建档建到头秃？这个工具让我凌晨三点准时走人，财务姐妹都哭了

你可能觉得不就是填个表嘛，能有多难？

在诸多公司之中, 我进行过调研, 向那些公司里的财务人员询问, 向采购人员询问, 还向行政人员询问, 问的是你们最为厌烦的事情是什么。几乎所有被询问的人都宣称——档案的建立。

尤其是供应商建档，真的能把人逼疯。

你究竟要去收集些什么呢 , 是营业执照 , 还是税务登记证? 亦或是银行账户信息呢? 还有联系人 , 以及联系方式? 开票信息 , 资质证书 , 经营范围 , 注册地址 , 实际经营地址? 等等哦 , 另外还有那些奇奇怪怪的补充材料 , 每个供应商都存在差异 , 有的要求提供发票信息 , 有的要求送去审计报告 , 有的居然还索要法人身份证复印件。

更为可怕的情形是, 这些信息是不可以出现差错的。只要出现一个字的错误, 那么后续的付款环节、开票环节以及对账环节都会完全打乱顺序。

随后你需要于系统当中进行一次填写, 或者导出一份表格, 接着展开审核, 而后做出修改, 随后进行确认, 接着予以提交, 继而遭致被驳回情况, 最后再次修改, 再次提交……

循环往复，永无止境。

我竟往昔存有一位供应商, 单子内书写的公司住址为“北京市朝阳区xxx路xxx号”, 然而人家实际所处之地在“北京市大兴区yyy街yyy号”。你可相信? 两处地址相差三十多公里, 我着实耗费两个小时予以核对, 最终发觉人家营业执照所记录的正是此地址, 仅仅是他们惯常提及另一个。

这种小事天天都有，你能怎么办？认了吧。

说真的，在我遇到这个工具之前，我以为这就是命。

每一个人, 都必然要历经这么一个阶段, 起始于手动去构建档案, 而后逐步地娴熟起来, 接着渐渐将套路牢记于心, 最终缓缓演进成为一个资深的“档案建立高手”。

后来我遇到了977资产供应商自动建档工具。

起初的时候, 我同样心存质疑, 一个工具究竟能够解决什么样的问题? 难道不就是把Excel表格导入进去, 接着自动填充系统而已吗? 它又能够有多神奇?

但我错了，大错特错。

能让我感到极为震撼的这个工具, 其令人震撼之处并非在于它速度快得以惊人——确实具备很快的速度, 对于一个供应商, 区区三秒钟就能迅速搞定, 相较于我个人手动操作耗时十分钟而言要快得多——关键在于它能够真切地明白你内心所思考的内容。

若你上传营业执照, 它能够自行识别, 进而自动提取统一社会信用代码、公司名称、法人、注册资本、成立日期、经营范围、注册地址等信息。并且, 它会依据你的配置, 自行判断哪些字段是必须填写的, 哪些是能够跳过的, 哪些是需要再次确认的。

堪称一绝的是, 它具有能自动关联历史记录的特性。倘若你先前已然建立过这个供应商, 它便会径直告知你“此供应商已存在”, 随后将你引领至原先的档案页面, 询问你是否需要进行更新。你无需再于系统里四处搜寻查找, 更加不必担忧会出现重复建档的情况。

我第一次用的时候，手都在抖。

并非是由于紧张, 而是因为我陡然察觉到, 原来建立档案这件事情, 居然能够如此轻易地达成。

说实话，我以前的生活是这样的：

在早上九点抵达公司, 先是着手处理邮件事项, 接着开启ERP系统, 而后着手展开建档工作。于上午持续进行建档操作, 下午依旧是持续建档。存在某些时候, 需要对之前所填单子予以修改, 又存在某些时候, 要补充相关材料。中午就餐期间, 脑海里还在思索哪个字段填写有误, 晚上回到家躺在床上, 仍在反反复复回想今日已建档的数量, 以及还有几个尚未完成建档标点符号。

这周的休息日? 这周的休息日同样得去应对那种刻不容缓的建立档案的需求, 提供货物或服务的商家称要赶忙完成合同, 你务必要加快速度把档案妥善处理好。

用了977之后，我的生活变成了这样：

早上九点抵达公司, 接着冲泡一杯咖啡, 随后开启工具, 再把某些材料放置进去, 此后就能径直去参加早会了。待到中午用餐那会儿, 工具已提前完成这一日安排的任务。要是下午碰巧有空闲时间, 那么就瞅一眼报告, 核查确认不存在异常状况, 之后再接着去动手做别的事情。

下班？五点准时走。

周末？完全不想工作的事。

这工具无疑实实在在地改变了我的人生走向, 我毫不夸张这么讲。升了职加了薪非因这个, 更关键的是 , 我终于得以拥有时间去好好生活过日子那般过日子了。

之前我下班后仅仅会刷手机, 是由于过度疲惫, 就连具备思考的力气都未曾拥有。当下我会去看书, 会去跑步, 会去学习新的事物, 会去陪伴家人。我的精神状态改善了诸多, 头发掉落的状况也不怎么明显了。

这听起来很凡尔赛，但真的是事实。

并非指唯有特定的那类人才能够使用, 然而, 依据我所亲身接触过的状况而言, 下述的这几类人在使用之时会产生尤其畅快的感受:

首先, 是财务部门的那些朋友, 你们可是建档的主要力量, 你们所经历的痛苦我是最为了解的。以往的时候, 你们得耗费大量的时间去处理这些繁杂琐碎之事, 如今, 能够把这些时间应用到更具价值的事务上面, 像是进行数据分析, 开展预算管控, 实施成本优化这些事儿。

再来便是采购部门 , 他们常常得跟供应商有往来 , 偶尔碰到供应商急于签约 , 而你这边档案尚未建好 , 致使双方都处于尴尬境地 , 使用工具之后 , 你能够迅速搞定建档之事 , 从而让客户感受到那种专业高效的服务。

还有行政部门, 以及综合管理部门。有些公司会将供应商管理置于行政之下, 你们同样面临着相同的问题。工具能帮你们解决这些问题, 从而让你们的工作更具价值。

要是身为老板或者管理者, 那你同样能够从这个工具当中获取益处。你无需亲自去进行操作, 然而你所见到的是, 团队效率实现了提升, 错误率出现了降低, 员工满意度达成了提高。而这些可全都是实实在在的业绩呢。

这是我被问得最多的问题。

答案是：不复杂。

曾有众多人, 起初存有顾虑, 忧虑学习成本过高, 担忧系统太过繁杂, 害怕自身学不会。然而我要告知你, 该工具的设计初衷实则为“傻瓜式操作”, 只要你拥有电脑基础, 会运用鼠标, 会进行文件传输, 便完全能够上手。

基本流程是这样的：

开端的第一步, 着手准备相关的材料。将你筹备要进行建档操作的供应商材料予以整理妥当, 其可以是PDF格式的, 也能够是以图案面目展现的图片, 甚至连Excel表格的形式也是完全行得通的。并不需要格式达到多么十足完美的程度, 因为工具是会进行自动识别的。

这是操作的第二步内容是进行上传, 要先将工具开启, 接着去选择其中的供应商建档模块, 随后把相关材料拖动进去, 这项操作支持批量上传, 一次能够处理几十家, 甚至可以处理上百家。

第三步, 进入等待识别阶段, 工具会于几秒钟之内完成信息提取工作, 你只需做等待这一动作即可。

步入第四步, 需做确认并予以补充, 系统会将识别出的信息呈现给你, 你要核查一下有无错误, 要是存在遗漏的字段, 能够手动去补充, 此步骤迅速, 通常几分钟即可完成。

第五步, 进行提交建档操作。在确认之后点击提交按钮, 系统会于ERP或者其他管理平台当中自动创建档案。此时你将会收到反馈信息, 它会告知你建档究竟是成功了还是未曾成功, 要是失败了, 还会告诉你导致失败的原因, 以此方便你去进行修改。

全程之中, 单一供应商所需时长大概为三至五分钟, 其速度比你亲自手动操作快十余倍有余。

并且, 你使用的频次越高, 你对那个工具便愈发熟悉, 其速度自然而然也就越快。偶尔的时候, 就连瞟都不用瞟一眼, 仅仅闭着双眼就能进行完一系列操作的事情。

当然有，任何工具都不是万能的。

材料清晰度着实关键, 要是你所上传的营业执照模糊得难以辨认, 那工具极有可能识别不出甚或识别有误, 故而建议于上传之前, 核查一番照片是否清晰, 文字有无完整。

个性化的字段配置, 不同公司的建档要求存有差异, 有的公司需要额外的一些字段, 而有的公司则不需要某些特定的字段, 工具一般是支持自定义配置的, 你依照个人需求来进行调整, 建议开端便花费些许时间将其设置妥当, 往后会省事许多。

再有, 是历史数据在作迁转。要是你先前于系统当中已然构建了数量不菲的供应商档案, 不过其格式并不规范, 而且此信息并不完备, 那你能够思索借助工具来再次予以梳理一番。这并非是绝对必要的, 然而要是你身怀时间, 如此作为会使得你所拥有的数据质量获得极大程度的提升。

权限方面以及安全相关问题, 供应商所提供的信息归属于敏感类型的数据范畴, 这其中涉及到商业机密内容, 要保证工具在使用时权限得到恰当控制, 不能使得那些没有必要接触这些数据的人接触到它们。

我不清楚你现如今呢建档工作处于何种状况, 不过, 我推测, 你想来也亦是相当累的。

每日当面一大堆表格, 填不尽的字段, 对不尽的数字, 改不尽的差错。有时明明已然极为小心了, 依旧会出现错误, 随后被退回, 再度重来。

这种感觉真的很绝望。

但我相信，你可以摆脱这种状态。

977资产供应商自动建档工具并非具有神奇魔力的事物, 它没办法将所有问题都办妥。然而它的确能够使一大半的问题得到解决, 让你脱离开繁杂琐细的重复性劳动, 进而去从事一些更具价值的事务。

作此文本我绝非意在进行推销之举, 仅仅心欲分享自身诚恳经历, 鉴于往昔我本就是那于凌晨两点之际还在着手建立文档之人, 于是明白其中所具的疲惫之感与无力之状。

倘若你也正历经着同样的那种痛苦，不妨去尝试一下这个工具, 说不定它能够助力你找回些许生活的尊严。

至少，能帮你保住你的头发。