会议室投影音响管不好？这套系统让资产“活”了

咱有没有经历啥样的事儿咧——开会前十分钟的时候, 投影仪怎么都断不了网, 话筒突然没电了, 音响一直嗡嗡作响, 接着一群人围绕着那个铁柜子慌乱得不行, 领导的脸色都和绿色没啥差别了哟。

更让人头疼不已的是, 到了月底要对资产进行盘点, 结果却发现, 那套音响设备竟然“不见了”, 可实际上它就放置在隔壁的会议室里, 上面都已经落了灰尘呢。

会议室那儿摆放的一堆物品, 其中有投影仪, 还有音响, 以及话筒, 再有中控屏等等, 看上去好像没什么特别之处, 然而把它们加在一起, 没有个十几万是绝对搞不下来的。可是要管理这下子呢? 完全依靠脑子去记, 依靠本子来写, 依靠Excel表来记录。一旦相关人员出现变动, 交接工作就会出现断档情况, 资产也就如同“蒸发”了一般。

所以，问题不是设备不好，是管设备的方法太原始。

我曾目睹一家公司, 行政部门的小妹每逢开会之前, 都得跑去三个不同的楼层寻觅投影仪。缘于没有人进行登记, 致使谁拿走使用完毕之后, 就随意放置在自己所在部门的柜子里头。最终无奈之下, 只能在群中大声叫嚷: “哪位瞧见我们的投影仪啦? 着急！”。

这场景，熟不熟？

会议室里头的资产, 最怕的便是那种“流动”, 这种“流动”, 在其流动之际是没有任何痕迹可寻的, 等到用完之后, 又不会归回到原本的位置。像投影仪、音响这类东西, 它们可不是什么小物件, 一旦丢失一个, 那损失可就是几千甚至上万。

此外, 不少公司所拥有的资产标签乃是以一张纸粘贴上去的, 经过两个月的时间便脱落了, 一旦脱落便不存在有人去认领的情况。在系统当中显示为“在库”状态, 然而实际上早就被他人搬回到家里去了。

别笑，真的很多公司在用纸质台账。

你得清楚这样一个实际情况, 行政工作者的关键绩效指标当中不存在“将资产管理到何种精细程度”这一项目。所有人都处于忙碌状态, 能够记住个大致情况已然算是不错的啦。

纸质台账存在的问题有三个, 其一, 更新不够及时, 设备出现损坏后无人进行备注；其二, 查询存在麻烦之处, 当你翻到第三页的时候才发现那台投影仪早在三个月之前就已经报废了；其三, 无法对历史进行追溯, 究竟是谁使用过, 维修过几次, 全都依靠记忆。

Exce稍好一些, 然而仅仅是“电子版纸台账”！数据呈静态属性, 若无人予以维护, 便会沦为无用表格。

很多人以为资产系统就是个登记工具。错。

真正的系统要解决三个问题：

首先, 资产所处位置究竟在哪? 并非询问于哪个部门, 而是要明确在哪个会议室之中, 被谁所使用着, 其状态究竟是好还是不好。能够进行实时定位, 通过扫码便可立即知晓。

其次, 流转存有痕迹, 从物品被领用, 到归还, 再到维修, 直至报废, 当中且每一步均需留存记录, 究竟是谁借走的, 又是何时归还的, 维修花费了多少钱, 这些情况清晰显著, 若出现物品超期未还的状况, 系统会自行予以提醒, 并不需你在后面紧着催促。

再说, 预警以及预测方面。音响到底使用了多久时长, 话筒电池处于怎样的状态, 投影灯泡剩余的寿命究竟还有多少——数据会告知给你“快要坏掉了, 准备进行更换”。并非是一直等到开会之际才突然出现故障状况。

这听起来复杂？其实操作起来，就是把手机掏出来扫码。

诸多公司, 一旦听闻“资产数字化”, 其首个反应即为采用RFID。标签价格高昂, 设备亦价格不菲, 且部署过程极为繁杂。

但会议室资产——尤其是音响投影这类——其实用二维码就够了。

把二维码张贴于设备之上, 以供使用之人扫描进行登记, 系统会遵照设定自动记录时间、地点以及人员相关信息, 小公司所拥有的几十台设备, 仅需一人花费半天时间便能够全部张贴完毕。

针对大公司, 或者是那些对安全有着较高要求的情况而言, 方可采用RFID。然而, 切莫在一开始便去追求那种高端大气上档次的效果, 而是要先让其运转起来, 之后再做考量。资产管理的核心点并非在于技术上的酷炫程度, 关键之处在于一致性, 即要将每一个设备都清晰地进行标记, 并且要保证每一次操作都存有相应的记录。

我计算过一笔账目, 一所处于中等规模状态的公司, 其会议室方面的资产大约为三十万, 要是管理呈现出混乱的状况, 那么每一年所产生的隐性损失大概处于5%至8%的范围, 也就是说损失额度在一万五到两万四这个区间。

损失是如何产生的呢, 是因设备丢失, 或是坏了却无人修理, 又或是购买了重复的, 还有闲置着占据空间等等情况, 这些并非引发一次大量资金流出, 属于逐次逐渐地漏掉的, 恰似水龙头未关严实, 每月心疼一回, 然而绝不会去思索为何水费会这般高昂。

应用了一套简约的资产管理系统, 头一年便能够将这些损耗降低至2%以内, 所节省下来的钱款足以为行政多加两个月的餐食补贴。

其实, 会议室资产系统的实质, 是使得设备去服务人, 并非人去伺候设备。

召开会议原本的目的是实现高效沟通, 然而最终却全都耗费在了调试相关设备之上。资产进行盘点原本半天时间便能够完成, 可是最终却翻觅箱柜耗费了一整天。设备开展维修原本一张工单就能够予以解决, 然而最终却依靠大声呼喊以及人情关系来处理过程。

你说，这些东西是不是早该变变了？

说起来不玄乎。

给你所有的投影仪贴上一个“身份标识”, 还要给音频设备以及传声器材贴上, 就连遥控器也不放过, 通通贴上“身份标识”。扫描这个标识, 就能知晓其全部信息, 比如型号、购买日期、维修记要, 以及物品所处位置、使用者是谁。

系统之中运行着几个流程, 分别是领用审批流程, 归还确认流程, 维修报修流程, 报废申请流程。每一个流程都会自动进行流转, 对于应该予以提醒的情况进行提醒, 对于应该加以记录的内容进行记录。

给你一个仪表盘, 它能呈现资产总数, 能显示在用数, 能体现闲置数, 能反映故障率, 能包含维修成本, 通过它一眼就能看穿所有会议室的家底。

就这么简单。

真切地讲, 会议室音响投影的管理事宜, 在表面上算得上是小问题, 可其背后所突显出来的, 却是企业针对“非核心资产”的态度。

你认为并非关键所在, 它却始终在彼处对你造成困扰。于每一回开会之际, 于每一次进行盘点之时, 于每一次设备出现故障的状况下, 均在耗费你的时间以及精力。

但如果你花了半天时间把它理顺了，后面一年都省心。

别等到下次领导开会，投影仪又坏了，才想起该搞个系统了。

那时候，大概又要背锅了。