内部资产没人要？试试这个跨部门共享调配平台

数个从事行政工作的友人, 我曾向其问询。他们表明, 在一家公司中用费于资产的采购金额, 起码三成是毫无回报、徒然耗费掉的。并非所购物资质量欠佳, 而是压根无人明白公司之内还存有上述这些物品。

思考一下, 有个员工离职了, 其用于工作的笔记本, 还有显示器、电话机等用品, 它们究竟去往何处呢? 无人知晓。紧接着, 新入职了另一位员工, 该员工又去申请全新的这些物品。采购部门依照申请清单全部收下, 而财务部门针对这些申请毫无异议地照单付款。

就这么循环。

我的一个身为 IT 行业从业者的朋友告诉我, 在他们公司的仓库当中, 存在着一百多台旧电脑, 其中的大多数具备可使用的条件, 然而却处于无人管理的状况。对任何相应者询问, 得到的皆为摇头回应, 并且表示不清楚具体应当归属哪一个部门负责。随后, 找来一个第三方机构进行清点工作, 最终发现其中超过一半的电脑依旧能够正常启动开机。

但没人知道。

也没有谁会乐意去处理、过问这样的事情, 由于若要是去管了, 那么你同样不会有什么益处, 而要是不去管, 也不会有人责怪你, 这恰恰就是人的本性所在。

你说这问题有没有办法解决。

有。

可是仅仅依靠制度是起不到作用的, 即便制度数量再多, 要是没办法执行那也不过是毫无价值的纸张罢了。当你吩咐行政部去发布一则通知, 告知各部门要去清查资产, 报备闲置物品, 你瞧瞧最终所呈现的结果——不外乎是要么没人对你的要求予以理会, 要么所上报上来的全都是那种破旧不堪的物品。

真正能用的，谁愿意报。

所以得换个思路。

不是促使人们主动去申报, 而是要让资产“自行发声”。这意味着什么呢。那便是给每一项资产赋予一个身份, 贴上一个码, 通过扫描这个码便能够知晓它当下处于哪个部门, 是何人在使用, 使用了多长时间。一旦超出一定时长没有人去认领, 系统会自动将其标记为“闲置”。

然后呢。然后推送到一个共享池里。

置身于其他部门的那些人, 一旦将手机开启, 随即能够瞧见: 哎唷, 在仓库之中居然还存有一台成色达九成新的投影仪呢? 既然如此, 那我便决定不进行购买了, 而是选择把它借过来暂且使用一番。

就这么简单。

会有人讲, 你这般想法难道不是过于美好的不切实际吗。各个部门相互之间存在的界限那般难以跨越, 有谁会心甘情愿地将自身所拥有的借给他人呢。

借了不还怎么办。弄坏了谁赔。责任谁担。

可是你从另一个角度去思索一下, 当下这些资产处于闲置状态, 无人使用, 无人管理, 折旧照常有发生。与其如此, 倒不如制定一个规则, 即共享出去的资产, 收益隶属于原部门。像是你出借一台设备, 使用部门每月给你支付些许“共享费”, 金钱数量不多, 然而足以让资产所属部门产生这样的感觉——噢, 原来此物还能够创造收益。

利益驱动，比任何道德绑架都好使。

又有人提及, 技术能否跟得上。当下的SaaS平台, 就如泛微e启营那般, 早就将流程打造得极为简便。通过扫码来实现入库, 借助一键操作完成申请, 利用自动模式进行审批, 并对物流状态予以跟踪, 这些全都是由系统来达成。谁实施了借阅行为, 在何时执行归还动作, 以及是否存在损坏状况, 全部都存有记录。

责任清晰，谁也赖不掉。

我们来算笔账。

存在这样一家企业, 它属于中型规模, 以5000人来计算, 人均所拥有的资产额度大概处于两万元至三万元的范围, 由此其总资产规模大概在1.5亿左右。按照通常情况来讲, 闲置率处于15%至20%属于正常的状态, 这也就意味着, 有着两三千万的资产处于闲置未被利用的状态。

要是借助共享调配平台, 将闲置率压低至百分之五以下, 那么节省下来的资金数额是多少? 粗略估算大概在一千万至两千万这个范围之内。这些资金能够用来做些什么? 它足够发放半年的奖金。足够再多招聘几十个人。足够去更换一批全新的设备了。

你说值不值。

非但如此, 这并非隐性收益。举例而言, 采购流程时间得以缩减, 员工无需苦等审批直至花枯；举例来讲, 仓库占用面积有所减少, 无需租赁过多存储空间；再如, 环保——莫要发笑, 当下ESG评级愈发关键, 资产重复利用率越高, 评级越优。

这些都是实打实的。

最怕的，就是没人愿意迈出第一步。

好些公司既并非不存在需求, 又并非不晓得浪费, 然而偏偏就是没人来牵头, 你讲让行政部牵头, 其权力没达到要求, 你讲让财务部牵头, 它嫌弃麻烦, 你讲让CIO牵头, 他认定这并非属于技术方面的问题。

最后就搁置了。

搁置一年，浪费几百万。搁置三年，浪费上千万。

追究到底, 这并非属于技术方面的问题, 同样也不是关于制度方面的问题, 实则是认知范畴的问题。大家已然对“买新不买旧”形成了习惯, 对“各扫门前雪”保持着习性, 并且还形成了对于一堆放置在那里的资产无人去管情况习性。

但习惯是可以改的。

真要搞，也不复杂。

首先, 进行建档操作。将全部资产都录入进去, 然后贴上码。并非要一次性完成, 新的资产进入时就录入, 对于旧资产则逐步补充录入。

第二步, 设定规则, 究竟是哪个部门的资产, 闲置了多长时间才能够被共享, 共享所产生的收益又该如何进行分配, 要是出现损坏的情况又该怎么赔偿, 规则要设置得简单一些, 千万别弄得过于复杂。

第三个步骤, 是进行上线操作。要寻觅一个可靠的平台, 就如同方才所提及的泛微e启营那般, 再开设一个租户账户, 之后对流程加以配置，最后面向全体人员展开推广。

第四步, 实施激励举措初始阶段, 开展名为”共享达人“的评选活动, 依据部门共享总资产数量以及资产被借用的频次, 据此给予相应的小额奖励, 以此激发全员积极性。

不要想一步到位。

最初的时候, 或许仅仅有几十件资产被拿来共享, 这并无大碍。只要存在有人将其使用起来了的情况, 并且拥有了成功的案例, 那么在后续时就能够得到顺利的推广了。

说实话，这个事没什么技术含量。

难的是推倒那堵墙。

好多公司都有些摆在那儿没人要的物件, 也存在较多等待批准确认的需求。一处于要丢弃处置状态，另个则存在购买的必要, 而两者相间隔缺乏的是一个平台, 是一种规则, 是能主动出面去打破既有禁锢的人。

你可以做那个人。

别等了。再等，仓库里的那台打印机，又该积灰了。