54.校园校舍资产AI数字化台账平台
学校资产怎么管？AI数字化台账平台来了！
说实话，做学校资产管理这行当十几年了，我太懂那种感觉。
每年到了年末进行盘点之时, 财务部门、后勤部门、实验室、教务处, 各个部门之间相互推卸责任。你询问这台电脑的所在之处, 他却表示无法说清楚。你声称那套实验设备已经报废了, 他却称还在使用当中。最终账本上呈现出一堆混乱不清的账目, 当审计人员一来, 所有人的脸色都如同吃了苦瓜那般难看。
太累了，真的。
往昔我们依凭借Excel, 借助纸质台账, 依靠人脑记性。如今回想, 这般办法可行吗? 当然不可行。人总会遗忘, 总会记错, 总会遗漏。更遑论那些散布于各个校区的资产, 跑断双腿也难以理清。
之后, 有一位朋友, 给我介绍了一个全新的东西, 那就是AI数字化台账平台。最初的时候, 我处于一种半信半疑的状态, 心里还想着, 就只是这样的, 难道真的能够解决问题?
结果试了之后，直接傻眼。
校园资产盘点为什么这么难？
先说几个现实问题吧。
数目众多学校的资产台账, 实则是通过手工制作而成的, 资产数量达到几千条之计, 甚至有上万条之多, 每一栋楼, 每一间教室, 每一个实验室, 皆拥有自身的“户口” , 然而户口所需信息与实际物体无法相互对应起来, 这已然成为非常常见的一种状态了。
讲个事例, 某所中学的资产台账之中记录着存有投影仪二百台, 实际前去清点, 仅仅有一百八十台。那剩余的二十台在哪里呢? 有的坏掉了在仓库闲置着, 有的被借出去了但没被归还, 还有的实际上早就已经报废了, 然而账面上却没有删除。这样的问题, 要说大它不算太大, 要说小它也不算太小。在审计来临的时候, 可就是大事情了。
并且存在着更为繁杂的状况, 有一些资产购置了长达十年之久, 早就全然不清楚处于何方了, 在那时候的购货发票依旧留存着, 然而设备却已然消逝得毫无踪迹可寻了, 你要是打算进行核销处理, 那手续简直一大堆, 要是不进行核销, 账目之上又无端多出了一笔所谓的“幽灵资产”, 这可真是处于两难的尴尬境地呀。
眼下高校合并, 新校区开始建设, 仪器也在更新换代, 致使资产变动极为频繁, 今天有一批搬到新教学楼, 明天另外一批被调去科研中心, 后天又有一批退租了, 因为变动频次过多, 让人根本记不过来。
所以很多人都在问：有没有一劳永逸的办法？
AI数字化台账能解决什么？
讲真的, 以往我针对这种打着“AI赋能”旗号的宣传, 内心是颇为抵触的, 始终感觉那是一种戴着科技面具的噱头。
但这次不一样。
此平台的关键逻辑所在, 乃是提供予你一份“能动态更新的记录清单”, 并非那般固定静态的Excel表格, 而是处于实时持续变化得以维持新增修正的数据库, 资产起始与自采购进入仓库之时起, 每一个具体的流转环节, 包含但不限于调拨、借用、维修以及报废等情况, 均会被详细记录在册, 无论你期望查询何种相关信息, 只需进行针对性的搜索操作, 便能够即刻获取到相应内容。
最让我印象深刻的是盘点功能。
以往进行盘点时, 那群人手持清单在整个校园里来回奔跑, 逐个去核对标签。如今呢? 通过用手机拍摄扫描, 依靠二维码进行识别, 几十秒便能够完成一条资产的相关操作。系统会自动将台账跟实物予以比对, 一旦存在差异就会直接标红显示。究竟是哪个教室缺少了若干把椅子, 又是哪个实验室出现了多余的设备, 这些情况都清晰明了。
这效率，比以前快了至少十倍。
另一个让我深感满意的细节出现了, 系统具备拍照上传的支持功能, 当资产出现问题时拍照, 系统能够自动识别位置、型号以及状态, 那种因手写备注字迹潦草而导致谁都看不懂的痛苦, 终于宣告结束了。
为什么老师会喜欢用这个？
你可能会问，学校那么多老师，谁会愿意学新系统？
这着实是关键问题, 所以这个平台作出的设计, 格外着重“无感操作”。
什么意思呢？就是老师几乎不用专门学。
举例来说, 领取一台笔记本电脑这般情况, 只需扫一下码便可实现。在归还之时, 再次进行扫码操作。整个这一过程所用时间不到一分钟。系统会自行记录借用人是谁、借用了多长时间到底、归还状态处于何种情形。无需填写表格, 无需进行签字认可, 无需为此跑腿奔波。
针对财务以及后勤人员而言, 后台管理着实极其简便。增添资产, 修正信息, 导出报表, 均于同一页面达成。无需知晓代码, 无需寻求 IT 部门予以协助。即便你往昔从未运用过任何数字化系统, 开启即可着手操作。
尤其贴心之处在于, 系统能够自动予以提醒, 对于快临近报废期限的设备, 会预先发送消息实施通知, 对于应当进行盘点的区域, 会生成清单推送交付给你, 再也无需忧心会忘掉何时该做何事。
我记着有一位校长讲过这样一句话, 良善的工具, 它应当是使人感觉不到它的存有, 然而离开了它又没法存活下去。
这个平台，差不多就是这样。
数据说话，真实案例分享
当然，光说不练假把式。说几个真实的例子吧。
华东地区一所重点中学, 以往教学设备三千多台分散于十二个校区, 每年盘点需耗时两周, 需二人全脱产进行。去年更换新系统后, 每三个月盘点一次, 每次用时两天, 一人即可完成。效率提升达十几倍, 并且准确率由百分之七十八提升至百分之九十九。
有一所位于南方的职业技术学院, 其实验室设备价值超过了千万, 然而账实不符的情况长期以来一直没能获得解决。在使用了AI台账之后, 仅仅三个月的时间, 就盘清了所有设备的去向, 并且核销了200多台报废设备, 成功挽回了上百万元的资产损失。
另有一位后勤主任同我讲了一番话, 表明以往特别惧怕上级开展的检查行动。每当前来进行审计工作时, 都得慌慌张张地寻觅资料, 核对数字, 阐释其中存在的差异之处。而如今呢? 数据全都存储于系统当中, 能够随时予以调取, 随时进行导出操作。对于检查一事? 压根就不再慌张了。
这些案例所表明的是什么呢, 表明的是AI数字化台账并非那种玄之又玄的事物, 而是实实在在能够解决问题的一种工具。
下一步该怎么做？
如果你也在为资产管理头疼，我的建议是：先试试。
甭去过度思虑, 莫要忧心太过繁杂, 别迟疑生怕买错喽。现今好多平台均应允免费试用, 你先选取一个部门、一处校区予以测试, 瞧瞧成效怎样。若使用良好, 而后再逐步施行推广；倘若感觉不合适, 撤离出来亦不会亏损。
毕竟, 时代已然发生了变化。那些依旧在运用手工台账来管理资产的学校, 迟早是会被淘汰掉的。这并非是在危言耸听, 而是实实在在的事实。
祈愿此篇文章可助益于你。资产管理这般事宜 , 并非那般困难。重点在于需寻觅恰切之法 , 拣选合适之工具。
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