文档堆成山，OA文档管理怎么就成了职场人的噩梦？

你说你上了OA系统。你说你用了文档管理功能。

或许, 究竟是因何缘故, 每当我去搜寻合同之际, 都得耗费足足20分钟来翻找? 明明我已然将那份方案妥善保存了, 可它为何好似在世间彻底销声匿迹了一般?

别骗自己了。

你不是在管理文档，你只是在“堆”文档。

恰似你衣柜之内那些叠得规规矩矩的T恤, 看上去甚是美观。然而你若要寻觅那件黑色的, 你需得将所有衣物都逐一翻找一遍。最终你发觉, 那件黑色的, 被你置于箱子最底层之处, 且其上还浮现出了结褶之痕。

OA文档的管理, 亦是如此这般情形。你所认为的那种“管理”, 实际上仅仅是变换了一个地方去进行堆放罢了。

我来告诉你真相。

处于企业当中的文档, 并非是通常意义的文件, 而是具备证明作用的证据, 是属于企业的资产, 是企业至关重要的命根子。

那份应属你的合同, 要是签错了条款该如何处理, 那份你所拥有的方案, 倘若被同事误删了该怎么解决, 那份你所需要的历史版本, 要是找不到了该怎么办?

你瞧, 这般场景每日均在出现, 没有任何人会将之视作“文档管理”为重要之事, 直至事发当日。

我见过一位客户, 这家公司启用OA系统已达三年之久, 真是漫长的三年。在其文档库之中, 静静存放着数量多达几十万份的文件。然而, 当你向他们提出这样的询问——究竟哪一份才是最新推出的版本? 哪一份又是最终经过审批且顺利通过的? 却没有任何人能够确切知晓答案。

没有人。

犹如你家中堆积了历经三年之久的快递盒子, 而你从来都不去拆开它们, 你清楚其中存有物品, 然而你却不晓得那究竟是什么东西。

我认认真真地思索了一番, 大体来说是由于——我们对“存”这个行为过度信赖了。

我们持有这样的看法, 一旦文档被放置到系统之中, 它便拥有了安全性, 呈现出井井有条的状态, 达成了万事皆顺遂的情形。

可事实呢？

你所存进去的乃是一份Word，而别人存进去的只是一个PDF, 你对该文件的命名为“合同”, 别人对其命名却是“合同最终版”, 你将其存进了“项目A”的文件夹之中, 别人则把它存进了“项目B”的子文件夹里面。

乱，是从源头开始的。

恰似一伙人朝着一个仓库里头丢东西, 每一个人丢的姿态不一样, 劲儿不一样, 方向不一样, 你觉得仓库会自行分类吗? 别开玩笑了, 它只会变为一个——规模更大的垃圾场。

说到这里，你可能以为我要讲什么高深的理论了。

不。我就讲一个点——版本控制。

你信不信，绝大多数企业的文档混乱，根源就在版本上。

一个方案, 历经了八次修改 , 第八次修改后的版本 , 与第一次修改后的版本相比 , 样子全然不同 , 然而在你那系统之中 , 它们统统都被称作“方案.docx”。

傻眼了。

究竟真正称得上优质的 OA 文档管理, 会是怎样一种情形呢? 它应当是每一回进行修改时。都能够拥有可供查证的依据。它还应当是当你开启那个文档的瞬间。便能够目睹到其完整的生命历程轨迹。它更应当是无论是谁。在何时对它做出改动又是改动了哪些内容。都能够清晰明了。

仿佛你去审视那一部电影的导演剪辑版本，你能够察觉到每一帧画面的磨砺, 每一个镜头镜头的抉择。

这才是管理。

不是简单地“存”，而是有秩序地“存”。

你知道吗，我见过最离谱的文档管理事故是什么？

身为销售总监的他, 将一份重要合同存放在了自己电脑的桌面之上。随后, 电脑出了故障。那份合同就此消失不见。进而导致公司失去了一个数额巨大的订单。

你说这是不是小事？

可它就是发生了。而且，每天都在发生。

有的情况是, 明明存在系统, 却偏偏要用微信去传递文档。明明具备模板, 却偏偏要自己再次对其进行排版。明明设有权限设置, 却偏偏要复制一份发送给每一个人。

你看，问题从来不在工具上。在人。

说真的，别指望一劳永逸。

进行文档管理此项事宜, 不存在终点, 它仿若一个始终处于打扫状态的房间, 你于今日将其清扫干净, 然而到了明日又会再度落灰。

但至少，你可以做两件事：

第一，制定规则。

文档, 其有着命名规则, 还有存储规则, 以及权限规则, 要将这些都写入制度之中, 从而让每一个人都清楚明白, 即文档并非是你心里想着要存储就能随意存储的, 也不是你想着要命名就能随意命名的。

第二，用好工具。

千万别仅仅将OA视作一个“存放事物的所在之处”, 要运用它的版本管理功能, 运用它的全文搜索功能, 运用它的权限控制功能, 把这些运用得恰到好处, 它是能够救助你的性命的。

我曾见识过一个团队, 在更换了OA系统以后, 文档查找所耗费的时间由20分钟缩减至了2分钟。这可不是像什么奇妙无比的魔法那般。仅仅是由于他们正确地运用了该系统。

其实写这么多，就是想说——

你别觉得文档管理是小事。

它微小至极, 以至于你每日都会将其忽视, 然而一旦真正出现状况, 它又庞大无比, 能致使你追悔一生, 直至逝去。

就像你家的钥匙。你从来不觉得它重要，直到你被锁在门外。

所以，好好的，把OA文档管起来吧。

并非是冲着比赛去的, 并非是为了完成任务。目的在于——当你下次寻觅那份文件之际, 无需再耗费二十分钟翻阅查找。

为了那句“这个版本不对”不再出现。

为了你，能安心地、放心地、省心地工作。

就这样。

谢谢你看到这里。