821.BPM资产异动审批引擎
我恨死审批了，直到遇上这个“资产异动”救星
真的，我恨审批。
不是那种“嗯, 好像有点麻烦”的恨意, 而是那种, 你在半夜两点的时候, 一直盯着电脑, 眼睛都快要看瞎了, 办公自动化系统里居然还有二十个流程等待着你去点击“同意”, 然而当你点击完成之后, 却发现有一项固定资产已经被搬走了, 可是系统对此根本毫无知晓。你说, 这能不气人吗?
我猜你也在经历这种事。
资产去哪儿了？没人知道
公司里最魔幻的事，就是资产管理。
上周时, 一台笔记本, 它在上个月的时候, 还正处于张三的手中, 然而就在这周的时间, 它却忽然出现在了李四的桌上。那么, 在此期间倒底发生了什么状况呢? 根本就没有人能够知晓。在系统里面, 它所显示的名字依旧还是张三的, 可实际上张三此时已然离职两个月之久了。
这就是资产异动。
它仿若幽灵一般, 于你公司之内来回穿梭, 既无人经手, 亦无人审批, 更无人记录, 直至年底进行盘点之时, 财务小姐姐的脸庞犹如青菜一般泛绿。
但问题来了——你总不能搬个椅子都要审批吧？那也太操蛋了。
所以，需要的是“异动审批”，不是“动一下就要批”。
什么是821.BPM资产异动审批引擎
名字挺长的，对吧？
但说白了，它就是个懂你的审批机器人。
它并非是那种呈现为“填表, 提交, 而后等待三天, 接着被退回, 随后再次填表, 再度等待三天”这般陈旧模式的事物。它具备聪明之处在于, 它能够明确知晓何时应当严格, 何时应当宽松。
假设存在这样一种情况, 有一台服务器, 它原本处于机房A, 之后被转移到了机房B。像这样的一种变动情况, 它会自行引发审批流程, 原因在于其涉及到IT资产范畴, 并且与安全方面存在关联。
就只是一把椅子, 要从三楼搬到四楼, 它却全然不管, 仅仅是发个通知给行政部门, 如此便算完事儿了。
这便是“异动审批”的关键要义, 并非所有的变动都需进行核准, 而是对于应当予以核准的予以核准, 对于不应当予以核准的别来烦扰我。
为什么你总在审批里溺水
我观察过。
不少公司的审批手续进程情况那样, 彷佛处于青春期阶段的男性的衣橱一般, 看上去好像有着分类, 然而实际上一旦将其打开之后, 所有的衣物都是杂乱地堆叠相互在一起。
在同一个池子里, 有固定资产, 有低值易耗, 还有IT设备以及办公用品, 等等。其结果呈现为, 购买一张打印纸, 需要经过三级审批呢, 然而价值几十万的设备被搬走了, 却没有人知晓。
这不是审批，这是行为艺术。
821.BPM的逻辑呈现出相反的走向, 它首先界定“何种事物的变动有待予以关注”, 接着依据资产的类别、价值、所属部门以及位置的变动情况, 自动实现审批层级的匹配。
它不是让你填更多表，而是让你少填表，填对表。
那些让人崩溃的瞬间
我采访过几个行政朋友。她们跟我说过最扎心的话：
“最怕老板说‘那个东西呢？’——我哪知道那个东西呢？”
在进行盘点之际, 察觉到有一台投影仪于仓库之中放置了三年时间, 既没有被人使用, 也没有受到任何人的管理。
有个同事, 结束工作关系离开了, 返回归还的电脑却是存在故障的, 然而系统里面显示的状态依旧是处于能够正常使用的情况。
这些问题，不是人的问题，是流程的问题。
你绝无可能使得行政部门的年轻女性每日都手持小本子前往每一个工位的电脑处, 那实在是太过缺乏人道精神了。
你需要的是——资产自己会说话。
资产自己会“报警”
这才是821.BPM最牛的地方。
它并非是等待人来填写异动单, 而是借助系统相互间的数据进行比对, 进而自动发觉异动。
打个比方, 门禁系统呈现出, 某一台设备于凌晨三点之际被搬离出大楼。然而, 它并不存在与之相对应的资产出库记录。行, 系统自行生成一个标注为“疑似资产异动”的审批单, 推送至相关的负责人那里。
另外举例来说: 有个员工的工位发生了更换, 然而资产系统却并未进行更新。在HR系统之中显示出他已然更换了部门。系统会自动开展比对工作, 结果发现他的电脑依旧在原部门的名下。进而触发了异动审批流程。
这便是“资产异动审批引擎”所蕴含的真切意义, 它并非对“动”进行审批, 而是针对“异常”予以审批。
别让审批变成表演
我见过太多公司，审批流搞得很复杂，但实际没人看。
就好比, 资产进行报废处理时, 需要七个领导依次签字, 然而, 排在最后签字的那位领导, 压根儿就不清楚这笔资产究竟是什么模样, 他仅仅只是查看了一下上面写着的“同意”这两个字眼, 像这样的审批方式, 除了会造成时间的白白浪费之外, 还能有什么别的意义呢?
821.BPM的做法是：谁有管理责任，谁来审。
归属资产的部门一方的负责人属于第一责任担当者, 当资产价值超出一定额度的时候, 财务方面就会参与进来, 要是涉及到跨部门进行资产调拨的情况, 那么就得由双方部门的负责人予以确认, 除此之外如若没有关联的其他情况, 那么都不需要进行签字处理。
不是每个人都需要的，就不应该出现在流程里。
我变了，我成审批狂魔了？
说实话，用了这套逻辑之后，我反而开始喜欢审批了。
并非是由于审批数量的降低（尽管实际上数量真的减少了）, 而是因为——它为我节省了诸多用于争执乃至互相指责等行为模式所耗费的时间。
之前: “究竟是哪个把这个设备给搬走了? ” “我不清楚。” “那你又是基于什么原因签字同意的? ” “我瞧见是领导有批示, 所以我也就跟着批了。”……
此刻, 系统向我传达, 该设备由A部门调配至B部门, 调配缘由为业务调整, 审批者乃双方部门负责人。明确, 透彻, 无人可推诿责任。
最后说句扎心的
很多时候，我们不是不想管好资产，是被现有的流程逼得管不好。
那些繁杂琐碎的审批，那混乱不堪毫无条理的记录, 且责任界定含混不清的状况——并非是你的过错, 而是工具本身所存在的问题。
821.BPM资产异动审批引擎, 实际上做了一件事, 这件事就是, 令资产呈现人那般的状态, 拥有了“户口”。资产进行搬家操作时需要实行登记, 资产进行借出操作时需要留下痕迹, 资产进行报废操作时需要将户头注销。
听起来很简单，对吧？
但就是这件简单的事，99%的公司没做好。
你说，这怪谁呢？
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