944.资产部门月度盘点自动提醒系统
资产盘点不用催，系统自动发提醒，每月准时搞定
你有没有经历那种状况？
到达月底那个时候, 财务部心急火燎地催促填写盘点表, 资产部也不间断地催着索要数据, 而你身处这两者的情况中间, 感到陷入两难境地。在微信群里头, 你逐个地@所有人, 可是群里安安静静的, 好似根本没人在一样, 寂静无声, 没有给出任何一点回应。
然后呢？
有人因大意疏忽忘掉去执行盘点之举, 有人于盘点进程内有差错竟盘错了数据, 还有人一脸无辜声称“我不知要进行盘点”。当领导就这般状况询问时, 众人即刻你看我我看你, 接着一场推脱责任的甩锅赛事便如此拉开了序幕。
这不是人的问题，是流程的问题。
盘点为什么会变得这么痛苦？
其实道理很简单。
月度盘点这件事，它的频率高、周期短、涉及的人多。
一月一回, 听着还行, 然而禁不住每每皆需通告、催促、核对、汇总。
人一旦忙起来，最容易忘的就是这种“例行公事”。
而且, 资产这种事物, 跟考勤打卡大不一样, 考勤打卡哪怕是迟到了也会残留下记录对。然而资产出现盘亏或者漏盘这种状况, 通常是到了年底审计之际才会被发觉, 一旦到了那个时候, 那就谁都没法挽救你。
如果有一个系统，能帮你记住所有事呢？
别笑，这就是“资产部门月度盘点自动提醒系统”在做的事。
它不是让你多一个工具去学，而是让工具替你跑腿。
你想啊，盘点最麻烦的环节是什么？
不是扫码，不是填表，是——催人。
你催一次，人家可能回你一次；你催三次，人家可能烦你一次。
不一样的是系统 , 系统不会感到累 , 不会出现情绪化 , 不会由于你今日心情不好 , 就少发出一条提醒。
提醒系统到底怎么帮你省事？
别想复杂了，其实就是三件事：
第一，提前预告。
在盘点开始的前三天之时, 系统会自动给所有相关负责人发送消息。消息发送的方式是比较灵活的, 如微信、钉钉、邮件这几种途径都是可以的, 具体要采用哪种方式, 是需要依据你们公司平常的使用习惯来进行决定的。
第二，动态催促。
昨天存在那样一些人, 未曾进行盘查, 系统于今天早晨会再次予以发送, 并非进行群体发送, 而是针对那些“尚未达成”的人单独发送。
第三，异常上报。
有人在盘完之后, 察觉到数据不一致, 系统自行生成异常记录, 推送至资产管理员处, 让其去进行核实。
这些都自动跑起来的，不用你盯着。
真的有人会因为提醒而改变习惯吗？
你可能觉得，不就是多一条消息嘛，能有多大区别？
说实话，我也犹豫过这问题。
然而, 随后我察觉到一桩事情: 人的那种执行力, 常常是由“入口”是 否足够简单来决定的。
要是你指使一个人搞那一连串的操作, 像是去翻找Excel文件, 去查找邮件, 去下载特定模板, 在认真填写完内容之后再去上传……如此这般, 这人极大概率会把这些任务一直拖到最后一天才着手完成。
但要是他打开手机, 轻轻地点击一下“确认盘点”的选项, 或者沿着四周走上一回, 拍摄一些照片并进行上传, 随后系统通知他“已完成”, 这个时候他反而会觉得——这件事情好像并没有想象当中那么艰难。
提醒，就是帮他迈出那一步。
小公司需要这个吗？
这个问题其实挺有意思。
大公司资产多，盘点压力大，用系统是刚需。
那般规模较小的公司如何, 拥有几十台电脑, 配备几台打印机, 摆放着几张桌子, 盘点起来只需花费一下午的时间便能够完成。
但问题是，小公司往往更缺人。
履行财务与行政工作, 处理行政及人事事务, 兼顾人事及品控职责。一人身负三项职能, 好似要承担三个人所负责的工作任务。然而到了月底进行盘点之际, 此项工作却时常变成被遗忘、被忽视的那一项工作。
所以, 对于小公司来讲, 反倒更急切地需要一个自动化的促使记忆的手段。这种手段不必定非得是那种繁杂琐碎的体系, 可是至少得有专门的人负责, 或者借助一定的器具, 能够在那些重要的时间点起到效果, 恰当的时候向上推一把, 借此来保证各项事情能够依照规划顺利向前推进。
别让盘点变成“形式主义”
我见过最夸张的盘点是什么？
就是去打印出一张表格, 然后让他人进行签字, 他人签好了字以后, 东西到底是还在那里, 还是不在那里了, 没有人能够确切知道。
这种盘点，除了应付审计，没有任何意义。
真正有用的这类所谓盘点, 绝不是那种仅仅浮于表面做做样子的形式, 而是得切实地去发现潜藏在其中的各类问题, 精准地去封堵住那有可能会出现的各种漏洞, 还要全面地去优化现有的整个流程。只有这样, 这种相关的盘点才可发挥出其实质所具有的真正价值, 进而为后续的工作顺利开展提供强有力的支撑。而达成这所有一切得以实现的前提条件是, 人人务必得是以认真负责这种态度去投身于盘点工作, 严格依照规定的时间节点去完成盘点任务, 而且要如实上报盘点最终结果, 不隐瞒真实情况, 不谎报虚假数据, 以此来确保数据本身的真实性以及准确性。
对于提醒系统而言, 它所解决的是“按时”这一状貌的问题 , 然而“认真”以及“如实”这般的情形 , 仍旧是要依靠制度以及心态来达成。
系统能帮你避免哪些尴尬？
说几个真实场景吧：
新来的同事不知道自己负责哪些资产，没人告诉他要盘点。
资产调拨了，系统里没更新，盘了半天发现东西在隔壁部门。
有人员离职了, 其手中持有的笔记本电脑无人进行交接, 经过盘点后才发觉“失踪”不见了。
若是仅凭借人去管理这些事, 总归会出现遗漏的情况。但是有了系统提醒以及流程闭环, 最起码能够 将80%的问题给筛选出来。
剩下的20%，是管理问题，不是工具问题。
最后说点实在的
其实不管是泛微还是其他厂商，做系统的逻辑都差不多。
关键在于，你用不用、怎么用。
让人注意的系统并非是毫无不能的, 然而它能够将你从那个恰似催命之人的角色当中解脱出来。
你不用再每天盯着群消息、翻Excel、打电话催人。
系统替你盯着，你只需要在异常出现的时候，处理一下就行。
说实话，光这一点，就值回票价了。
毕竟，谁不想月底轻松一点呢？
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