跨部门干活像渡劫？这个平台让我终于能按时下班了

我们公司的跨部门协作，说难听点就是一盘散沙。

需求出现了, 没有人清楚该去寻觅谁。在群里@了好些人, 却如石沉大海般毫无回应。拨打座机过去, 那头讲“这并非我所承担的”。再度问询, 陷入沉默。而后便只能屡次在各个群里不断询问, 仿若一个滑稽的弄臣追随着一个永远难以追到得到的解答。

更加令人绝望的是, 在任务被分配完毕之后, 你完全不清楚进度情况。催促一回, 对方宣称“正在做着了”。再次进行催促, 对方表示“快要完成了”。一个月之后, 你对其进行询问, 他声称“或许还需要一段时长”。

什么叫做"一些时间"？

我并不清楚你们公司状况是否如此，反正我们这边确实这般, 存在这样的情况, 每个部门都有着自身自成一套的工作流程, 它们相互之间甚至找不到哪怕一句沟通相通的话语, 技术部表示“排期需维持两周”, 市场部宣称“客户截止到下周便有需求”, 产品部强调“这个的优先级相当高”。

然后大家就坐在一起开会，吵来吵去，最后谁的声音大谁有理。

我受够了。真的受够了。

说出来你可能不信，我们公司曾经有过一个表格。

一种Excel表格, 记录着每个部门所做任务, 记录着谁在负责, 记录着预计何时完成。看上去挺正规的, 是不是?

那结果究竟如何呢? 躺在共享文件夹里的表格, 自始至终都未曾有被更新的情况发生。其原因在于, 负责更新表格的那些人员缺乏去更新的动力, 这是由于他们各自有着要承担的关键绩效指标, 有着属于自己需要去参加的会议, 还有着自身的一连串事务亟待处理。

你让他们更新一个表格？他们只会觉得你在给他们找麻烦。

然后更为糟糕的却是, 这个表格当属分部门的情况。A工作部门存在A工作部门的表格, B工作部门存在B工作部门的表格。那两个表格相互之间不存在任何关联的。你想要瞅见一个项目的完整进展程度吗? 这是绝不可能是这样的。你需要逐个对各个部门去进行询问, 之后再拼凑出一个相应的答案来的。

某一回, 我因要追踪一个需求的进展情况, 耗费了足足两天时间。两天！仅仅是为了弄明白这个需求当下处于何种进度阶段。这究竟算个什么效率? 这简直太糟糕了这效率。

存在更离奇怪诞的事情。部分任务明显已然出现延期状况, 然而在各个不同部门那儿, 它仍旧呈现出一种“正常开展”的态势。何以如此呢? 原因是没有哪个人意欲去承认任务延误这件事本身。承认任务延期这一情况表明你得直面那种压力, 表明你会遭受责任追究, 表明你的工作绩效极有可能受到负面干扰影响。

所以大家都选择性地视而不见。

直到我遇到了这个东西。

方才之际, 我内心的态度是抵触的。每当公司推出一款全新的系统之时, 我的脑海当中便回频繁浮现这样的念头: “怎么又搞这个? 我的工作负担又要加重了。”在上次引入那个项目管理平台的时候, 致使我耗费了整整三个小时去填写形形色色的字段, 可最终却惊异地发觉, 真正使用它的人员少之又少。

但是这个不一样。

它没有繁杂花哨无用的功能, 仅存在一件事情, 即要精准清晰地分配好任务。明确谁负责去做, 明确完成什么事务, 知晓要在何时达成, 清楚所需动用哪些资源, 统统都要条理分明。

最让我感动的是，它可以跨部门看到进度。

以前, 我要是想要着手追踪一个跨部门的项目, 那就必须得在各个系统的后台来来回回地进行切换, 而且还得去拉群来确认相关的情况。现在呢, 只需打开这个平台, 所有的信息便都能够清晰明了地呈现出来了。到底是哪个环节出现了卡顿的状况, 又是谁在进行拖延, 以及资源是不是充足, 这些情况竟全都可以看到了。

这感觉就像……你终于有了上帝视角。

诚实而言, 在市面上存在着诸多相似的工具, 其中像飞书, 钉钉, 企业微信, 亦有各类专门用于项目管理的SaaS。

但我们选这个平台的原因很简单——它真的懂跨部门协作的痛点。

其他平台都是将各部门的任务汇集一处, 看似规整, 实则依旧各自为政。此平台却并非如此, 它会把任务的依赖关系清晰呈现。比如说你这项任务需技术部给予接口, 接口未完成, 你便无法开展。这般依赖关系清晰明了, 没人胆敢再佯装不知。

存在任务状态, 往昔是像“进行中”、“已完成”嗯这种模糊的状态, 如今能够细化, 要细到“需求确认中”、“开发中”、“测试中”、“已上线”, 每一步都有着明确的负责人以及时间节点。

最令我感到惊喜之所在的是预警机制, 倘若某一个任务临近到期之时却依旧未曾有任何进展, 系统便会自行对相关人员予以提醒, 并非是那种会让人产生厌烦之感的弹窗广告, 却是恰到好处的提醒, 这种提醒既不会对正在专心致志工作之人造成干扰, 又能够让理应知晓的人及时知晓。

说几个真实的改变吧。

首先, 加班的情况变少了。往昔, 跨部门的项目常常会拖延至半夜, 然而现在呢? 多数情形下都能够准时下班。这是由于任务的划分清晰了, 每个人都明晰自身所要从事的事务, 不会再度出现诸如“我认为那是你负责去做的”这般令人窘迫难为情的状况。

第一个是背锅的情况减少了, 以往一旦出现问题, 大家就会相互推诿责任, 究竟是谁的过错根本无法澄清查明, 现在又是怎样的情形呢, 每项任务都存有记录, 任何人在何时做了何事, 都明晰确切, 若你妄图推卸责任, 不好意思, 绝无可能。

首先, 第三个情况是沟通成本有所降低了, 之前, 一个需求要召开三四个会议才能够确认明白, 现在却不同了, 在平台上写下需求, 相关人员都可以看到, 一旦出现问题, 直接在下面进行评论, 既不用预约会议, 也不用等待他人, 效率要高許多。

哦对了，还有一个变化——我不再那么焦虑了。

倘若你同样正对着跨部门开展协作而倍感头疼, 那我给出这般建议: 先认真仔细地思考清楚这样一件事情, 那便是: 你所需要的究竟是什么呢?

并非是那种具备更多功能的平台, 而是这样一个可供每一个人都能够有所“看见”的平台啦。

跨部门协作最为突出的问题并非工具短缺, 而是信息存在不对称现状, 技术部门不明了市场部门所需为何物, 市场部门不清楚产品部门所思考的方向是什么，产品部门不晓得运营部门遭遇怎样的困难境况, 每位成员皆处于自身营造的信息禁闭空间之内, 紧接着彼此间相互埋怨指责。

那种能打破这般信息茧房的平台才算是好的平台, 并非是要使得所有人都去做所有人之事, 而是要让所有人都可瞧见有关整体的情形, 你并非一定要知晓别人的具体细节, 然而你一定要清楚大局究竟是什么。

就如同驾驶车辆这般, 你并不需要去清楚发动机运行的原理, 然而你却需要明白前方是否存在交通堵塞的状况, 油量是不是充足, 以及下一个站点处于何处。

这个平台给予我的感受便是如此这般。它使得我明晰了“下一站方位所在何处”, 还使得我明晰了“油量剩余情况是否充足”。

这就够了。

撰写了这般诸多内容, 实际上仅仅是想要表述这样一个观点, 即跨部门协作这件事情, 确实能够使其变得不那么令人感到痛苦。

我见识过好多人遭受这个问题的摆布, 以至于对人生产生怀疑, 甚至于怀疑自身是否契合这份工作。然而我想要告知你, 问题并非处在你这儿, 而是在于系统。

一个堪称优质的任务分配平台, 并非仅仅只是工具, 实则更是能够改变工作方式的契机。它能够使得那些隐匿不见的摩擦呈现出可见的状态, 能够让那些含混不清的责任变得明晰确切, 能够让那些毫无意义的加班转变为并非必要的情况的这样一种存在。

假设你同样正处于这些令人难受的状况之中, 那么不妨尝试着去做一点改变。哪怕仅仅是从一个体积微小的工具着手。

相信我，你会发现，原来工作可以这么清爽。

就如同那个周五的晚上, 我终于得以准点下班, 走在道路之上, 望着天空中的星星, 内心暗自思忖: 嗯, 原来生活并非仅仅局限于996以及跨部门扯皮之事。

还挺自由的。