904.资产盘点人员权限分级管控系统
资产盘点乱象多？权限分级管控系统来了，管好每一件资产
今天聊聊资产盘点这件事。
老实讲, 于企业信息化这个范畴里摸打滚爬历经十几载, 在内心里最最怕听闻的词汇便是“盘点”。这可不是畏惧干活这件事情, 而是忌惮面对那极为令人烦恼至极的好几堆破败景象。像是账目对不上, 账目数据杂乱无序, 难以明白首尾；物品找不着, 关键物品不知去向何方, 影响工作向前推进；责任划分不清, 各个部门之间互相推诿, 没有人愿意承担本该具备的责任。工作结束每次盘点之后, 财务部老是对采购部抱怨不断指责采购环节有问题现了, 采购部不客气把责任推给行政部宣称行政部管理不好, 行政部干脆装聋作哑好像置身事外, 最终, 老板气得忍不住猛地一拍桌子大声说再买一套系统！
处于企业信息化那漫长的进程里头, 我干了十几年, 深深晓得“盘点”这个词的厉害之处, 它常常带来的是让人焦头烂额起来的状况, 那一堆杂乱事物着实叫人头疼, 账目发生混乱, 物品出现失踪, 责任出现推诿, 使得每一回盘点都仿佛是一场噩梦, 财务部、采购部、行政部之间的互相推诿, 在盘点之后屡次出现情节, 财务部对着采购部愤怒地瞪着眼睛, 采购部又把矛头指向行政部, 行政部则选择默默不作声, 老板看到这种情形, 只能无奈地拍打桌子, 发出指令: “再购置一套系统！”。
可系统买了一套又一套，问题还在那。
一直到我遭遇“904.资产盘点人员权限分级管控系统”, 这才猛地完全明白过来, 原来早先全然弄错了方向。问题的关键之处并不在于 是否存有系统, 而是着重聚焦于——到底是谁拥有动用资产数据的权力? 谁应该看到哪些具体的内容? 谁在资产盘点之际能够修改相关记录?
这一连串的疑问, 于碰到该系统之时渐渐明晰起来。先前始终没能找对核心关键之处, 然而此刻, 伴随对这个系统的深入知悉，才晓得这些有关权限的界定这般至关紧要, 牵连到资产数据的安全可靠、精准无误以及整个盘点流程的规范且有序。
权限分级，这才是命门。
为什么资产总是对不上账
你去思索一番, 想想那个公司的资产之物, 从进行采购入库这个行为开始, 到被领用, 再到被调拨, 最后直至报废, 这期间究竟要经过多少人员的手呢?
在采购录入那个环节, 也不知道怎么回事儿, 就把型号写错了, 然而压根就没有任何人去理会。等到领用时, 工作人员随手填写了一个部门, 同样也没有人去进行修改。到了盘点的时候, 临时工拿着表格随心所欲地胡乱填写, 可是最后签字的那个人连看都不看一下……像这样类似的坑, 真的是每个都踩过了。
不是人不好, 是权限没设定妥当。每一个人都认定自己拥有修改的权力, 每一个人都感觉“反正后续会有人进行核对”。那结果如何呢? 谁都不承担责任。
权限分级到底管什么
所谓那个被称作“904.资产盘点人员权限分级管控系统”的东西, 简单来讲, 实际上就是这么三件事情:
谁能看
不是所有的数据都会向所有人员开放, 普通员工仅仅能够看到归属自身名下的资产, 部门主管就可以看见本部门的数据情形, 财务人员能够看到全公司的数据, 只是仅仅能够开展查看操作而不能够进行修改, 只有最高层才可以查看的所有的历史记录以及操作日志。
别小看这个。很多乱象，就是“看到不该看的，改了不该改的”。
谁能改
这是核心。
在盘点这个进程当中, 究竟是谁具备权利去标记“已盘点”? 又是谁拥有那样的权利去修改资产状况方面的状态? 到底是谁有权限去确认其中存在的差异? 到底是谁有资格去发起报废申请这一行为举动?
一旦这些权限被分级, 那么责任的链条便清晰了起来。你所修改的每一笔, 系统都记在那里。要是想甩锅? 那根本不可能。
谁能审批
审批流并非是那种只做做样子的存在, 资产报废, 资产调拨, 资产盘亏处理, 这些都要经过层层的审批流程, 在一整个过程里面, 处于每个环节的那个人, 仅仅能够看到他自己应该看到的内容, 操作在他自身权限范围以内的事务。
说白了就是——让懂的人做决定，让能负责的人签字。
用了之后会怎样
说个真事。
存在一位客户, 该客户的年度营业收入达到了高达几十亿的程度, 并且拥有着几万件的资产。在过去进行盘点这个行为的时候, 需要三个不同的部门共同协作开展作业, 花费了整整一个月这么长的时间, 然而最终的差异率依旧处于5%以上。
在运用“904.资产盘点人员权限分级管控系统”过后, 情形有了显著变化, 于第一年的时候, 差异率设法成功降低等到了0.8%, 到了第二年, 其数值更是低到了0.3%。
怎么做到的？
一个情况是这样的: 权限分级完成以后, 每个人只负责归属于自己的那部分工作范畴。在盘点的这个期间内, 只要有人对数据作出了修改, 系统就会马上进行记录, 清楚地表明是谁确认了差异究竟是谁最后签字, 整个流程构成了一条明白清晰的链条。这样的话, 就再也没有任何人敢随意非正规地填写数据了。
还有更厉害的状况出现了。曾经有一回进行全面的盘点, 赫然发觉某部门的电脑数量少了三台。以前要是出现这种事儿, 各方推诿扯皮能扯到遥遥无期, 根本很难迅速处理问题。然而此次借助系统强大的功用, 直接调出了详尽的操作日志。原来在三个月之前, 有某员工领用了这三台电脑, 之后其状态却一直未曾更新, 最终系统自动把它标记为异常状态。经过进一步核实, 发现该员工早已离职, 而那三台电脑就那般静静地在他的工位上闲置着, 无人过问。
真有那么神吗
别吹得太狠，咱说实话。
即便系统堪称再好, 那也必定得存在人加以运用。对于权限分级管控这般事情而言, 其最大的阻力并非是技术, 而是人哟。
财务部感到委屈, 质问道: “我为何就不能直接进行修改? ”, 行政部觉得麻烦, 声称: “这多出来了一道流程。”, 老板觉得费用贵, 嘟囔着: “不就是盘点个物品吗? ”。
但真吃过亏的人，懂。
你认真去思索一番, 要是每次盘点都好似极为激烈的打仗那般, 充斥着紧张以及忙碌, 各方人员都严阵以待着, 每一个细节都绝对不容许出现差错；要是每次审计都使人提心吊胆、心惊肉跳, 害怕稍微有一点差错就会遭遇诸多麻烦, 始终保持高度警惕；倘若每次资产流失却都找寻不到应当承担责任的人, 好像一切都陷入了迷雾里面……那么在这样一种情形之下, 这个系统, 实则就是你的救命稻草, 能够在诸多困境里为你给予关键的支撑与保障。
最后说句掏心窝子的
“904.资产盘点人员权限分级管控系统”, 此名称听起来相当冗长。不过呀, 它的核心要义可是非常简洁明了的——要将权力牢牢关在笼子这个范围里, 让责任能够精准找到对应的主人。该系统借助严谨的设计以及精细的规划, 搭建了一套科学合理的权限分级体系, 针对资产盘点人员的权限展开严格管控, 保证权力在规范的轨道上顺利加以运行, 与此同时明确责任归属, 致使每一项责任尽皆可以精准地落实到具体的责任人身上, 进而达成高效、有序并且责任清晰分明的资产盘点工作流程。
对于资产盘点此项事宜而言, 向来并非属于技术层面的问题范畴, 实则乃是管理方面的问题所在。而管理问题形成的根源状况, 却正是权限处于不清晰的状态、责任处于不明确的情形。
千万别等资财丢失数百万之后才惊觉要去升级系统, 更别等审计发现问题之时才懊悔权限未曾设置妥当那般。
现在，还不晚。
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