版权著作归档流程怎么做？BPM标准化审批全攻略

这事儿得从根上找原因。

什么是版权著作? 软件著作权, 作品著作权, 版权转让协议, 授权合同, 登记证书……这些看上去挺简单的东西, 事实上每个都跟法律效力以及商业价值有着关联。

我们所在的公司, 存在着十几条不一样的产品线, 每条产品线的版权归属并非相同, 有的是通过自身努力进行自主研发所得, 有的是借助外包合作的方式达成, 还有的是从其他的别家公司购买而来。然而, 每一种类型所对应的归档要求都存在差别, 可是大家伙儿根本就没办法分得清楚。

有一回, 法务部门急需一份核心作品赖以授权的证明且情况紧急, 翻找许久始终未能获取到。而后经探寻得知, 那份文件于两载之前就被归置存档了, 然而在进行归档之际却忘却作出完整标记, 仅仅留存了扫描件, 原始状态的签字页并未上传。

你说这事儿尴不尴尬？

听着挺显高端大气上档次那“BPM”这个词, 说穿了实际上也就是“业务流程管理”。

以往审批依赖于人, 如今审批依靠系统。你将整个流程拆解成一个个节点, 对于每个节点, 该何人去完成、在什么时间完成以及需要完成到何种程度, 统统写进系统之内。系统自行运转, 出现问题时能够自动进行提醒, 结束后自动留下痕迹。

听起来很完美对吧？

但真落地的时候，问题比你想的多得多。

一开始要弄明白现有的流程状况。版权著作进行归拢存档包含哪些具体的环节? 创作结束之后应该去进行登记? 对于权属的确认得去走审批的流程? 合同签署完成了是不是要进行记录? 后续涉及的那种使用授权、转让、让予、许可行为, 这些都需要要有备案记载?

每一个环节都得有人负责，每一个动作都得有记录。

伊始之际, 我们已然踏足过坑洼之地。将流程予以极为细致的设计, 然而员工却怨声载道, 称系统太过繁缛复杂, 但凡有可规避之行径, 便绝然不愿采用, 最终演变成了形式主义之态, 虽完成了归档之举, 可数据却全然不准确。

这事儿没有标准答案，但我可以讲讲我们是怎么摸索出来的。

第一步，梳理所有版权著作的类型。

我们划分成了四大类别, 分别是自主研发作品, 合作开发作品, 受让取得作品, 委托创作作品。每一个类别的归档材料要求并非相同, 自主进行研发从而形成的作品, 需要去提交创作说明以及权属证明, 因合作开发而产生的作品, 得携带上合作协议, 通过受让这种方式而取得的作品其必须具备转让合同以及登记证书, 因委托他人创作所形成的作品, 要查看委托合同以及成果交付确认情况。

第二步，确定每个类型的审批路径。

这个有着至关重要的作用。存在一些作品有着较大的金额以及较大的影响力, 这类就须要进行多层的审批才行；而另外一些属于常规的作品, 只进行一层审批便足够。绝不能够采取一刀切的方式, 不然的话, 要么会致使效率极为低下, 要么会使得风险过高。

我们规划拟定了三层审批机制, 一线经办人可进行提交, 部门负责人负责审核, 法务合规开展终审。然而针对某些特殊情形, 像是涉及金额超出一定阈值, 或者权属有存在争议情况的, 会促使触发升级审批, 从而让更高层级的领导参与介入工作。

第三步，把流程固化到系统里。

这一步极易出现差错, 系统开发相关人员对业务缺乏了解, 从事业务的人员对技术并不精通, 双方各自表达自身观点, 致使最终产出的成果谁都未曾感到满意。

随后我们所采取的方式是, 首先绘制流程图, 将白纸黑字的每个节点、每个条件以及每个输入输出全面且清晰地书写出来。接着让技术团队依据此去进行操作。如此这般沟通成本处于最低状态, 理解也最为一致。

第四步，试运行和调整。

完成系统设计后别急忙全面推行上线, 先于小范围运行一阵子, 查验何处出现阻碍, 何处引发超时状况, 何处反馈存有问题。那时我们开展了两周的试运行, 对十几个节点予以修改, 才切实实现稳定态势。

说实话，变化是潜移默化的，但累积下来真的很明显。

往昔寻觅一份版权材料平均得耗费两天之久, 现今十个分钟之内便能够完成搞定。审批流程由原本平均一周的时长压缩至眼下三天以内的程度。归档完整率从很早之前大概60%的比例提升至如今95%以上的水平。

最重要的是，风险可控了。

之前一旦出现状况, 责任归属不明晰, 丝毫无法确切表明究竟是哪一方该对此负责。当下于相关流程里, 各个环节皆存有记录, 明确详尽地展示出究竟是谁于何时做出了什么样的决策。当真的出现有争论焦点的时候, 依靠的是实实在在的证据来进行说明, 而非一味凭借言辞来争辩。

当然, 并非全然都是好消息, 有人反馈系统仍旧存在一定复杂性, 尤其是针对初次使用之人而言, 上手要用些许时间, 也有些老员工惯于以往工作方式, 心底里对新流程有着抵触情绪。

这样的情形是极为平常的, 不论何种变迁变更都会遭受阻碍, 重点就在于务必持续推进下去, 与此同时持续而且不间断地优化感受体验。

我讲几个我们踩过的坑，希望对你有帮助。

第一个坑，流程设计得太理想化。

不少公司开展审批流程的设计, 依据的是“应该怎么做”, 而非“实际会怎么做”, 进而致使出现这样的情况, 员工为了避开系统, 选择走线下流程, 最终使得系统没有实际作用 , 宛如不存在。

办法是这样的, 在进行流程设计之前, 要先去展开调研, 去弄清楚真实存在的业务场景以及痛点之处, 要使系统能够契合实际的需求状况, 而并非是让员工去反过来适应系统。

第二个坑，忽视了一个重要的东西——变更管理。

著作版权并非一次性交易就完结, 作品完成之后, 存在着诸如修改、转让、授权许可等各类变化情况, 倘若系统仅仅负责初始归档, 却对后续变更不予理会, 那么数据将会迅速过时。

之后呀我们开展了版本管理工作, 每一份拥有版权的作品呢, 都具备属于自身的档案盒, 档案盒里头的材料能够适时地进行更新, 还可以予以补充, 也能够做出修改, 并且每一次发生变更的时候, 都会产生相应的记录, 最终形成了完备的生命周期管理流程。

第三个坑，培训不到位。

哪怕系统堪称尽善尽美, 但若对此一窍不通不去运用, 那也全然是徒劳无功。起初之际我们并未对培训予以充分看重, 因而好多人竟至于运用差错连连。这般状况致使流程运行受阻, 数据出现偏差。后续之时, 我们订制了详尽的使用指南, 举办了多轮培训活动, 并且搭建了一个内部支持群组, 无论何时出现问题均可即时答疑解惑, 如此这般情形才渐趋向好。

版权著作归档这件事，听起来很小，但真的很重要。

它并非仅仅是把文件进行存储这般简易, 它属于企业知识产权管理的基石, 是法律合规所提出的要求, 还是商业运营的基础设施这种情况, 处理妥当的话, 所有的皆存在可供查证的依据, 要是处理不得当, 随时都兴许会出现重大变故。

不是什么高深莫测技术的BPM标准化审批流程, 是将你脑子里的规则变为系统规则, 让每个人都清楚该干什么, 清楚在什么时候干, 清楚怎么干。

非常困难的并非是技术, 而是跨越不同部门之间的协同合作以及持续不断地进行优化, 你得让法务、IT、业务、管理层各个方面都参与进来, 并且还要持续不断地收集反馈信息, 进而做出调整使其更趋完善。

但这事值得做。相信我。