700.项目收支全流程管控中台
项目收支管不住？你需要一个管控中台
你有没有这种感觉——
项目做着做着，钱不知道哪儿去了。
搞预算之际, 满心皆是信心, 可轮到执行的当口, 却状况百出, 乱成一团。采购超出了预算范围, 人工成本增多了不少, 报销环节还出现了遗漏, 等挨到月底去核对账目时, 财务表示亏了, 项目经理则坚称这绝不可能, 老板坐在两者中间, 两边都认定自身所言在理的。
这不是管理能力的问题。
是信息断层的病。
客观来讲, 当下绝大多数公司开展项目时, 收入与支出呈现出相互独立运行的态势。业务部门在群组之中宣称“客户已完成付款操作”, 财务部门于系统内部查询“款项是否已成功到账”, 采购部门在Excel文档里记录“支出了具体多少金额”。此三者运用了三套各异的逻辑思路, 彼此间无法知晓对方手中所掌握的信息情况。
项目亏在哪，你知道么
我接触过一个做集成项目的老板，一年流水两个多亿。
他讲, 他最为惧怕的并非是投标遭遇失败, 而是在中标之后, 将项目开展下去, 自己却无法算清楚究竟赚了多少。
参与竞标之际, 为了能够成功获取订单, 将报价压低至很低的程度。项目一经启动, 今日额外增添一项需求, 明日更换一种配置, 而后天客户提出让你们帮其购置一些设备, 顺便把安装费用也一并包揽下来。等到项目完成之后, 财务进行核算时发现, 毛利率仅仅只有五个百分点, 尚且不足以覆盖管理成本。
他问我：为什么总是到项目结束才知道亏了？
我说, 鉴于你的收支呈现出后知后觉的特性。在项目推进的进程当中, 不存在任何人能够在实时状态下告知你: 这一项采购已然将利润消耗殆尽了, 位于这个节点的支出已然超出预算的范围了。
信息不及时，决策就是盲人摸象。
收支两条线，断在哪
很多公司不是没有系统。
有OA，有财务软件，有项目管理工具，甚至还有采购平台。
然而这些系统相互之间, 恰似各异的星球那般, 彼此根本不相识。采购于系统A开启流程, 财务在系统B记述付款, 项目经理在系统C实施进度更新, 客户付款于银行系统当中转了一圈, 最终通过人工进行对账方才能够对得上。
这里头最大的bug是什么？
是“人人工”。
人工进行录入操作, 人工开展核对工作, 人工实施催款行为。只要有一个环节速度稍微慢那么一丁点儿, 整个链条便会就此断裂。
我往昔遇见过任职于一家公司的财务总监, 每逢月度之际有三分之一时长在追逐项目以获取数据, 项目经理对邮件不予回复, 于是她仅能基于估算进行入账操作, 待到年末审计之时, 账目上所呈现的利润与实际现金流间相差了四十多万。
她说，这种活，干得心累。
收支全流程管控中台，到底在管什么
项目的本质，其实就是两件事：钱进来，钱出去。
进来的钱，叫回款。出去的钱，叫支出。中间差额，是利润。
听起来简单，但要管好，得从三个维度下手。
第一个维度：从预算到执行，别让支出失控
项目立项的时候，预算就定好了。
然而在执行情形下, 预算属于一种“参考数值”, 可不是“限定底线”。要是采购超出了范畴, 项目经理宣称确实不存在相应对策, 是由于供应方提高了价格。要是人力部分超出额度, 项目团队表示是客户的需求状况出现变化, 原本并未纳入计算之中。
每一次超出，都是利润在失血。
头一件由管控中台去施行的事情, 乃是将会把那预算化为有刚性的约束。每一项支出的时候哪, 都会自行地跟预算池去做对照。一旦是超出了预算范畴的东西, 能够自动地引发预警情况, 要是没有特别批准的流程存在, 那系统会直接给阻断住。
这不是管人，是管规则。
第二个维度：从合同到回款，别让钱卡在半路
很多项目，合同签了，活干了，钱就是迟迟不到。
并非是客户出现赖账情况, 而是由于回款条件未被触发。合同之中明确填写着“验收之后的30天之内进行付款”这个条款, 然而结果验收报告却根本没有人上传到系统里面, 到这个时候财务工作人员完全不知道已经验收这一事情, 进而发票也没有办法开具出来, 如此一来回款周期就被毫无限制地拉长了。
管控中台将合同条款拆解为一个个节点, 验收达成后, 系统会自行启动开票流程, 财务接收任务单, 在三分钟之内生成发票, 推送送达到客户那里。
回款不是催出来的，是流程设计出来的。
第三个维度：从支出到核算，别让账目糊涂
项目做完，要核算利润。
但不少公司的核算周期为月结, 甚至有的是季结。项目在进行中间所出现的支出, 得等一个月之后方可看见汇总结果数据。等你晓得处于亏损状态了, 项目已然结束, 想要去止损却已来不及了。
管控中台所从事的事务颇为简易: 每当有一笔支出产生之际, 便即刻对项目成本予以更新。在项目经理开启系统之时, 将会见到当下的成本、已经收回的款项以及实时状态的利润。
数据不再滞后，决策才能前置。
为什么叫“中台”，不叫“系统”
很多人听到“中台”两个字就头疼，觉得是概念炒作。
可要讲出实情来, 关于项目收支管理此项事宜, 并非依靠一个独自存在的系统就能够予以解决的。
预算与之相关, 采购也与之关联, 合同同样有所涉及, 报销与之有着联系, 回款与之存在关联, 核算与之相关联, 税务与之有牵涉。这些业务分布于各异的部门, 由不同的人们承担负责, 运用不同的工具予以管理。
系统解决的是“效率”，中台解决的是“协同”。
中台的逻辑在于, 将所有离散的数据汇聚到一个池子里, 运用统一的规则去驱动流程, 并非取代现有的系统, 而是把这些系统串联起来, 使数据在流转过程中产生价值。
你没必要去变更当下所运用的采购系统, 以及财务系统、项目管理系统。你所需要做的是, 于它们的基础之上, 搭建起一层“管线与阀门”, 使得水流, 也就是钱流, 能够依照预先设计好的路线而流动。
管好收支，公司才有未来
坦言讲, 诸多公司所存在的问题并非在于无法获取利润, 而是在于那些能够带来收益的项目遭到了处于亏损状态的项目的拖累致使失败了。
有一个项目, 其毛利为百分之二十, 还有另一个项目, 它亏了百分之十。最后的情况下, 公司整体仅仅赚了五个点。但是, 你去查看单项目报表, 每一个所呈现出来的都是显示盈利。可这究竟是为什么?
因为成本和收入被摊薄了。
若不存在中台, 你始终没法晓得哪样的项目才是切实盈利的, 哪样的项目正起着阻碍作用。你仅仅能够凭借感觉, 凭借经验, 凭借于汇报会上项目经理一拍胸脯声称“不会有问题”。
可是数据没法说谎, 每一笔支出, 都明明白白地记录在系统里, 每一笔回款, 也丝毫不差地留存于系统中, 每一个节点, 精准无误地镌刻在系统内。
管好项目收支，不是一个技术问题，是一个态度问题。
你到底想不想知道，你的公司到底值多少钱？想，就管起来。
别等到年底盘点的时候，才发现亏了。那时候，说什么都晚了。
最后多说一句。
关于项目收支管控中台这个事情, 去做它事实上并没有多么繁杂, 其复杂程度在于探究“是否有心想去做”。
老板想，下面的人就会配合。老板不想，再好的系统也是摆设。
不是工具的问题，是决心的问题。
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