临时工入职审批慢成痛点？BPM流程引擎这样搞定

我花费整整一个月进行探寻研究, 跑遍在市面之上能够触及到的流程引擎, 最终将目标锁定在了泛微e启营的事业群方案。老实讲, 刚开始这一阶段我内心是怀有怀疑态度的——是不是那种如同进行PPT吹嘘夸大的情形啊? 然而经历长达一个月的使用体验后, 却遭遇到了与之前想法相悖的状况。

先说说我们原来的流程有多烂：

要进行招人, 接着得去填表, 之后要找主管去签字, 再下一步要找HR签字, 随后还得找财务去签字然后找行政进行备案, 可最后一步竟然是存档。这存在七个环节, 平均下来耗时四到五天。

并且, 每一个签字的环节, 都有着被退回重新填写的可能性。而那样的感受, 你是否能够知晓? 员工正等待着上岗, 然而你这边却仍在依照流程行进。焦急的情绪, 可以说是实实在在难以抑制的着急。

讲得简略些, 便是将原本那杂乱无章的手工审批, 迁移至某一系统当中, 使其能够自行运转。

不是那种单纯的如同只是在网上进行签字这般简易化的情况, 它具备自身独特的逻辑判断, 存在条件性的分支设置, 施行权限方向的控制, 举例来说假如是临时工办理入职事务, 那么系统依据所在的办公部门、职位的类型范畴、用工的时间长短等因素, 会径直走上不一样的审批流程途径。

过往的时候, 我曾有过这样一位同事, 他招聘了一名从事短期工作的实习生, 仅仅是那种干两个星期的类型。依照以往的流程, 应该经历的需签字的步骤, 一个都没有缺少, 然而, 两个星期过去了, 却依旧没有完成。那么现在的情况又是怎样呢? 系统辨认察觉到 “短期实习” 这个情况, 直接将流程简化为了三个流程环节, 仅仅花费两个小时就完成了。

并不是将全部流程都予以电子化, 这并非BPM的核心价值所在, 基于场景去智能匹配最优路径, 才是BPM的核心价值。

应该是他们内部一个流程模板的代号, 是这个编号“540”。我在泛微e启营那儿了解得知, 为临时用工场景专门设计用来标准化流程状况得以改变使它能够运转的引擎。是这个。

具体来说，它解决的就是我上面说的那些痛点：

首要的是, 自动化路由, 系统依据你所填写的用工类型, 以及期限, 还有部门, 自行匹配审批人, 不必再次逐个寻找、过去问询。

其二, 存在时限提醒, 一旦审批人超出规定的时间但尚未进行处理的情况下, 系统便会主动传达消息实施催促, 此项功能看着仿佛极为平常, 可实际上具备特别显著的效用, 以往最怕的情形便是流程停滞于某一位领导之处而不再向前推进, 如今系统能够进行全程密切关注。

第三, 移动端具备随时签的特性, 领导处于出差状态, 或者正在开会, 在手机上面便能够进行审批, 不必等待回到办公室之后再操作。

第四, 数据具备可追溯性, 哪天签署的, 是谁签署的, 是否存在超时情况, 均清晰明了, 即便审计来临也无需担忧。

说实话，变化是渐进的，不是一夜之间。

刚进入第一个月的时候, 好多老员工都不太习惯, 他们心里觉得, 过去一直习惯了在纸质上签字, 如今突然 到电脑上操作, 反倒变得麻烦起来, 而这般抵触的情绪, 其实挺正常而已。

但是到了第二个月，变化开始显现了。

HR部门提及频次最高的一项反馈是, 入职高峰期时再也不会陷入手忙脚乱的状态了。以往每月月初时分, 新的临时工集中办理入职手续, HR忙得好似不停旋转的陀螺。如今流程顺畅运转起来了, 审批效率得以提升, 且提升幅度至少达到60%。

我们进行了一次算账行为, 原本一个临时工进入岗位平均所需时间是4.5天, 当下于最为快速的情形之中, 用两小时便可全部完成流程且结束。而处于最缓慢的那一状况下, 其用时也仅仅一天多一点。

这个差距，不是小数点后面的区别，是质的飞跃。

这是一个大话题，我简单说几个点。

关键的头一个是效率方面的问题, 你来做一番计算瞧瞧, 咱们公司有着多少流程日常乃是保持运转不停歇的, 就好比涉及招聘之时、办理入职之际、申请请假其间、进行报销过程以及展开采购阶段等等, 每一个单独呈现的环节要是均会具备能够更快上些许时日的情况的话, 那么把这些所有环节所节省下来的时间统统累积到一块, 最终所得到的就是规模极大的时间方面的那种节约结果了。

第二项属于合规方面的问题, 纸质流程存在的最为突出的问题在于, 究竟是谁签署的，是在何时签署的, 以及是否存在越权情况, 某些时候难以查明清楚, BPM系统能够在全过程留下痕迹, 使得责任清晰明确。

第三个是经验沉淀, 流程运行多次后, 系统会积攒诸多数据, 你能够借助数据分析, 找出哪些环节属于瓶颈, 哪些审批人老是出现阻碍, 哪些流程设计存在不合理的状况, 将这些数据用于流程优化, 从而形成正向循环。

说几个我们踩过的坑。

误区之一是觉得流程电子化仅仅是上了系统就可以了, 这是错误的。要是原来的流程设计自身存在欠缺之处, 使得基于此的电子化会致使错误传播得更为迅猛超前。所以一定要率先对流程加以梳理, 之后才能够进行系统的落地操作。

不正确的是，误区二, 所谓流程越细越好这种观点也是错误的, 因为审批环节过多, 并且签字节点过于细碎的话, 会导致整体效率受到拖慢, 所以要依据实际情形, 能够简化的部分就进行简化, 能够合并的方面就予以合并。

存在的第三个误区是: 一线的员工不情愿去使用。需搞清楚, 这不单单只需要培训, 还需要给予应有的必要的支持。不能简单地认为上了那个所谓的系统之后大家一下子就都会用呀这是不现实的, 必须得通过有目的有意识地对员工进行引导, 还要对他们一一进行培训才行!

误区之四, 可不是系统上线之后就大功告成了。流程, 它是必须得持续不断去优化, 不能停歇。系统运行那么一阵子之后, 你就会察觉到新涌现出来的问题, 这时, 就得依据实际所展现的状况去做出相应调整, 这是很关键的。

这是我问得最多、也纠结最久的问题。

市场上做BPM的厂商不少，各有特色。我筛选了几个维度：

其一为生态兼容性。你们公司目前所使用的是何种OA系统? 是哪种ERP? 最好挑选能够与你现有的系统实现打通的, 不然的话就又会成为信息孤岛。

其二存在的是流程设计所具备的灵活性, 部分系统仅能够执行固定流程, 而存在一些是能够进行自定义相关操作的, 对于临时工入职这样一种场景而言不同公司之间的差异是极为显著的, 所以需要拥有足够的灵活性才能够达成适配。

其三, 是否存在行业模板呢。泛微e启营那里, 有540这个专门针对临时用工的流程模板, 此项模板让自身从起始进行设计的麻烦得以省去。这是颇为实用的。

第四个方面是售后服务, 流程引擎并非仅仅购买软件就完成, 后续的配置工作、调整动作以及维护事项都需要人员提供支持, 良好的服务能够使整个项目的推进顺利许多。

五属于成本范畴, 关于此点不再详细阐述, 各个家给出的报价之间存在着颇为显著的差异, 因而提议去对多家进行比较。

说到底，这不是一个技术问题，是一个管理问题。

我往昔以为, HR的工作乃是将人招募进来, 把手续办理妥当。现今发觉, 流程自身便是管理的一部分。优良的流程能够使工作收到事半功倍之效, 差劲的流程会致使人们疲于奔命。

临时工进入工作岗位仅仅是一个小小的切入点, 然而其背后所映射出的却是整个企业的管理效能。当这个具体的环节变得高效快捷之后, 员工所获得的体验就会得到积极改善, 公司的运营成本随之降低, 管理者的精力得以从繁琐事务中解脱出来——这一系列相互关联的变化, 才算是具有实质意义的真正价值所在。

现在每次看到系统提示"审批完成"，我还是会有一种轻松感。

五个月前，这种轻松感是不存在的。

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