分包工程款对账太乱？业财系统一键搞定对账难题

你有没有发现，分包单位的账，从来就没清楚过？

他们所发来这般单子, 其形式那真可谓是多种多样。有的时候是手写而成, 可字迹要么工整得很、要么潦草得很, 承载着工作内容的记录；有的时候是微信截图, 清晰地把相关的数据与信息给展示出来。更让人觉得离谱的是, 有人直接发过来一条语音说“这月干了多少多少, 你记一下”。面对这样的要求, 你要去记? 你凭借什么去记? 没有具体的文字说明, 没有规范的记录格式, 仅仅依靠此种简短的语音, 怎么能够准确无误地记录下来呢?

如此情形之下, 工作里的数据记录变得异常艰难, 仅靠手写单子, 有可能因字迹难以识别而产生差错, 微信截图虽说相对清晰, 然而也有可能存在信息不完整的状况, 那直接发来的语音, 更是致使记录难度增加, 你尝试去记, 可你凭借什么去记 , 既没有可靠的载体, 又没有明确的指示, 这般工作记录究竟要怎样持续开展下去?

曾几何时, 我们借助Excel去处理林林总总的事务, 可是呢, Excel这一工具, 只有那些实实在在对其进行过修改的人, 才深切知晓当中的情形, 比如说在平常日子里, 张三于今日改动了某个关键数字, 李四在明天增添了一个繁杂的公式, 王五于后天干脆将整个表格予以删除。这般这般, 等到月底开展对账工作之际, 压根没有谁能够清晰地晓得哪一个版本才是真实无误的。

更何况是那些跨越年度的项目, 去年所做的工作, 今年才开始核对账目, 谁还能记得当时单价究竟是多少, 当时具体是哪一份合同?

说白了，就是把“人治”变成“系统治”。

以前, 对账依靠人, 人容易出现错误, 容易忘却, 容易产生扯皮现象。如今, 对账借助系统, 每一笔数据, 都有来源之处, 都有去向之处, 都有时间标记。

我给你讲讲现在怎么用的。

分包单位进入场地后, 第一步要做签订合同这件事, 签好以的合同得直接录入系统。随后, 每日完成的工作, 不是待到月底才去上报, 而是实时上传。详细讲, 诸如完成了多少方混凝土浇筑、使用了多少吨钢筋以及投入了多少个工日这类数据, 在系统里都能够清晰且明确地展现出来。

在工程向前推进的进程里面, 分包单位的各项工作全都处在严格的监控范围之中。从合同签订开始之时起, 就是将其录入了系统, 目的是从而能够随时进行查阅以及管理这项进程的。每一天工作完成之后了时刻, 实时上传的数据是能够精准反映工程实际进度的。不管是混凝土的使用量方面、钢筋的消耗方面, 还是工日的统计方面, 系统都是可以精确记录为整个工程的有序推进进程提供有力支持以及保障的。

进行月底对账工作之际, 不是双方各自拿着Excel表格在那儿费劲儿地拼图式核对数据, 而是能于系统里借助简单的一键操作来达成比对。你提交的量和我们验收的量, 系统会自动开展精准匹配。哪怕一旦察觉存在不一致之处, 就会直接把它标红显示, 清晰易懂, 大幅提升了对账效率跟准确性。

争议肯定有，哪有没争议的工程。

往昔存在争议, 便需召开会议。甲方、乙方、分包方以及财务部门, 一同围坐展开扯皮。这般扯谈耗时一整天, 或许才能够解决一个数据。

如今系统当中存在着有争议的单子, 有哪一个数据是对不起来的, 那就直接于系统里给提出来, 与之相关的责任人是必定得回复的, 也是必定要确认的, 所有迹象都会留存记录, 谁都没法推诿逃避。

记忆尤为深刻的最畅快一回, 有一回, 一个分包老板持着电话讲, “我签了好字达成的单子你们居然不认”, 紧接着那刻, 我马上把系统之中的电子签章记录给调了出来, 白纸黑字清晰呈现, 转瞬之间他是一句话也讲不出来了。

哎说到这个我就来气。

曾经支付一笔工程款, 要历经多少繁杂流程呢? 首先项目经理要签字, 然后工程部得签字, 接着成本部需签字, 随后财务部会签字, 再之后副总来签字, 最后总经理进行签字, 像这样层层依次审批。然而有时领导在外地出差, 一个流程居然能停滞在那里长达一个月的时间。

现在呢？

在系统之中进行完账目核对, 金额不存在问题之时, 便会自行启动付款流程, 财务方面在见到数据确凿无疑、签字齐全完备之后, 便会径直实施付款, 速度快的情况下需要三天时间, 速度慢的情形下则需要一周时间。

分包的老板也不再催促了, 在每个月中固定的时间去查看系统就行, 钱有没有到账一眼就能清楚明白。

别以为上了系统就万事大吉。

我曾历经的堪称最为坑人的事儿, 是有人出现了数据录入有误的情形, 具体怎么回事儿呢, 本该是A分包负责的工程量, 却被错误地录入到了B分包名下, 等到对账那天, 结果很明显, A分包一分钱都没拿到应属于自己的款项, 而B分包却莫名其妙多出了几十万。

系统不会为你代劳思考之事, 它仅仅承担记录以及运算之责, 你录入怎样的内容, 它便输出那般的结果。

所以追根究底, 人与人所操作的系统之间, 存在着紧密的配合关联。系统发挥着关键作用，它让流程变得规范且有序排列, 数据达成了透明化的呈现状态, 以往易于产生扯皮推诿的状况也大幅削减。然而, 这并不表明人便可完全倚赖系统, 人依旧得具备高度的责任心, 要对各项事务予以仔细的核对, 还得认真地展开检查工作。

如今市面上存在着数量众多的业财系统, 每一个呈现出来的状态都是宣称自身具备非常厉害的程度。然而我的看法却是, 系统终究好不好用并非取决于演示的情况, 而是要依据实际存在的场景来进行判断。

你想象一下：

在月底的最后那一天, 所有的分包单位, 都于系统之中提交了对账单。你花费半小时的时间去审核一遍, 而后进行点击确认。接着系统会自动生成付款计划, 财务在第二天便开始着手安排付款。

以前忙一个月的活，现在半小时搞定。

这才是好系统该有的样子。

那关于分包对账这个事情, 往根儿上说, 它其实是一个涉及到信任的问题。然而, 信任可不是仅仅依靠人用嘴巴去表述就行的, 它得依靠系统来进行保障才行。

数据不会骗人，流程不会偏心，记录不会消失。

当你采用业财系统之后, 并且察觉到曾经那些令你头疼不已的对账单相关问题, 实际上压根不是难以处理的。阻碍之处并非在此, 而在于你心里面是否甘愿做出相应的变动呢?

反正我是变了。现在每个月最期待的就是对账日，因为——快啊。