589.药品效期联动BPM流程
药品效期管不好，BPM来帮你！这套流程真香
讲真的, 每一回瞅见药房里头那些因过期而被丢弃的药品, 内心着实蛮不是个愉快的感觉的。
一是企业实实在在以真金白银形式存在的损失, 二是倘若这药物不小心流入到患者手中的情况, 光是想想就让人内心充满后怕之情。
许多同行持续性地聚焦于药品管理关联之事, 当中存在两个主旨疑惑屡次被提及, 究竟借助何种方式才能够通过系统且具备规范性的手段管好各类药品的有效期限, 还有哪些真切可行的举措能够使得那些快要到达有效期限的临期药品不会再悄无声息地呈现被浪费的状况?
这两个问题, 戳中了不少, 从事医药相关工作的人员, 在日常管理方面的痛点, 因为有效期管理, 直接关联着药品质量, 以及成本控制、资源利用, 要是能够找到清晰的, 可操作的解决路径, 那么就能帮大家, 解决不少在实际工作里的麻烦。
聊聊这个话题, 今天, 说说我们怎样运用BPM流程, 去解决这个老大难问题的。
药品效期管理有什么难点
很多人以为，管好效期不就是看看保质期嘛。
其实没那么简单。
琢磨琢磨, 有一家属于中型规模的医药公司, 它所涉及到的药品SKU数量常常在跨度方面极为可观, 数量少的时候会有几千种之多, 数量多的时候能够达到上万种, 每一批次的药品都具备各自清晰明确的有效期。存在一些销量不太理想的药品, 会长时间滞留在仓库里头的角落位置, 有时一放便是满打满算的半年时间都没有出现被调拨以及销售的任何动静。
待相关工作人员记起需去核查库存, 排查效期之际, 这些滞销药品早已越过规定有效期时限, 无法再正常投放至市场了。
变得更加麻烦的是, 不同批次的药品, 哪怕仅仅是包装上的品名完全相同, 对应的有效期也有可能存在着差异, 这样的细微差别很容易被忽略掉, 进而对药品的合理使用产生影响。
一项称为先进先出的管理原则, 听闻是那般简易明了, 然而在真实的操作进程里, 却完完全全需要借助人工予以记忆以及 Excel 表去进行仔细核对, 即使只是稍有一点儿疏忽, 便极有可能发生药品过期而致使积压的状况。
反倒Excel表格所存在的问题在于, 它会出现过期这种情况, 噢, 错了, 是数据会变得过时。
今天才刚完成那经过系统录入的、有关库存的信息, 然而到了第二天, 就呈现出已卖出了两箱货品这样的情况。等到月末去做那实物盘点的时候, 才能够察觉到有好几批次的药品已然已经临近效期, 可是在这个时候再想去采取补救措施, 却已经是错过了最佳的处理时机。
BPM流程怎么帮上忙
BPM，简单说就是业务流程管理。
我们做的，就是把药品效期管理这件事，变成一条自动化的流程。
不是靠人盯着表格看，而是系统自己跑起来。
具体来说，是这样的：
在一批药纳入库存阶段, 系统会对其有效期予以记录, 随后, 于临近临界点之际, 预警将被自动触发。
当药品距离效期还剩下正好6个月这个时间那一刻。系统就会自动化地朝着采购部门去传出提醒通知。
药品这批, 存在着无法售罄的可能性, 建议通过开展促销活动的方式处理, 或是通过调拨到其他有需求的门店这种方式来处理呢。
距离效期还有3个月，通知就升级到更高层级。
再往前，快过期了，系统会直接锁定这批货，不让它继续销售。
这样一圈下来，人为的疏忽就少了很多。
当然，这套流程不是上线了就完事了。
我们踩了不少坑。
在最初始之时, 系统所设定的药品临期警报太过敏锐, 仅仅才抵达三个月的临期药龄，系统便已然开启每日推送提示, 这般消息每日都致使采购部不断地回复并核查。
处于此种连绵不止的通知状况下, 采购部门最后只能无奈选取将这个预警功能予以关闭, 从而避开频繁去处理重复性消息所带来的困扰。
后边我们对预警机制的阈值设定标准做了优化, 不再采用先前的固定规则, 而是依照药品的实际销售速度进行动态确立。针对销速快、近期出货量平稳且能够快速补充库存的药品, 预警触发的时间节点能够适当往后延迟；对于销速偏慢、库存周转周期较长的药品, 就需要提前设定提醒, 防止出现积压或者缺货的情形。
这样才比较合理。
效果怎么样，说实话
上线半年多，数据还是可以拿出来晒晒的。
其一, 由商品过期所引发的损耗量于比较之前明显降低, 大概降低了40%。此下降幅度超越了预先的期望, 毕竟过往针对那些已经超过期限并且有数量规定限制的好多商品, 累积下来造成的损失曾经也是一笔数额不算小的支出。
第二点呢, 是员工的工作量事实上减轻了。以往每到月底的时候, 仓库相关的人员都得抽出时间来进行全盘库存核对, 要认真细致地梳理出全部临近效期的货品, 接着逐个去拨打销售端的电话, 一个一个地询问能不能对这些快要过期的货物进行处理。
现今, 因有系统予以支持, 会自动将对应任务生成并推送过来, 大家只需于待办事项列表里点击确认, 即可完成相关操作, 无需再如往昔那般耗费诸多时间与极为庞大的精力去逐个沟通核对。
其三, 于合规性范畴内, 具备了更为可靠稳定的保障条件。当进行药监有关的各项查看检验之时, 我们能够毫无遗漏地完整呈现出对应进程的各式各样的记录档案材料。
那些记录, 可以直接地展现出, 我们成功搭建起了, 一套完备周全的效期管理机制。
不过说实话，也不是所有问题都解决了。
入职好些年头的部分老员工, 对公司新启用上线的管理系统一直不习惯, 老是想着凭借自身的脑子去记清楚每类事情项目, 不愿意在那个系统里去同步相关资讯信息, 某次, 一位担当药品管理工作的仓库方面主管, 由于没有留意到系统上面所发布的出库提醒通知, 致使一批原本应该按照期限发出的药品超出了规定设定的出库时间限制, 最终被顾客进行投诉了。
这个看起来不怎么起眼的疏忽之举, 不只给仓库那次月度考核造成了些影响, 也致使那位老员工察觉到, 长久以来靠自身记忆的工作方式, 在新降临的管理体系范畴内已不再行得通了, 不得不逐步慢慢去适应用系统来辅助日常工作的这种方式才行。
后来我们加强了培训，也把这套流程做进了绩效考核里。
慢慢地，大家就开始接受这种方式了。
给同行的一点建议
如果你也在考虑做类似的事，几点心得分享下：
别一次性搞太复杂。先把最核心的预警逻辑跑通，再慢慢加功能。
一定要和业务部门商量好阈值。系统只是工具，判断标准得靠人。
当流程上线以后, 应当多多去收集反馈。你将会发觉, 诸多你认为不合理的地方, 一线的员工反倒有着自己的看法。
别指望一劳永逸。业务在变，流程也得跟着调整。
药品效期这事儿，真的值得花心思。
不仅是为了省钱，更是为了安全。
从事这一行业时间久了, 就能够领悟到, 那些肉眼无法瞧见的风险, 通常才是最为重大的成本。
最新评论