项目分包资质审核被卡半年？这套BPM系统专治各种"拖"！

这个问题值得好好说道说道。

过往我们企业的资质审核程序是怎样的呀, 大致就是纸质材料到处乱窜；分包单位上交一堆证明；项目部签收之后送到法务那里；法务审完再送至风控；风控交由分管领导；分管领导瞅见材料不全, 又打回去重新弄。

一来一回，少则一周，多则一月。

极其离谱的是, 有一回, 只因一个营业执照复印件呈现出模糊的状态, 竟然硬生生一趟, 接着一趟, 再度一趟, 又来一趟, 总共退了四次。四趟呀！您去想一想那个折腾的劲头。

各个部门之间, 信息全然不通畅。法务向分包索要业绩证明, 风控那边已然看过, 然而法务却绝然不知晓。两边行事各异, 分包单位处于其间, 仿若一块煎饼, 被反复翻转烙制。

更何况是那种因为人为方面的因素所引起的拖延情况, 比如领导因出差在外, 或者正因处于开会状态, 又或者是生病了, 导致流程就停滞于那个地方, 即便没有人催促你, 你也毫无办法可想呢。

你说这能快吗？不可能快啊。

坦白说，一开始我对这种"数字化改革"是持怀疑态度的。

从前公司开展过好些信息化项目, 宣称能提高效率, 然而呢? 系统上线当日 IT 部门锣鼓喧天, 三个月过后基本闲置搁放甚少启用。缘由相当简单——流程未梳理顺畅, 仅仅是将纸质流程迁移到了电脑之上而已。

但这次不一样。

485项目分包准入BPM资质会审流程系统, 它所解决的并非是“流程电子化”这一问题, 而是“流程标准化 + 自动化”此问题。 有标点句号隔开, 符合要求嘛? 如果不符合, 我再稍微调整下。

将所有资质要求以及审核标准固化至系统之中。当分包单位提交材料之际, 系统会予以自动校验——营业执照过期与否? 系统当即会做出提示。人员证书是否不符? 系统会进行自动标注。由此省去了人工初审这项环节, 同时也规避了由于“漏看”而致使的反复退回出现。

以往的会审流程是单线传递, 如今却并非如此, 而是多部门并行一同协作, 其中包括法务, 以及风控, 同时还有财务, 另外还有技术, 多个对象会一起首先看到材料, 各个对象分别在规定的时间之内完成审核, 一旦出现超时状态, 系统便会自动进行提醒, 若超时情况持续延长会实行升级处分。

最为关键的是, 整个过程有着痕迹留存, 能够进行追溯。哪些环节出现了停滞, 停滞了多长时间, 又是由谁负责审批, 这些情况都清晰可见, 一目了然呀。

这就意味着——没法再"故意拖着不办"了。

用了一个月，最大的感受是：终于不用追着人跑了。

以往每一回项目分包准入之际, 我们那批工作人员好似乞丐一般各处讨要流程, 先是找张总去签字, 接着追着李经理查看材料, 随后求王总给予特批, 脸皮都熬薄了, 可项目却依旧难以推进。

而此刻已然处于良好状态, 材料是以一次性的方式进行上传, 系统会自行展开流转。我们仅仅只需目不转睛地盯着系统界面用以查看进度条便可。

上一周, 我们存在一个紧急的分包情况, 其提出了在三日之内完成资质会审的要求。要是放在先前的时候, 这绝对是不可能达成的事情。然而就在此次, 系统于第一天自主校验了材料的完整性, 在第二天同时发出通知使各部门一同展开审核, 到了第三天我们这边出具了审核报告, 甲方那边也与此同时收到了相关结果。

从提交到出结果，总共用时56个小时。

56个小时！放在以前，这得是一个月的量。

而且, 分包单位省心了。他们不需要再跑来跑去, 到办公室去补材料。所有修改意见, 直接在系统里反馈。改完之后, 重新提交。全程都是在线上, 形成闭环。

双方都解脱了。

当然，我得客观说一下。

这套系统并非具有无所不能的特性。倘若贵公司的管理基础处于极为薄弱的状况, 各个部门之间彼此设置阻碍, 领导惯于采取先进行压制而后才予以批示的行为方式, 并且不存在标准化的资质要求情形, 那么纵使启用了系统, 所达成的效果亦会出现降低的情况。

但是换个角度来讲, 要是有一个企业拥有基本的管理意识, 仅仅是想要把“流程迟缓、效率不高、互相推诿扯皮”这些棘手的问题给解决掉, 要是只考虑这种情况的话, 那485这套系统的确是性价比相当高的一种选择。

它并不需要经由复杂的定制开发方可使用, 仅将核心流程配置妥当便行, 它同样不需要针对全体人员展开培训, 因其操作界面足够简单且直观, 最为关键的要点在于, 它切实能够解决问题, 并非那种仅具表面美观的展示型系统。

在工程领域摸爬滚打多年, 目睹过超多口号喊得极其凌厉响亮、但落地之后却毫无实质成效可言的所谓“创新项目”, 而这套系统是少数实实在在有成果落地的事物。

期望有更多的同行能够看见, 不要让资质审核这个看上去像是“小事”的环节, 去拖累整个项目的进度, 使其节奏受到影响。