跨公司审批太慢？数据联动系统帮你解决

说实话，这事儿我深有体会。

咱们集团去年搞了一回审计工作, 财务部门给出反馈, 子公司 A 的营收数据跟子公司 B 的采购数据有差别, 差的金额差不多将近两千万, 之后呢, 针对这种状况开展了为期半个月的调查, 最后查明白, 缘由是两个子公司用的系统不相互连通, 子公司 A 运用的是一套 ERP 系统, 子公司 B 用的是另外一套, 而且二者的数据格式也不完全一样。

你说气不气人？

其实好多大企业都有着这类状况呢。母公司处于高位下达指令, 然而下面的各子公司却各自依循自身的方式去运转, 欠缺有效的配合协作。公司内部的数据仿佛静止不流动的一汪死水，没办法顺利流动起来施展应有的效能。更荒唐的是审批流程, 就以一张报销单来讲, 居然要经过七八个人之手, 跨越三个子公司, 等审批完结, 事情都已经延误许久了。

长久以来, 我们付出诸多努力去摸索探寻, 最终得以发觉, 关键之处竞在于“联动”这两个字眼之上。并非仅仅是将系统进行简单相连, 而是要达成让数据切实真正地流动传导起来态势方可。

比如, 子公司A签下一份标的金额五百万的契约。依照集团既定规则, 一旦合同金额超三百万, 就需集团总部予以审批。以往碰到这般情形, A公司得把合同打印好, 借由快递送往总部, 等总部领导签完字, 再经快递寄回。这般一来一往, 耗时起码一周。

要是有了数据联动系统, 那会是怎样的情形呢? A 公司在系统里提交合同之时, 系统凭借强大识别功能, 能自动发觉金额超出阈值的状况, 随之便直接触发集团审批流程。总部领导于手机进行简单操作, 可清楚查看合同详情、财务数据以及历史记录等关键信息。审批完成后, 结果会直接推送至 A 公司。整个流程走下来, 速度特别快, 最快半天就能全部处理完毕。

仅是这属于表面情况。而真正具备强大之处的是, 当审批得以通过后, 数据便会自行同步至财务系统, 还会同步到预算系统, 也会同步至合同管理系统。无需人工再次进行录入, 这般不会出现差错, 同样不会有所遗漏。

我列几个最常见的：

存在着信息孤岛方面的问题, 子公司之间的数据呈现出相互隔绝的状况, 没办法进行顺畅的互通, 当母公司打算查看全局报表之际, 就不得不让每个子公司借助手工填表的方式去提供数据, 这一过程极其繁琐, 消耗大量人力, 工作人员累到疲惫不堪, 并且还非常容易出现错误, 一旦联动系统成功打通, 数据便能实现自动汇总, 而且实时呈现, 方便快捷且准确。

联动系统一旦打通, 数据便会自动汇总, 且实时可见, 如此这般, 母公司就不用再为收集各子公司数据而发愁了, 能够迅速、全面地把控全局状况, 极大程度地提高了工作效率以及决策的科学性, 借助联动系统的高效运行, 各子公司的数据得以有效整合, 形成一条完整、顺畅的信息链条, 为企业的整体发展给予了有力支持。

审批时效率欠佳, 前面已被人说到, 跨公司实施审批的速度极为缓慢, 慢到让人极其抓狂。在联动开展以前, 审批的流程繁杂且拖沓, 时常会出现延误以及阻碍, 消耗掉大量的时间与精力。联动之后, 流程达成了自动流转, 整个进程顺畅且高效。系统能够精确识别每个环节的负责人, 该由谁审批就会准确无误地流转到那个人那里, 既不会出现遗漏审批人员的状况, 也不会在任何某个地方存在卡顿阻碍, 极大地提高了审批效率, 节约了大量的时间以及人力成本。

大企业最怕的是审计时被查出问题, 这属于合规风险, 像数据对不上、审批记录不完整这类情况, 无疑都是潜藏的风险雷区, 而系统留痕有着极大优势, 它能确保每一步操作都有详细记录, 当审计到来时, 只需直接调取数据即可, 还能大大节省诸多麻烦事儿。

反复性劳作, 财务部门需反复录入数据, 人事部门也要反复录入数据, 采购部门同样面临反复录入 data 的情形, 在经过联动举措之后, 实现一次录入便可于多处实现共享, 如此一来员工能够减少诸多加班时长。

这事儿不能急。

当时, 我们踩了好些坑, 起初, 想着一下子做到位, 将所有系统都打通, 结果, 折腾了半年, 什么都没做成, 钱却花出去好多。

随后学机灵了, 采取分步推进的方式。首先挑选一个痛点最为显著的场景进行试点操作, 比如说报销审批方面。当这一步成功达成后, 接着再将范围拓展至合同、采购以及人事领域。每一个步骤都要对实际效果予以验证, 一旦出现问题便立刻进行相应调整。

此外, 具有标准模式特质的重要特性是很关键的。各个子公司所涉及的数据呈现形式、审核批准的程序流程、权限的设定安排, 需要预先进行统一的规范化处理, 否则即便进行了长时间的联合行动, 数据依旧无法达成相互匹配的状态。

并且, 不要对人的因素予以忽视。哪怕系统再优良, 倘若员工既不会去使用, 又不想去使用, 那同样是毫无意义的。培训、激励以及考核, 这一系列连贯的举措必须及时跟进。

说实话，不是所有企业都需要。

规模较小的企业, 存在有两三个子公司, 众人每天都会碰面, 通过打一通电话就能将事情解决, 何必搞那一套这般繁琐复杂的系统呢?

但要是你属于那种集团型企业, 其旗下设有众多子公司并且这些子公司在全国各地乃至全球范围内都有分布, 同时业务类型呈现出多种样式, 那么这一系统基本上就是必须具备的需求。你可仔细琢磨琢磨, 要是没有它, 仅仅是企业内部之间的沟通所产生的成本, 就能够消耗掉相当一部分的利润。

除此以外, 那些正着手准备上市的企业, 以及已然上市的企业, 也是极为适配的。这类企业对于合规有着较高要求, 对于数据透明度同样有着较高要求, 而该系统能够助力你省去许多心力。

将这篇文章进行写出之际, 我忆起一句话, 技术从来都不是目的, 把问题解决才是。

涉及子公司之间的数据联动审批的体系, 往根本上说, 是要达成这样的一种状况, 也就是让作为企业关键命脉的数据可以不存在阻碍地进行流转。只有当数据实现不停歇且无障碍的流转, 企业才会存在可持续发展的活力与动力。

历经多年发展的我们泛微e启营事业群, 在这一进程里, 见证了好多企业于数字化转型之途碰上各类问题, 陷于困境。当中, 有的企业耗费巨额资金购置了系统, 可是员工却不愿去用, 致使这些系统形同虚设, 仅成了一种摆设。

另外有一些企业, 于数字化转型之际茫然地追求高端以及先进, 觉得如此便能够凸显企业实力。然而最终发觉, 所选用的方案繁杂程度极高, 不但没有带来预期之中的高效, 反倒拖累了原本的业务进程, 致使业务发展变得迟缓。

我的提议是, 要讲究实际, 从最为疼痛的地方开始着手, 迈着小步快速奔跑, 不断进行优化, 切莫去幻想一下子就达成目标, 那全都是在骗人的。

在数据联动这个事项上, 做得越早便越是良好, 若拖延的时间越长久, 那么历史所遗留的包袱就会愈发重, 而进行改造所需的成本也就会越高。

好了，就写到这儿吧。希望能帮到正在为跨公司审批头疼的你。