1033.业财成本同步项目管控系统
业财撕扯了三年，我终于靠这套系统睡了个整觉
先来讲讲结论, 这个东西并非是什么神奇的灵丹妙药, 它仅仅只是一个扳手而已。然而你需要清楚, 当扳手拧到正确的位置时, 机器就不会再抖动了。
我们所在的公司是做项目制的, 以往财务有着一套账目, 业务是一套报表, 成本方面又另行弄出一套Excel，存在三套数据。这三套数据分别出自三个不同的部门, 有着三种不一样的说法。到了月底开会的时候, 老板愤怒地拍着桌子询问这个月究竟赚了多少。业务表示赚了, 财务却称亏了, 成本则说别来问我, 我根本算不清楚。于是会议室里瞬间吵得如同沸腾的一锅粥, 而我就在旁边看着, 心里暗自想着, 这家公司能够存活到如今, 完全是依靠着大家都有着大嗓门。
然后实在是承受不住了, 并非是老板承受不住, 而是我承受不住。每一回进行对账的时候都需加班直至凌晨, 然而对出来的数目却他妈对不上。业务表示材料价格上涨了, 财务称预算未获批, 成本宣称你们谁都未曾跟我说过要进行变更。三个人有着三种不同的委屈, 最终全都变成了我的责任。
业财成本到底为啥对不上账？
说穿了就一个事，时间差。
业务方面签订了合同, 便认为钱款已到手。财务却表示发票未开具, 所以不能确认收入。成本则称材料都已进场, 可你们倒是把单子给我呀。每个人都在自身设定的时间线上奔走, 且奔跑的方向还都各不相同。
有一回, 我遇见堪称极其离谱的状况, 项目已顺遂完成验收流程, 成本方面却还有着两笔采购单尚未录入系统。财务当时查看利润表, 惊讶地发现利润率高达百分之四十五, 这一数据令老板满心欢喜, 马上就在当天发放了奖金。然而在下个月, 成本补录工作完成之后, 利润率竟直接大幅下降如同被砍去一半。奖金最终倒是没有要求退还, 可是老板看向我的眼神, 就好似把我看作骗子的那种眼神。
同步到底同步的是啥？
不是数据，是节奏。
目前我所使用的, 为泛微 e 启营中的那套业财成本同步项目管控系统, 实际上呢, 其作用就是促使三个不同的群体, 能够按照同一个节拍器的节奏来行动。具体表现在, 当业务部门签订完合同之后, 成本部门能够自动获取到预估的料工费数据。而当财务部门批复预算之后, 业务部门便能立刻知晓自身可支配的费用额度。另外, 一旦成本部门录入了实际支出情况, 财务部门的账本在当天就会更新相关数据。
听起来简单吧？但就这个"当天"，我他妈等了三年。
以往是在月底进行对账, 往后变更为周报, 再往后又改成日报。如今可好, 系统当中全都是实时的, 任何人都别妄图藏着或者掖着。倘若业务想要虚报费用, 成本那边采购单一核对就会暴露真相。要是财务想要压制成本而不予以确认, 系统里支出都悬挂在那里, 即便你不确认最终也势必得确认。
这套系统到底咋用的？
说实在的, 在刚开始让系统上线之际, 业务部分那儿抵触情绪极为强烈, 认为是财务方面要来对他们进行监督管控的。我讲他们想错了, 这个东西实际上是给他们当作防护工具的。
以往的时候, 业务人员上报一份变更单, 那是需要去走流程的, 之后还要等候审批, 等待到让人感觉到花儿都已经凋谢那般漫长。如今呢, 在系统里面直接提交就可以, 成本那里能够立刻看到所产生的影响, 财务那边也能够马上计算出需要追加的预算数额。既不用等待开会的这个过程, 也不用等候邮件回复这种情况, 更无谓去等待领导心情处于良好状态的时候。
一开始在成本方向的年纪较大且经验丰富的师傅并不愿意, 声称这个系统太过刻板, 比不上Excel具有灵活性。我表示你所说的Excel灵活性是有, 可是上月的数据直至如今都未给予我, 依照你的理解来看这能称作灵活吗? 随后他们察觉到, 在系统里录入一回, 后续所有的报表便会自行生成, 再也不需要在月底时熬夜去制作报表了。当下他们表现得比任何人都要积极。
用了一年多，到底有啥变化？
最直观的，吵架少了。
并不是大家的素质有所提升了, 而是没有争吵的缘由了。数据就那样放置着, 谁都无需妄想推卸责任。业务方面称成本超出了, 系统之中显示变更单是你签署的名字。成本方面讲预算不足, 系统之中显示你在报价之际就报得过低了。财务方面说利润并不如意, 系统之中显示有一笔款项客户拖延了三个月都未曾支付。
当今老板于开会之际, 当前已不再拍击桌子, 而是径直进行投屏来查看数据, 究竟哪一个项目能够获取利润, 哪一个项目会出现亏损, 情况清晰呈现, 毫无暗藏不明之处, 对于出现亏损的那个项目, 也无需再进行推诿扯皮, 而是直接去查看究竟是其中哪一个环节产生了错误。
有一种情况是, 我终于不必凌晨时分去进行账目核对了。上次组织团体活动, 我竟然能够自始至终参与其中, 没有怀揣着电脑蹲在僻静角落敲击键盘。同事们都询问我是不是更换了职位, 我回应说并非如此, 而是换了一种思维大脑模式, 脑袋不一样了。
上系统有啥坑要避？
别想着一步到位。
彼时我们也险些遭遇翻车状况, 起初秉持着要将全部历史数据予以导进的想法去做, 结果历经三个星期开展该工作, 那数据处于紊乱状态依旧未得到改善。而后果断地选择推翻原有操作并重新开启, 从全新的项目着手运行, 待运行顺畅之后再逐步把老项目的数据迁移进去。
另外就是, 不要期望系统能够处理所有的问题, 它仅仅是一个工具, 能够将账目计算清晰, 能够把流程梳理顺畅, 然而真正从事工作的仍旧是人。要是业务方面故意不录入单据, 即便系统再厉害也是毫无用处的。所以呢, 在引入系统之前, 要先把人的问题给解决掉句号。
再者额外讲一句, 这套系统归属泛微e启营那方, 我们那时也对好几家做了比较, 最终选定了这个, 主要缘由在于其具备的灵活度。其他的系统皆是固定流程, 这个却能够依照我们公司的实际情形予以调整。倘若你也存在类似的需求, 能够去找他们的创始人海总交流一番。别的暂且不提, 此人颇为实在, 不像有些销售人员, 吹嘘得极为夸张, 实际落实却全是问题。
反正, 如今我是能够睡上一整个安稳觉了。关于业财成本那些繁杂琐碎之事, 终于不用依靠人力去填补漏洞了。要是你也被这件事情百般折磨, 觉得极为够呛, 不妨尝试一下这个办法。但是要记住, 系统是没有灵活变通能力的、固定不变的, 而人是具有主观能动性、灵活多变的, 千万别期望仅仅安装一个系统就能永远安逸、毫无担忧。该进行严密盯梢的仍旧需要去盯梢, 该加以妥善管理的仍旧需要去管理。只是, 不再需要像以往那样疲惫劳累了。
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