临时采购要加急？这套审批流程救你于水火

实实在在来讲, 啥人没碰到过这样的状况呢——项目猛地出现停滞不前的困境, 设备毫无征兆地宣告损坏, 客户临时变换了要求, 而身为采购工作者或者部门负责人身份的你, 强行鼓起勇气去提交“临时采购加急”的申请。

结果究竟如何呢? 领导外出办公, 流程陷入停滞, 财务称预算欠缺……历经一整套流程, 黄花菜都已冷却了。

这篇文章, 是写给被“加急”这俩字折磨着的你, 我们不讲大道理, 直接去聊怎么把“临时采购加急审批流程”使得顺畅、使得迅速、使得不承担过失。

你有没有发现，一旦走加急，你就成了那个“破坏规则”的人。

遵从常规采购流程行事, 任何人都不会对你进行刁难。然而, 倘若你提及“加急”, 财务看向你的眼神便会发生变化, 领导也会蹙眉, 仿佛在询问: 为何你未提前申报?

这实际上就是临时采购加急审批流程的痛点之处, 它并非流程自身显现的问题, 而是源自“信任”方面出现了状况。他人会认为你是在进行事后补救的行为, 并非是在及时解决紧急问题。

所以，别急着跑流程，先建立“合理预期”。怎么建？往下看。

不要再自我欺骗了, 好多显得加急的情况, 实际上是你自身拖延所造就的。然而其中一些, 确实是属于天灾人祸的范畴。

比如, 生产线的主轴忽然崩裂开来, 要是不停止生产, 那么每一天都会造成几十万的损失。比如, 客户在临时之际更改了技术方案, 原本所采购的零件统统都得更换掉。再比如, 政府进行检查时骤然提出要整改, 根本不给留出时间来。

这些, 才是实实在在的“加急”。要是你仅仅是由于“忘了报”, 或者是“懒得走流程”, 那么你就理应被骂。

所以, 在撰写申请报告之际, 要将“假设不加急, 将会产生何种损失”清晰地表述出来, 而非仅仅提及“十分紧急, 请予以批准”, 这乃是临时采购加急审批流程当中最为关键的一个步骤。

很多人以为加急就是“找领导签字”。太天真了。

真真切切的加急流程, 是得采取“并行”之势而非“串联”之态。平常的采购模式为: 需求部门提出申请, 采购部展开审核, 财务进行预算审查, 主管随后签字, 总经理予以批准, 最后才下单。

加急怎么做？把能同时做的，同时做。

举例来说, 当你仍处于撰写申请的过程当中, 便通过电话去通知采购部提及: “我很快就会进行提交, 你需要先去寻找供应商询问价格。”举例而言, 在财务尚未正式批准预算之际, 你率先把预算草案发送过去进而表示: “你看看这些数字是否可行, 正式单据即刻就到。”。

简约来讲, 便是借由“人情”以及“提前量”去对时间予以压缩。可要留意, 切莫进行越权行为, 也别胡乱行事。

当然要！但别用那种通用的采购单改个标题就交上去。

我提议你特意去制作一个“临时采购加急审批单”, 其上必定要涵盖这若干项:

紧急程度分为, “特急（2小时内）”, “加急（4小时内）”, 与“普通加急（当天）”。

如果不进行采购，那么将会产生这样的后果, 即会出现一种损失情况, 像每小时会有五万的停产损失这般表述清楚的损失状况。

替代方案的表明是这样的, 是否存在替代品, 同时是否有库存调拨, 要是这两者都不存在的话, 才会采取加急的途径。

事后追认承诺：你愿意事后补全所有流程和文档

一拿出这个单子, 领导便清楚你并非盲目地胡搅蛮缠, 而是切实地正在处理问题，是实实在在地在解决问题。

领导那也是人, 他所惧怕的是“被坑”这种情况。所以, 你需要去做的事情便是: 要令他达成觉得批准了没啥问题的这种认知, 而若不批准反倒会出现问题的这种状况。

方法很简单：

将金额限定于他能够直接予以批准的权限范围之内, 倘若领导所具备的审批权力仅为两万, 而你却偏偏要去申请两万一千, 那么他就需要去寻求更高层级的领导, 如此一来时间便失去了。

自行主动地提出“事后去补充预算”, 或者是“从别的项目那儿进行调剂”这一做法, 使得领导感觉到你并非好似是在挖坑, 反而是好像在填坑。

以那最为迅速的沟通途径, 别去发送邮件, 采用打电话的方式或者直接进行面对面来讲说。说完之后补上这样一句话: “我即刻就去走系统流程, 您务必要先口头答应我, 如此我才能够让供应商去准备货物。”。

这便是临时采购加急审批流程之中被称作“人情味”玩意, 而非规范化的事项, 然而却具有实际有用的功效。

你以为批了就完事了？天真。

加急进行采购时, 最大的坑, 常常是在“事后追认”这个环节。举例来说, 要是你慌慌张张地找了一家供应商, 价格方面没谈妥, 合同也没签订, 并且发票还开不出来。等回过头财务对此进行核查, 就会发现流程并不完备、价格偏高, 而且供应商并不在所建立的库里。

那你就等着背锅吧。

所以，在启动加急的同时，你一定要同步做三件事：

1. 让供应商先报价（哪怕手机拍照发微信）

2. 把报价单和审批单放一起归档

3. 采购到货后，立刻补签合同和入库单

别嫌麻烦，这些是你在公司活下去的“护身符”。

有，而且很多人都不知道。

要是临时采购的加急审批流程出现了被卡住的情况, 那么你能够去申请“备用金采购”, 或者申请“零星采购额度”。实际上好多公司都是存有这样的额度的, 只是未曾有人加以使用的。

比如说, 行政部门存在着五千元的零星采购限额规定, 它能够避开常规正常的那种逐项审批走其他途径达成采购。再比如说, 项目管理负责人是拥有备用资金能够先去垫付支出, 然后在事情过后再去找相关部门进行费用报销的。

但注意，这些方法不能滥用，否则你就是把自己往火坑里推。

请勿将加急视作常态, 偶尔仅有一回, 众人会援手助力, 若每日皆加急, 那你便成了公司里的“麻烦精”。

会借助加急流程的并非真正采购高手, 真正高手是能把本应加急完成之事转化作意外情况, 而非使之成为常态, 做到这点才是真正采购高手。

因此, 在看过这篇文章之后, 回去认真地梳理一番你的采购计划。提前两周申报需求, 这比任何加急流程都更能发挥作用。

但若你当下确实已处于非常紧急、火烧眉毛般的状况了, 那么就依照我所讲的那些办法去尝试一番, 起码是能够让你相应少遭受几句责骂的, 还能够比较早地将物品给购买回来。

记住, 并非是说临时采购加急审批流程是你的敌人, 它其实是你跟公司之间的”安全绳“, 要好好地运用它, 而不是被它给束缚控制住。