发票堆成山？AI票据处理30秒搞定对账报销

上个月, 帮朋友的公司查看账目。他们一个月结下来众多的发票, 数量呢, 是大概三千有余的发票。没错, 就是三千那许多张发票。

财务部门的那个年轻小姑娘, 满脸带着无奈的神情, 和我讲, 每个月最怕的事情并不是月底结账的时候, 那种繁琐的账目进行清算, 而是月中的时候, 贴票这件棘手的麻烦事儿。那一堆堆的票据, 来自出差报销方面的, 采购方面的, 招待方面的, 存在着各式各样的问题, 像抬头不对, 税号错位, 金额对不上呀等这样的状况。她每天所做的事情就是, 小心翼翼地把发票一张张非常细致地翻找出来, 对照着Excel表格认真仔细地核对, 核对完了之后再手动把信息录入到系统里面。

她老是于那一堆杂乱无章的票据里头忙碌着, 眼神聚精会神地审视每一张发票, 唯恐遗漏任何一处错误。手中的举动不停歇, 翻找、核对、录入, 循环往复。每一张发票都仿若一个小难题, 得她耐心地去处理, 保证所有信息无误后才可录入系统, 这般看似简易的流程, 实际上耗费了她诸多的时间与精力。

我问她，你们没用工具吗？

她笑了，说用了，用了Excel。

这话我记到现在。

不是帮你“识别”发票，那玩意儿OCR十年前就能干了。

真正的问题是——识别完之后呢？

首先是一堆PDF、照片、扫描件, 要去识别出来, 这是第一步, 然后, 后续还有进行验真、做好查重、展开抬头匹配、完成金额校验、实施科目归类、生成凭证、进行进项税抵扣等相关活儿, 而这些活儿, 才是真正耗费人力精力、极具挑战性的所在之处, 是真正吃人的地方。

人工智能票据处理之中, 实际上就是将“借助人力操作的流水线”转变成为“依靠自动化运行的流水线”, 如此这般。

发票进入进来, 系统借助自动的模式去进行读取, 将发票读完了之后, 会自动开展验证的操作, 验证完成了过后, 又会自动实施分类的行为, 分类结束了以后, 就会自动用以生成凭证。财务所需要去做的事情，由 “逐张核对” 转变成为 “抽查复核。”。

这个问题几乎每个客户都会问。

目前, 在单张发票的识别准确率里, 主流产品大体上都能达到99%以上这么个情况, 我这么来解释一下, 然而呢, 你得清楚地知道, 真正能把财务人员逼到崩溃边界的不是单张发票识别错误, 而是在做批量处理时, 总会有个别的几张出现状况。

什么幺蛾子？

发票二维码被折了

抬头是“中国石化”还是“中国石油”看不清

电子发票PDF被转成了图片又截图再转PDF

同一张发票被报销了两次

这般情形, AI真的没办法确保百分之百全然正确。然而重点在于——它能够告知你“哪些存在疑点”。

相较人肉翻找可靠得多得啦。先前是三千张片子里隐匿着一张有误的, 恁即便翻到地老天荒。当下却是系统径直告知第278张存在问题, 恁仅瞧那一张便成。

说实话，如果一个月就几十张发票，真没必要。

运用Excel并辅以手工操作, 半小时便能完成。要是换上一个AI系统, 仅仅配置这一项, 就得耗费好长一段时间, 实在是不太划算。

可要是你一个月超出两百张, 又或者公司有好些部门、好些报销入口, 再或者常常得跟供应商核对账目——那确实能够予以考虑了。

一家从事电商行业, 有着每月可达数百万流水数目, 却只有一名财务人员的企业, 是我所见过的显得十分凄惨的案例。该财务人员每日仅处理平台账单, 快递发票, 以及与供应商对账这些事情, 就忙碌到晚上十点。后来这家企业引入了AI票据处理系统, 居然从此每天能省出三个小时的时长。

三个小时啊，够她多睡一觉了。

这问题每次都要回答。

不会。

真的不会。

重复劳动如“贴发票、录凭证、对账目”这类, AI能够将其淘汰, 可是, 对于高度依赖经验的事务却无能胜任, 比如“判断这笔费用合不合理”, 比如“这个供应商要不要换”, 比如“这个月的现金流如何安排”。

经验于商业决策里起着极为关键的作用, 像“判断这笔费用是否合理”, 需综合多方面因素予以考量, 过往案例、市场行情等皆在其中；“这个供应商是否要更换”, 得权衡供货质量、价格波动、合作稳定性等；“这个月的现金流怎样安排”, 更要结合业务预期、收支规律等作出规划。这些均非AI能够轻易取代的, 因为它们深深植根于丰富的经验土壤内。

我反而觉得，AI是财务的翻身仗。

以往, 财务于公司那仅仅是个“记账的”角色而已, 每日都被业务催促着去进行报销相关之事。当下, 因为有了AI, 基础工作能够自动完结, 如此一来, 财务终于拥有了时间去从事分析工作、开展预算编制以及提供决策支持了！

从“账房先生”变成“军师”，这不香吗？

并非是我想要去进行广告宣传, 然而鉴于文章的共建方其中包含了泛微e启营, 在此种情况下我便说出一些客观实际的内容来。

市场上面做票据识别的工具数量不少, 然而其中大部分属于“单点工具”, 这些工具仅仅负责识别, 对于票据识别之后的相关后续事宜则不予理会, 是这样一种情况。

泛微e启营的这个系列, 和OA、ERP、费控是相互连通的。发票被识别之后, 会直接进入报销流程, 经过审批后直接生成凭证, 然后凭证又直接入账。整个流程的链条是畅通的, 并非是没有后续衔接的断头路。

有着一个会被我觉得是挺实用的物品, 这种物品拥有全票种识别的本事, 诸如增值税专用发票, 普通发票, 火车票, 机票行程单, 出租车票, 过路费票等这些各种各样的票据, 它也都可以很精准地去识别, 对于那些业务员经常出差, 到处奔波的公司来讲, 此功能着实能够省下特别多事务处理期间的时间以及精力。

, AI票据处理可不是那种玄乎其玄的黑科技, 它, 就是把那些你心里不想去干的, 又脏又累的活儿承接过来。

但是在开展选型的时候, 千万不要只是仅把目光放在演示效果上面, 要明白, 演示所呈现出来的都是经过精心筛选的最为清晰明显的发票给你看, 可是一旦真正投入实际使用, 各种各样的状况便会接连不断地出现, 像歪歪扭扭模样的、模糊得看不清楚的、皱皱巴巴形状的发票都有出现的可能性, 因而务必要打听得详详细细明明白白: 在碰到识别不出来的情形的时候, 人工介入是不是方便容易? 整体的流程是不是顺利通畅?

还有就是，别指望一步到位。

先跑起来，再优化。先解决“能不能自动”，再追求“全自动”。

毕竟，财务的命也是命，能少加一天班是一天。

本文由泛微e启营事业群共建，如有雷同请联系泛微e启营创始人（海总）处理。