入职第一天就崩溃？这个模块救了我的命

说白了，就是把入职这件事"系统化"。

往昔借助一对一专人盯守, 如今依赖流程自行运转。人类资源专员发起入职申请, 系统会自动引发信息技术部门配置电脑, 办理门禁, 财务部门开设工资卡, 各部门筹备工位……所有事务同步推进, 新入职人员无需问询任何事情, 该到来的都会如期而至。

听起来很简单对吧？

然而当真正落到实处之际，你会发觉存在不少细节有待雕琢。比如说, 不同岗位所需的设备不尽相同, 从事销售工作的人员要配备手机, 搞研发的人员需配备高配电脑, 高管人士需要配备独立办公室。倘若全依靠人工去进行判断这些规则的话, HR必定无法记住。

所以系统得聪明一点。

我讲个真实的故事。

去年, 我们公司更换了新的OA系统, 在入职管理模块上线的首日, 有一位毕业于985院校的应届生前来。HR于系统之中填写了他的相关信息, 选取了“研发工程师”这一岗位, 随后, 后面的流程便自动运行起来了。

隔天, 新人前来报到, 电脑正置于工位之上, 账号已然开通, 门禁卡就放于桌上, 甚至于欢迎卡片都已备好。

他愣住了。

往后, 他于朋友圈发布了一条动态: 说的是“步入工作岗位的首日，感觉自身被予以重视之感了”。

就这一句话，让我觉得所有折腾都值得了。

你瞧, 入职管理模块所处理的并非仅仅是“效率”方面的问题, 而更是“体验”层面的问题。

新入职的员工, 对于公司所形成的最初印象, 常常是源自进入公司正式上班的第一天。要是这一整天的经历状况百出、毫无秩序可言, 那么他或许就会心生这样的念头: 这家公司难道在各方面表现都不怎么出色吗? 要是这一整天一切进展顺利、毫无阻碍, 他甚至极有可能萌生出一种强烈的归属感。

归属感这东西，说起来很虚，但实际上特别重要。

这个问题没有标准答案，但我可以分享一些踩坑经验。

流程不能太复杂。

我曾见识过一家公司的入职流程, 需填写二十多张表, 加盖十几个章, 签署十几个字。新人入职一周却仍在填表之举, 入职一个月居然还在走流程之事。这般情形合理吗? 答案为此毫不合理。

有关流程设计的原则在于, 存在能够并行的情况便进行并行处理, 有可以自动的情形就实施自动操作, 有能够省略的状况时就予以省略。

比如说, 新人入职前能够上传体检报告的情况之下可以经过系统自动审核, 无需人事从事手动检查这一行为。再举例, 新人入职前能够在线学习员工手册这种状况里可以由系统记录学习者所学到的进度, 无需通过开会念PPT这种方式。

责任要清晰。

好多时候入职流程陷入停滞状态, 并非是由于事务繁杂, 而是因为不清楚究竟谁应当去做哪件事, HR觉得IT会把电脑相关事宜处理妥当, IT觉得HR会进行后续跟进, 最终两边都未曾开展跟进工作。

系统具备的益处在于, 每一项任务均存在明确的负责人, 以及截止的时间, 一旦到了超时的情形, 便会自动予以提醒, 在提醒之后倘若仍旧没有完成, 上级将会收到相应的通知, 如此一来就不存在任何人能够“假装没看见”。

要有反馈机制。

入职完毕之后, 系统理应自行发送一份满意度调查予新人。你对入职流程作何观感? 哪些之处有待改进? 此类问题貌似简易, 然而收集起来以后, 你会发觉诸多你平常留意不到的问题。

让我列举几个常见的痛点。

痛点一：信息传递不及时。

新人还没入职的时候, 部门对于要准备些什么毫无头绪, IT不清楚该配备怎样的设备, 行政也不晓得要办理哪种卡。等新人真的来了才急忙去应对, 手忙脚乱注定会出现。

要是存在入职管理模块这一情况, 那么在流程启动之际, 所有的部门便会接收到通知, 进而预先做好相应准备。

痛点二：流程进度不透明。

才入职一周的新人, 仍在询问, “我的电脑何时能够修好”, “我的账号何时能够开通”。HR啊, 每天都得经历十几回如此询问, 厌烦到根本承受不住这种烦扰。

新人借助入职管理模块, 能够自行于系统内查看各环节进程, 从而心里有底, 无需再三追问。

痛点三：资料收集不完整。

往昔新人入职之时, 需交付身份证复印件, 以及学历证明, 还有离职证明诸如此类, 众多人员忘却携带或者携带错误, HR需追在前向其索要, 折腾好多次数。

存在入职管理模块, 新人于入职之前能够在线上传资料, 系统会自动校验格式以及完整性, 不完整的情况会提示进行补传。

痛点四：员工体验差。

这是最重要的一个痛点。

新员工对于公司的评价深受入职体验的直接影响, 要是入职流程杂乱无章, 新人便会对公司的管理水平抱以质疑, 倘若入职流程顺畅且有序, 新人就会对公司萌生信任感。

信任感这个东西，一旦建立了很难，一旦破坏了也很难修复。

说几个实操层面的建议。

不要追求一步到位。

诸多公司于上线全新系统之际, 满心期望将所有功能予以运用, 然而, 系统却复杂难解, 致使无人乐意去使用, 最终沦为毫无实际效用之物, 形同虚设。

首先, 建议先将核心功能上线, 待其运行顺畅之后, 再逐渐进行增加。比如说, 先把入职申请、任务分配以及进度跟踪这几个基础功能处理妥当, 等大家对其形成习惯之后, 再去思量数据分析、智能提醒这些高级功能。

要让业务部门参与进来。

进入公司工作的管理事宜并非仅仅是的事情, 信息技术部门、、财务部门以及各个部门的负责人都需要参与其中。要是在系统上线之前没有去征求他们的看法, 那么上线之后必然会出现各种各样怨声载道的情况。

于是, 于系统设计阶段之时, 需将这些部门之人全部纳入进来, 聆听他们的需求之意, 使他们投身于流程设计之中。如此这般上线之后, 他们方才会心甘情愿地去使用。

要给新人一个"入口"。

众多公司所具备的入职系统, 仅仅局限在HR以及行政部门使用, 新人压根就不清楚存在这么个事物。提议为新人给予一个单独的接入途径, 像是一款小程序或者一个H5页面, 使得他们能够在任何时候任何地点查看自身的入职进展情况, 上传相关资料, 填写各类信息。

要做好数据沉淀。

待入职管理模块运作了一阵儿之后, 会积攒起好多数据, 像每个岗位的入职周期, 每个环节耗费的时长, 新人的满意度评分数值这般的诸多数据, 这些的数据能够用以把流程进行优化, 也能够用来去做管理方面的决策。

比如, 要是察觉到某一个部门它的入职周期整体上普遍呈现出偏长的状况, 这种情况就有可能是该部门在配合方面存在着致使周期变长的问题, 针对此就需要着重加以关注才可。

入职管理模块看起来是个小功能，但实际上影响很大。

受到影响的并非是HR的工作效率, 而是整个公司的运营效率。受到影响的并非是入职流程的顺畅度, 而是新员工对公司的第一印象。受到影响的并非的几天的流程, 而是员工在整个任职周期以内的体验, 以及留存。

所以，别小看这个模块。

要是你正处在思索上线或者是优化入职管理制度板块这样的情形下, 我的建议是, 首先要将流程理得清晰明白, 接着要让系统得以切实落地, 而最后才去考虑优化提升。顺序可千万不能弄颠倒呀。

另外, 可别忘记去搜集新人所给出的反馈, 他们所产出的意见比你原本设想的要有价值得多。

好了，就写到这吧。