钱花哪去了？公益单位标准化业财系统给你答案

638.公益事业单位标准化业财系统

钱花哪去了？公益单位标准化业财系统给你答案

真TMD烦。

我脑子每次每当走进公益单位那财务会议的场域之境, 就会蹦出这样的四个汉字。那些各式各样繁杂的报表, 不一而足的凭证, 林林总总的报销单, 它们堆叠累加起来, 竟能够当作城墙厚实之砖。你瞧你看, 我们分明是投身公益事业的, 钱究竟从何方辗转浮现而来, 又终将去往何处, 最终究竟还剩余多少, 然而结果呢结果呢? 财务方面与业务领域各自表述各话, 业务部门声称“项目急切急需钱财”, 财务部门却讲“预算尚未获得批准”, 双方就这样相互推诿扯皮, 恰似两个年幼孩童争抢糖果一般。

公益单位啊，钱是善款，每一分都带着捐赠人的信任。

可现状呢？

公益的账本，为什么总是乱？

上个月, 我结识了一位公益基金会项目主管, 此人姓王。他曾与我一同饮酒, 期间提及他们机构的一个助学项目, 该项目预算获批五十万, 然而财务系统显示仅支出三十万, 可业务系统进度却为百分百完工。当他就此询问财务时, 财务称“你那个尾款尚未报销, 系统内不计入支出”, 如此情况致使老王当场怒爆粗口, 质问项目已然结束, 钱却仍留账上, 这究竟算怎么回事?

这就是典型的信息孤岛。

针对业务系统而言, 不清楚钱究竟花在了哪里, 就财务系统来说, 不晓得事情完成得是怎样的状况。两边的数据并未进行对账, 完全依赖人工借助Excel来粘贴操作, 倘若对不上便加班熬夜去查找发票。实际上, 就是缺少一个统一的类似“翻译官”的存在。

标准化业财系统，到底是个什么玩意？

别被名字唬住，拆开看就仨字：标、准、化。

意味着你去开展一项差旅费用的报销事宜, 无论究竟是谁来填写相关单子, 所填写的项目名称、科目编码以及审批流程等方面, 全部都是同一模板体系, 绝对不会出现类似“张三填写‘交通费’, 李四填写‘路费’”这般杂乱的状况。所谓“化”这一概念, 即为实现业务板块与财务板块之间的相互贯通, 一旦业务开启立项程序, 预算便会自动扣除相应额度, 当项目产生费用支出时, 系统能够做到实时更新数据, 而无需等待月底进行账目核对才知晓资金已经消耗完毕。

说白了，就是让数据自己长腿跑。

公益性质的事业单位最惧怕的是什么呢? 惧怕的是审计。上级前来进行检查, 捐赠人产生质疑, 媒体予以曝光, 只要稍微有一个数字对不上, 那便会引发舆情危机。倘若拥有了标准化的业财系统, 你所做过的每一笔支出, 每一个项目的进度, 在系统里都清晰明了, 调出来便是确切的证据, 无疑对减少事业风险很有帮助。

给谁用的？不只是财务部的工具

很多人以为业财系统是财务部的专属工具，错了。

真正切实体验到极大便利的是业务部门, 以往开展项目时, 你若申请一笔款项, 需要填写五张表格, 寻求三个人签署名字, 等待两周时间进行审批, 如今在系统里启动流程, 预算能够自动实现匹配, 领导只需在手机上轻点一下, 钱瞬间就到账了, 再也不用跟在财务人员后面追问“哥, 我那笔款项什么时候能批下来啊”。

那么还有那些处于中层位置进行管理工作的人员, 最为头疼的事情便是到了每个月月底的时候撰写汇报, 业务方面所涉及的数据以及财务方面所具有的数据无法相互匹配一致, 于是仅仅能够凭借估摸去写出一个大致的情况, 如今系统能够自动生成报表, 关于项目已经花费了多少资金、还剩余多少资金、进展程度如何, 通过一张图表便能够全部看清楚明确。

别以为搞个软件就完事了

我得泼盆冷水。

许多单位启用了系统, 然而却运行不起来。这是为何呢? 原因在于数据未曾进行清洗, 流程也没有加以梳理, 并且员工的习惯依旧是原来那一套。实际上讲, 系统属于工具, 而关键之处在于人。你必须首要将业务流、资金流、审批流梳理清晰之后, 才能够往系统里面输入, 否则的话就如同给烂账披上了一层金色的外衣。

曾有一个公益组织被我见到, 顽固地推行标准化, 将报销流程由原本的五步改变成十五步, 致使员工抱怨声不断, 在系统上线三个月之后就废弃了。标准化并非是要让事情变得更为繁杂, 而是要使其运行更加高效。

未来的公益，拼的不是情怀，是管理

诸多年来, 公益行业因过多负面新闻而全然伤透了心, 诸如某红会事件, 某基金会挪用那本该用于善事的款项，致使众人一旦听闻“公益”此词便不禁皱起眉头, 那么究竟该如何去重建那份信任呢? 仅仅依靠发布声明是毫无用处的, 而是要有切实的数据来证实每一分钱都精准无误地花费在了关键之处。

标准化业财系统，就是公益组织的“透明铠甲”。

你所呈现的数据具备真实性, 流程处处符合规范, 账目清晰得很, 如此这般, 捐赠人才有胆量放心地把钱给予你。特别是其中那些进行大额捐赠的一方, 他们在财务方面比你懂得还要多, 倘若你系统状况糟糕透顶, 人家便会立刻转身离开。

最后说句掏心窝的话。

那所谓的公益可不是单纯去搞慈善作秀, 而是拿着他人的钱财去操办关于别人事项的行为。能够守住这样一份信任, 其重要程度是远超其他任何事物的。至于标准化业财系统, 它就是你手中所握那么一把最为坚硬的开启相关事务的钥匙。

别让管理漏洞，辜负了善意。