
以往采购恰似如黑箱那般, 众多环节不具透明度, 致使他人难以知悉确切情形, 财务老是于事情已然发生之后才开展核算与分析, 仿若马后炮那般, 而实验室则充任苦力之角色, 肩负着大量基础性的工作。
现今状况已然全然不同了。每一笔钱具体花在了何处, 至于说为何要花费那般一笔钱, 还有究竟是谁批准支出的等等这般信息, 均清晰无误地记录于系统当中。要是打算要节省费用开支, 只要直接去查看系统里的数据, 就能够从中寻觅到有可能存在的漏洞。
要是这一套物品能够顺利达成落地执行, 那么在一年的时长之中所节约下来的钱财, 足够买下一台崭新的器械了。
写到最后
如果, 你是实验室主任, 或者, 你负责采购工作, 又或者, 你掌管财务事务, 那么对你而言, 建议你仔细地、认真地看看这个方案。尤其是, 像我们这种单位, 预算是被严格限定的, 每一项支出, 都要精打细算, 必须做到, 每一笔资金, 都花在关键之处。
别让试剂成了实验室的隐形黑洞。
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真的，管好试剂，省钱就这么简单。
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