流程跑得慢？用这套系统一眼揪出堵点

说实话，大多数老板根本不知道自己的流程卡在哪里。

审批过去三天了, 一点动静都没有, 你会觉得是有某个人在那里摸鱼呢。数据报表一直出不来那种情况下，你能想到的是系统太过老旧了才这样。不少员工总是天天都在抱怨流程运行得特别慢, 然而当你把后台打开一看的时候——呈现出来的全是绿色象征正常、表示状态良好的勾勾。

正常你个头。

此所谓“正常”, 恰似于你体检报告里所写的“未见异常”, 然而你自己心里明白, 身体其实早就是浑身每一处地方全都不对劲了。流程亦是相同如此这般的状况。其表面看上去犹如相当顺畅流淌一般 , 可内里却已然是腐朽糜烂不堪了。你所匮乏缺少的并非是流程图这个东西呀 , 也并非是KPI考核这件事情呀 , 而是那种能够仿若X光一般将流程彻底剖析扒拉得干干净净的 , 并且还能把每个节点的效率转化为数字形式呈现的那样一种玩意儿。

智能化工作流统计平台, 用于流程效能分析, 这个名字比较长, 然而你只需记住它能做好这样一件事情, 即将你们公司里那些不为人所见的, 无人提及的, 隐匿于Excel之中的流程问题根源, 逐个挖掘找到, 呈现在你眼前。

我见过太多流程负责人了。

在他们开会之际, 所拿出的PPT始终是那几页内容: 本月的审批量、平均耗费的时间、超出规定时间的比率。那么接下来呢? 接下来便没有其他内容了。当你询问他哪个具体环节是最为缓慢的, 他声称“似乎是财务那个地方吧”。当你询问他是否有数据做出支撑的时候, 他又讲道“我随后去查一查”。

回头查查，这四个字价值几万块一个月？

不是他们没付出努力, 而是他们根本就没有办法去努力。传统的流程统计工具, 仅仅能够告知你“整体呈现出缓慢的状态”, 却无法告知你“具体是哪里出现了缓慢的情况”。这犹如你肚子疼痛, 医生说“你有可能肠胃不太好”这般毫无实际意义的话语。

工作流统计平台所应着手去做的, 并非是生成报表, 而是进行剖析。它必须要能够穿透流程的每一层的皮肉部位, 察觉到骨头显现出来的裂缝情况。平均在哪个节点停留的时长会超过4小时以上? 哪个岗位的审批通过概率不到50%? 哪些分支路径从来都没有人员走过? 每一个步骤上, 每一秒的时间里, 每一张表单之中, 都必须存在着数据。

好多厂商售卖系统之际, 喜好鼓吹大屏。蓝色的背景之上, 有几根曲线在跳动, 看上去颇为高档, 极具赛博朋克风格特点。但是, 你老板跨入瞧了一下, 讲“挺好”, 接着又怎样? 跟着该拥堵的依旧是拥堵。

真正的高效，是精准的“脏活”。

你所需的并不是一块具备观赏形的屏, 而是一个能够向你传达“张三的审批平均用时总计八个钟头, 李四仅仅只需十二分钟”的系统。你所期望的是一个能够自行计算出“要是将此节点的自动转交规定予以开启, 整个流程能够缩减百分之三十四”的系统。你所需要的是一个能够讲平常话语的系统, 并非是一个仅仅擅长绘制图像的精致无用之物。

旨在对流程之中效能进行分析研究的平台, 其最为关键的部分, 确切来说, 乃是三个字也就是那寻找阻碍之处的“找堵点”。

那它所要达成的, 是将流程之中那些所谓的“隐形低效”全部挖掘出来。像是有某个流程, 明明存在着五个节点, 然而80%的单子, 却都在第二个节点被退回, 要求重新填写。这究竟表明了什么呢? 表明流程的设计存在着问题, 表单字段存在着歧义, 又或者前端培训并不到位。你依靠人员开会能够发现吗? 能够, 不过得等到三个月之后, 等到员工已经抱怨了无数次, 等到老板发起火来, 你才会察觉到。

系统不会等你。

系统在你上线的第二天，就能把这张“犯罪地图”摆在你面前。

我曾碰到那么一家公司, 其流程负责人跟我说, 在该公司，对应一批审批, 平均而言耗时是二点三天, 那可谓是相当出色的。

我说你再仔细看看。

他把明细拉出来查看, 看到有一半的单子在12个小时就被批完了, 然而另一半单子平均花费的时间是4天。这是为何? 原因是那一半的单子全都在一个特定部门的特定人员手中受阻了。那个人并非每天都在加班, 而是每天都在一直作“稍后处理”之举。

平均值是最危险的数字。

它可将所有极端情形予以掩盖, 要是你所拥有的流程效能分析平台仅仅会计算平均数, 那么这意味着你并未展开分析, 真正优质的平台, 必定能够进行分布分析、实施异常检测、实现根因定位。它需要能够向你表明: 那些长度超长的单子具备何种共同特性? 是时间段方面出现了问题? 是节点的路由规则存在问题? 亦或是某个人在系统性地延缓流程?

你只有把这些问题回答了，你才有资格谈“优化”。

如今, 什么产品都带有“智能”这两个字, 其中包括智能冰箱, 还有智能水杯, 以及智能马桶。

但流程效能分析的“智能”，不是加个AI图标就完事了。

能够切实运用数据展开预测才行得通, 依据历史数据, 系统预测了下个月某个流程的拥堵发生率为87%, 缘由居然在于有同事即将开始休假, 而身为他的代理人对业务并不熟悉, 这样的预测, 算是智能范畴了, 好比基于历史数据为依据系统预测一流程下月拥堵概率87%, 因为某同事要休假, 代理人业务不熟了, 这预测才是智能的, 再举例, 系统自动识别有个流程节点, 在过去三个月期间, 提交的记录内占据着72%都遭驳回这种情况, 它还自动弹出了一个建议, 那便是要不要对该节点的工单校对规制进行调整呢。再比如说如自动识别流程节点, 过去三个月7, 2%提交被驳回, 它自动弹出建议, 是否调整节点表单校验规则?

这本该是工作流统计平台所应做之事, 并非事后进行统计, 而是要在事前作出预警, 在事情进行当中实施干预, 在事后予以复盘, 始终形成闭环, 不断形成闭环, 持续形成闭环。

不是因为我在这打广告。

因拆流程这事, 他们拆了二十年, 他们晓得流程背后并非一个个节点, 乃是一个个具体的人以及其产生的具体的痛, 他们所做的并非一套冰冷的统计工具, 而是一套能陪着流程管理者一同“看病开药”的系统。

别成为数据分析师, 别学习SQL, 向IT部门求着帮忙拉报表千万别做。只要简简单单打开系统, 瞧, 它会用极直白的话语给你讲明白: 这个流程存在问题, 问题是啥, 该采取怎样的解决办法。

倘若你当下所使用的流程统计工具, 仅仅局限于为你呈现“本月流程总数”以及“平均耗时”, 那么你理应更换一个了。

并非是它不存在足够好的情况, 而是由于你的流程呈现出颇为严重的病态, 并且那个工具连体温计这样的物品都无法稳稳拿住。

数据不会骗人，但烂工具会让数据变成废物。

别让你的流程，继续在“看起来正常”的幻觉里烂下去。