1138.工时成本分摊业财接口
工时成本分摊搞不定？业财接口这样打通，财务不再背锅
我懂，那种被财务追着问“工时去哪了”的感觉
你有没有碰到过这会儿事儿呢, 每到月底那当口儿, 项目经理交上来的工时数据乱七八糟的, 根本没个条理, 就在这当儿, 财务这边又急着催要成本分摊表, 这样一来, 你夹在中间, 就好像成了个被各路往这儿推拨弄去颠转的球状物体, 两边为难。
说出实话来, 从事项目管理工作的那些人, 有哪个不曾为工时成本分摊这事感到头疼的呢。在实际操作的进程当中, 面临着许多棘手的问题, 要么是数据没办法准确对应, 要么是从系统里导出的报表, 财务部门根本不给予认可。像这样的话, 就陷入了没完没了的沟通环节, 先是详细地解释情况, 随后又得反复去沟通, 尝试让各方达成共识……
即便这样的情况存在, 问题仍然很难完全妥善解决, 还需要持续不断地去进行周密严谨的协调, 去细致详尽地进行清晰明确的说明, 整个事情的流程复杂繁琐且大量耗费精力, 使人身心极度疲惫不堪, 然而却又不能不继续坚持应对, 仅仅是为了能够促使工时成本分摊这件事情顺利进行持续推进, 不至于让项目的整体推进过程受到不利影响以及让财务核算工作无法正常开展。
为什么工时成本分摊这么难搞？
工时数据到底该信谁的？
讲项目的负责人表明张三在这个月份之中承担了A项目百分之八十的工作任务, 张三自己声称我仅仅完成了百分之六十, 两边各自坚持一种说法, 你会相信谁呢?
更别提那些涉及跨部门协作的项目了, 一个人同时参与三四个项目, 那工时要怎么划分呀? 要是划分得多了对这个项目不利, 要是划分少了那个项目又会超出预算了, 哎。
业财口径天生就是两套逻辑
业务部门看的是“人”，财务部门看的是“钱”。
业务讲, 张三这个月开展了三个项目的工作, 处于忙碌状态。财物道明, 张三这个月出现成本10万的情形, 仅有5万被记录核算在了项目上面, 那么剩余的5万顷去向何, 去向哪里呢?
这便是业财分离的典型表现情形, 存在两个系统, 有着两套语言, 彼此谁都无法将谁说服。
1138.工时成本分摊业财接口到底是个啥？
换句话讲，乃是一组规则、一条通道, 致使业务系统的工时数据得以自动流入财务系统之中, 进而转变为财务认可的成本数据。
别让这个编号把你吓到, 它并非那种高深莫测的技术概念, 只是企业信息化建设当中很是特定的一个落地场景, 而已。
仔细去想一下, 要是张三于OA系统里填的工时, 可自动同步至ERP系统内, 且按照项目、部门还有成本中心来自动分摊, 这样的话, 到了财务月底时, 只要一键操作便能够生成报表, 这得省去多少繁杂的事务呀? 工作量减轻程度简直难以估摸, 能大幅提升工作效率, 让财务工作变得更为轻便快捷。
打通业财接口，核心就这三步
第一步：统一数据标准
在业务系统之中，被称作“张三”, 于财务系统里面, 被叫做“员工编号10086”。这两个系统没办法对上号儿, 那接口要怎样去通呢。
基础数据涉及到人、项目、部门、成本中心, 要先将这些统一编码。这可是地基部分呀, 一旦它稳不住, 那上边不管盖些什么, 统统都是白费功夫, 毫无意义可言。
第二步：定好分摊规则
怎样去划分工时呢 , 是依据实际填报的比例来进行划分呢 , 还是按照项目预算的权重来划分? 加班所产生的工时算在其中吗? 公共事务方面的工时要分摊到哪个人的头上?
这些规则得要在系统当中固化下去, 不可以依靠人凭借主观想法来决定, 凭人主观想法所做出的决定其结果便是到了月底会产生争吵。
第三步：设计好接口触发机制
究竟是每日按照固定时间进行同步, 还是在事情发生的同时立刻触发操作? 到底是仅仅传递最终分摊之后的结果, 还是把原始的工时明细也一并进行传递?
这种情况是需要依据你们公司的业务节奏来考量的有的公司是在月底才会进行一次分摊有的公司则是每周都要对项目成本予以查看不要采取那个一概而论的做法。
一个真实踩过的坑
去年, 有一位客户引入一套价格颇为昂贵的系统, 然而, 出人意料地是, 业务与财务间的接口最终未成功打通, 这是为何呢? 原来是他们在数据传输上有问题, 把工时数据按“天”传递, 而财务系统按“月”计算, 这样双方数据节奏不匹配, 导致业财接口未打通。
即将到月底的时候, 财务去拉取数据, 发觉工时记录是有几千条之多, 可是每一条都是零零碎碎的。财务总监在当时的那一场合, 一下子发起怒来, 说道: “这样的情况要让我怎么去做账呢? ”。
那么后来到底是以怎样的方式解决的呢? 原来是在接口之内添加了一项聚合方面的逻辑, 具体的操作是这样子的, 首先把每一天的工时依据项目进行一番汇总, 之后再依照月份把经过汇总以后 的工时相关信息传送至财务系统里面, 就是这么仅仅一个十分小型的改动, 问题就全部都获得了解决。
所以说，接口设计不能只考虑技术，还得懂业务场景。
业财接口打通后，谁受益最大？
项目经理：终于不用背锅了
以前项目出现超支状况之际, 财务部门宣称这是项目经理没能把控好成本所造成的。可是, 项目经理却讲工时数据不准确, 着重说明这并非是自身的责任。如今, 伴随数据变得透明化, 到底是谁的责任已然清楚明晰了。
财务：月底不再加班到崩溃
数据会自个儿进行对, 会自个儿去分摊, 会自个儿显于表。财务仅需做审核, 无需再手动去调表, 无需再手动改公式, 无需再跟业务反复去确认。
老板：终于能看到真实的项目利润
计工时所产生的成本在项目成本里可是占比极大的部分, 对于这个要是算不明白, 那么关于项目究竟是盈利还是亏损, 那整个都是一笔糊涂账, 在业务财务的接口被打通之后, 老板查看相关报表终于不用凭借猜测了。
别想着一步到位
说实话，业财接口这东西，很少有公司一次就做完美的。
不要去追求那种规模大且涵盖全面范畴的情况。首先要去处理最能引发痛感的要点。就好比你们公司最为头疼的事情是跨不同部门之间工作时间的分摊问题, 那就率先把这个具体场景予以完善达成。至于其他的事宜, 后续再逐步推进。
千万别以为登上系统就一切高枕无忧了。系统仅仅是个工具, 流程以及制度才是关键所在。该进行培训的时候就得安排培训, 该加以考核的时候就得组织考核, 该实施调整的时候就得着手调整。
最后说句实在话
工时成本分摊这件事，说难也难，说简单也简单。
难处在于其所关联涉及到多个不同的部门, 以及多个各异的系统, 还有多种有差别的利益。简单之处在于只要你内心想要去做, 那技术方面的方案存在数量众多是的确不少, 关键的要点是你愿不愿意去进行推动。
别让财务担当背锅的再次角色了, 也别让项目经理面对头疼的再度情况了。业财接口实现打通的那个天, 你会发觉, 原来众人都能够恰当对话好好说话了。
—— 一个被业财接口折磨过、最后终于上岸的人
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