1065.项目工时填报自动汇总工具
项目工时统计烦死人？试试这个自动汇总工具
老实说，每次听到“填工时”这三个字，我就想摔键盘。
并非是内心不情愿去填, 只是实在厌烦至极。整日里处于忙碌不停的状态, 干了好些事务。艰难费力地挨到下班时间，然而却还得去开启Excel, 逐个细致地去数, 逐行严谨认真地累加。倘若稍微粗心致使某个单元格公式没操作正确, 等到月底进行汇总之际, 那就会陷入欲哭无泪的境地。细细想来都使得内心感觉到疲惫, 这般繁杂琐碎的工作流程着实让人头疼得厉害。
更绝的是, 有的公司推出了被称作“项目工时填报”的措施。这个填报过程可不是轻易就能完成的, 填完以后还不算结束, 后边竟然还需要进行人工汇总。想象一下, 一个人要同时负责七八个项目的工时填报工作, 每个项目的进展情况不一样, 工时分配也有差别。像这样复杂的状况, 仅仅依靠眼睛去逐个核对, 那可真的是非常令人苦恼的, 简直好似喝了一壶不容易消散的浓茶那样, 使人疲惫至极。
我曾带领过一个团队, 团队有十五个人, 每个人每天都要填写一次工时, 到了月底, 我需要花费整整两天的时间来进行汇总, 还要核验, 之后做报表。在那两天里, 基本上别的事情都不能做, 只能对着密密麻麻的格子发呆。
后来我就在想——真就没有一个工具，能让这破事自动化吗？
1065.项目工时填报自动汇总工具到底能干啥
先说说这玩意儿解决什么问题啊。
有没有碰到过这种情形, 清清楚楚地让每个人都填了工时, 到月底查看时, 有的人填且填的“大致时间”, 有的人只是填了“上午、下午”, 还有人干脆把填这事给忘啦, 催他补充填时, 他却讲: “啊我忘那天干啥了”?
最关键的问题在于, 哪怕所有人填写得规规矩矩毫无差错, 你在手动进行汇总操作的过程当中, 依旧有着容易出现错误的可能性。只要一个公式出现拉错的情况, 那么整个报表就全都需要重新进行计算。
要说那1065.项目工时填报自动汇总工具, 实际上乃是将“填”跟“汇”这俩动作给贯通起来了, 你一旦完成了填报, 系统便会自行进行加总, 还会自行开展分类, 并自动生成报表。
为什么这么多人需要自动汇总
经过我的一番观察, 实际上, 真正对这东西有着需求的, 并非是那些大型公司的总监——要知道人家可是拥有专门的PMO团队的, 并且还有专职从事数据统计的人员。
真正痛的是谁？
乃中小项目里头的项目经理, 身为带队三五个人去创业的小老板, 还是那些既要着手干活又得料理管账之事的苦巴巴中层。
你琢磨一下, 你原本就是从事干活此项事务的, 然而公司却非要你去填写工时。你填写了之后呢, 却没有任何人去查看, 如此这般那还不如不进行填写。可是关键的问题在于, 公司要求查看你所填写的内容, 并且还要查看你填写得是否正确。
此际, 要是存在一款工具, 它能够自行帮你予以汇总, 能够自行去生成图表, 能够自行来发送报表, 那般情形下, 你不就获得解脱了吗?
怎么做到一键生成报表
这个其实和技术关系不大，关键看流程设计。
好的自动汇总工具, 并非等着你填完后才去点击“生成报表”按钮, 而是于你填写的那一刹那便即刻开始计算。
比如说, 你填写了“今天花了四小时对需求进行分析”, 系统马上就能够知晓这四小时究竟归属于哪个项目、属于哪个阶段, 紧接着便会将其添加至与之对应的累计工时当中。
到了月底的时候, 你什么事情都不需要去做, 只要打开手机瞧一瞧, 就会发现报表已经被生成好了, 每个人做了哪些事情, 做了多长时间, 有没有超出预算, 全都清晰明了。
和Excel手动比到底快多少
我这么跟你算。
设想存在一个项目, 项目里涉及十个人, 这十个人每人每天都填写一条工时信息。一个月按照二十二个工作日来计算, 如此总共便会产生二百二十条记录, 仅仅是针对这二百二十条记录来进行分类汇总以及核对其是否合理, 至少都得花费三至四个小时。并且还不能对在这个过程当中可能出现错误所带来的成本予以忽视。
从进一步的角度来讲, 在切实的实际操作进程当中, 这二百二十条记录极有可能源自不一样的格式, 以及不一样的填写规范, 依靠手工逐个地进行整理、分类以及汇总, 其难度是比较大的。当进行核对合理性的操作时, 需要认真查看每一条记录的数据是否准确, 只要稍微有一点疏忽, 就极有可能引发错误, 而一旦这些潜在的错误出现了, 在后续的过程中, 或许需要耗费更多的时间以及精力去查找并纠正, 其相应成本是不容小看的。
具备自动汇总的工具: 一旦完成填写就会进行汇总概括, 并且始终保持实时更新状态。所需耗费的时间是多少呢? 答案是零。根本用不着你来操心。
不只是快，还准。
有一回, 我凭借手动方式进行汇总, 遗漏查看了某一个人的加班工时, 进而被财务退回要求重新去做, 那个时候真的特别想要抽打自己。
其实比工具更重要的，是习惯
我发现很多人用了自动汇总工具，还是觉得累。
为什么？
因为习惯了“拖到最后一刻才填”。
你仔细思考一番, 要是你每一天都依照规定及时填写, 那么工具的运行效率的确是相当高的。然而要是你拖延到月底才一次性进行填写, 那就等同于把三十天的工作任务堆积到一块儿去做, 即便有工具辅助, 也无法挽救你的状况了。
所以有个小建议：每天下班前花5分钟填一下。别多，就5分钟。
养成习惯了，你会发现这东西比想象中好用得多。
说人话：到底该不该用
打个比方来讲, 要是你身为那种独自承担着好几个项目去运作的小团队的负责人, 又或者你所在的公司已然明确规定了每天都要填写工作时长, 那么我给出的建议是你径直去使用这个工具。
别犹豫。
但要是你属于那种在大厂工作的员工, 公司配备了专门的工时管理系统, 那就没必要再做多余的事了, 你所需要的并非新工具, 而是习惯。
工具是帮人省事的，不是给人添堵的。
1065.填报项目工时的自动汇总工具, 这名字刚一听确实有点别扭拗口, 可是在实际运用过程中会给人送去巨大便利, 省心到了极点。以前月底用时汇总工时状况时, 总令人忧心忡忡, 害怕遗漏某人的工时, 或者算错某些数据。如今, 有了此工具, 你根本不用再为此事费心, 只需安心填好每日工作内容, 其余全部都能放心交给它搞定。
它能够准确无误地做完全部的汇总事务, 保证数据的精确性与完整性。不管是繁杂的计算, 亦或是琐碎的整合, 它都可以高效处理, 使你完全脱离月底工时汇总的麻烦, 把更多的精力投入到工作自身里, 尽情享用它给你带来的便利与安心。
说到底，能少操一份心，就少操一份心。
这才是工具存在的意义。
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