渔具采购门店BPM流程详解：598号流程怎么落地？

先别被专业术语吓住。

BPM, 其全称为 , 简单来讲就是, 将店铺里那些杂乱无章的流程, 梳理成一条条理清晰的流水线。

在以往的时候, 咱们店铺的采购过程或许是这般模样: 先是老板凭借主观想法来决断购进何种货物, 接着业务员通过拨打电话和供应商进行联络, 待采购事宜完成之后通知仓库接收货物, 随后仓库再去告知财务进行款项支付。整个流程依赖于口头传达、借助微信、运用Excel表格, 完全取决于人与人之间的相互监督。

把整个采购过程拆成十几个关键节点的598好流程, 是被广泛认可的渔具采购标准化管理模板, 这些节点包括需求发起、预算审核、供应商选择、合同签订、入库验收、对账结算等, 每个节点都有明确的责任人时间节点和审批要求。

你不需要全部照搬。但它的思路，值得所有渔具门店借鉴。

可能会有人问, 由一个仅有着三五个人的小团队所构成的我的店铺, 去做如此这般复杂的事情, 真的存在必要吗?

我的答案是：越是小店，越怕混乱。

有着专门采购部门的大公司, 有着专门财务部门的大公司, 有着专门仓储部门的大公司, 进程紊乱了还能够凭借人数众多去弥补。那小店又如何呢? 一人同时担任数种职务, 进程一旦紊乱, 谁都没法讲明白。

更现实的问题是利润。

该行业存在这样的特性——SKU繁多, 单价之间的差异显著, 季节性相当明显。有一批路亚竿, 在旺季时能够销售得极为火爆, 而在淡季则只能堆积于仓库之中, 闲置一旁。要是采购流程缺乏规范性, 极容易出现以下这类问题:

一是盲目采购。没有数据支撑，凭感觉进货，结果货不对路。

二是库存积压。旺季备货不足，淡季堆满仓库，资金全压在货上。

首先, 存在供应商方面的纠纷情况, 其次，订单变更时并没有进行书面确认, 然后, 供应商发货后表示你说不要了, 最后, 你所需要的货物供应商称却没有收到, 导致扯皮状况连连不断。

这些问题，本质上都是流程问题。

在采用BPM之后, 每一笔采购都能够找到依据进行查询, 是谁进行的申请, 是在何时获得批准的, 供应商究竟是谁, 价格究竟是多少, 数量究竟是多少, 在系统当中都清晰明了, 一经出现问题, 追究责任具有依据, 做得出色的情况, 也有数据来作为支撑。

这不是为了监控员工，是为了保护每个人。

有好多老板听闻了BPM的概念之后, 兴致勃勃地跑去寻找软件公司, 花费了高昂的代价购置了系统, 然而员工却根本没办法使用起来。这是为什么呢? 原因是太过于复杂, 并且跟实际的业务相互脱节了。

我的建议是：先梳理，再上线。

首先, 画出你当下的采购规程来。暂且不借助专业器具, 只是挑选一张空白纸张, 相继按照店铺采购的多个板块, 也就是从发起的那一步开始, 再到审批的环节, 接着处理下单的事宜, 随后是收货的步骤, 最后到付款的层次, 逐一将其描绘出来。如此做完之后, 你便会察觉到, 诸多问题于空白纸张之上露出端倪来。

第二步, 找寻痛点, 哪一步耗费时间最为长久, 哪一步出现错误的概率最高, 哪一步频繁产生扯皮现象, 将这些问题罗列出来, 此即为你需要进行优化的关键之处。

第三步, 去进行简化版流程的设计。598模板存在约莫三四十个节点, 可是你的小店并不需要那么好些个。要保留核心的部分: 需求申请、审批过程、采购执行环节、入库验收步骤、付款结算操作。这 five个节点, 先将闭环予以跑通。

第四步, 挑选正确的工具, 并非一定要耗费高昂成本去采用ERP系统, 只需借助一个简便的低代码平台, 或者是在线审批工具, 便能够达成大部分的需求, 关键之处在于要先将其投入使用, 随后再逐步予以优化。

我所见识到的最为成功之案例, 乃是那么一家已然开业十二年之久的渔具店。其老板姓陈, 年龄处于四十五六岁这个阶段, 往昔乃是一名钓鱼爱好者而言, 后续转而从事渔具批发业务。他启用BPM系统耗费了三个月时间, 在前两个月期间员工每日皆不断抱怨, 直至第三个月起始出现有人主动言说“这个流程着实便利”这种情况。

如今情况是这样的: 采购周期从原本平均五天的时长, 缩减到了仅仅两天, 库存周转率提高了百分之四十, 而且几乎就不存在被供应商坑骗的次数了。

说实话，这事儿没那么顺利。

第一种坑乃是员工抵触, “我又没做错任何事情, 凭什么要填写如此多的表格? ”此为最为常见的抱怨, 解决的办法是, 让员工参与到其中, 将流程设计权划分一部分给予他们, 他们所提出的意见得到采纳，积极性便会有所不同了。

第二个坑在于流程繁杂无比，起初我们构建了三十七个审批环节, 进而导致每一笔采购事项都得历经半个月方可完成, 随后将其削减至八个节点, 效率顿时显著提升, 牢记这点: 流程的目标是提升效率, 并非是为了彰显专业性。

第三个坑在于数据存在不准确的状况, 倘若系统即便好用, 然而要是录入的数据属于质量不佳没有价值的, 那么所得出的结果同样是没有价值不可用的, 在进行入职培训之际, 务必要着重强调数据质量所具备的重要意义, 这里所说的并非是搞形式主义, 而是切实关乎实际的收益存在很大影响的问题。

还有一个容易被忽视的点：流程不是一劳永逸的。

市场处于变化状态, 业务呈现变化情形, 流程也就需要跟随进行调整, 提议每一个季度开展一次复盘工作, 查看哪些节点效率较为低下、哪些环节依然存在扯皮现象, 持续不断地进行优化。

BPM不是一次性项目，是一场长期修炼。

经过诸多书写, 实际上就是想要传递出一个认知, 流程管理并非大企业所专属拥有的, 小店反而更加具有所需性。

从事渔具这一行业, 竞争呈现出极为激烈的态势, 利润正变得愈发微薄。唯一可视作具有防护能力的, 乃是内部的管理效率。能够将成本降低下来的, 并且能够把效率提升上去的, 便能够存活得更为长久。

五百九十八号流程并非是一个具有标准解答的内容, 而是一个可供参考的架构体系。你能够借鉴它所具备的思路, 然而却不许可原封不动地照搬它的每一处细微环节。每一家店铺所面临的状况存在差异, 适用他人的情形不一定就适用于你。

重要的是，从现在开始，认真梳理一遍你的采购流程。

哪怕只是画一张流程图，也比现在这样稀里糊涂强。

老板们，别等了。明天就开始。