展会项目管理系统怎么选？全域统筹方案全解析

市面上系统一抓一大把，选到眼花是真事。

曾经我碰到过好些从事项目管理的同行, 他们各自以不一样的方式去处理工作, 有的习惯于运用Excel表格来管理项目, 一个项目专门对应一个表格文档, 手上积攒着十几二十个各不相同的项目, 电脑桌面被这些文件堆砌得满满当当, 每当需要找寻对应的项目文件时, 就好似在茫茫大海里捞针那般费劲。

有的同行选用钉钉或者企业微信这类工具, 操作起来确实显得颇为专业顺手, 然而一旦碰到展会那种存在多环节、跨角色状况的复杂协作场景, 原本工具的功能就根本无法满足实际工作需求了。

有的采购了价格高昂的传统ERP, 其具备的功能的确强大, 然而价格昂贵, 并且定制化的速度极为缓慢, 哪怕只对流程做些许改动, 都得等待开发排出档期。

过后, 我们采用了泛微ｅ启营那儿的方案, 才切实领悟到啥叫“全域统筹”, 并非讲系统多么花里胡哨, 而是它实实在在地将展会从立项直至交付的整个链路贯通了。

立项, 之后是招展, 接着进行销售, 再筹备场地, 然后开展搭建, 准备物料, 实施现场执行, 最后做客户回访, 各个环节紧密相连。一旦客户更改需求, 下游所有相关部门会同时收到通知, 不再是像我先打个电话, 接着开个会, 随后再去做双方意见一致的那种传统流程了。

很多人觉得，用通用的项目管理工具不就行了吗？

我往昔也曾这般去想, 直至某一回展会之处出现状况, 客户于临时之际增添了两块展位, 彼时现场的搭建队伍尚在从事着别的事情, 装载物料的车辆方才驶离出门, 通知已然传递了三日之久却依旧未曾抵达到位, 最终客户于现场大发雷霆, 我们赔付了数目可观的一笔钱财后方才使其情绪平息下来。

这种事发生一次就够够的了。

展会所属的这种行业, 其时间窗口具备着极为刚性的特点。展会的举办时间仅仅只有那么几天, 在此期间, 所有的环节都必须精准无误地卡在相应的时间节点之上。只要存在任何一个环节出现延迟的情况, 那么都极有可能引发一系列的连锁反应, 而这些连锁反应最终将会砸到总包的头上。

市面上平常通用的项目管理工具，常常缺少针对特定行业的专属功能支撑, 比如博览会行业必须具备的展位资源统筹调配, 搭建服务商协同联动, 现场服务工单的动态调度, 涵盖多维度的经营财务报表生成, 以及面对于客户的自助服务门户等, 这些都是通用工具波及不到的精细需求。

展会上行业的这些专门所需场景, 是泛微推出的这套系统环绕深耕打磨的对象, 大量针对性的优化与定制, 在细节功能方面被完成, 展会行业的实际运营管理需求因而得到恰当贴合。

说几个实际用到的吧。

其一, 全域项目得以展开统筹, 一个项目能够挂载多个子项目, 举例而言, 总展期作为主项目存在, 在此基础上, 分会场、外展活动以及配套论坛这般的均为子项目, 而所有这些项目皆置于同一个系统当中实施可视化管理。

其次, 资源进行统一调度, 展位、展台、设备以及人员, 均实现数字化管理, 能清晰知晓何时被占用, 何时予以调配, 避免了重复预订以及资源冲突。

其一, 立项审批环节, 其二, 合同的确立确认阶段, 其三, 费用结算之时, 系统会自动推进流程, 并非需人工逐个予以催促。财务方面能够知晓每个项目的进展状况以及回款情形, 如此一来老板也得以安心。

第四点, 是移动端具备支持功能。在现场进行执行操作时, 借助手机能够查看项目所处状态, 可以进行拍照行为并上传问题工单, 还能促使相关人员予以签字确认, 以往现场出现问题时只能是通过打电话大声叫嚷的方式来处理，可现在仅凭一张圖便能达成对问题的解决成果句号。

我用过前后对比最明显的是两个数据。

其一为会议次数, 往昔之时, 针对一个展会项目, 仅仅是为了使信息达成对齐, 就需要召开七八场会议, 当下呢, 存在系统看板, 众人自行前往上面查看, 对于那些需要进行确认的情况, 再去拉群展开沟通, 如此一来, 会议用时砍掉了将近一半。

错误率是另一个方面, 以前, 因信息传递未到位致使的问题, 一年起码有三四个, 自使用系统之后, 这类低级错误差不多都没有了。

财务这边也有情况, 以往呢, 月底进行对账简直就是场噩梦, 需要去拉扯几十个表格来做汇总, 然而现在, 系统能够自动生成相关内容, 仅仅花费几分钟就可以搞定了。

最深切的体会是, 工作的节奏给把控住了。以往是被事情撵着跑, 如今是井然有序地推动每一个环节。虽说疲惫, 可心里踏实。

几点建议吧，都是踩过的坑换来的。

不要仅仅只盯着功能清单, 好多厂商将功能页打造得格外美观, 列举了一连串条目, 然而实际去使用的时候却发觉好多都不便于操作, 最为妥当的做法是请求展示真实的案例, 瞧瞧别人是怎样进行运用的。

着眼于关注实施能力, 哪怕系统堪称再好, 然而要是实施环节未达到相应标准, 那也终究是毫无意义的, 去清晰明确地搞清楚实施周期是怎样的, 培训方案具体的内容为何, 售后响应速度究竟如何, 要知道这些方面相较于功能自身而言, 实际上是更为关键重要的。

关心可扩展性, 公司产业会进步, 来年或许会增添全新的业务种类, 系统可不可以灵活拓展, 可不可以迅速衔接新的程序, 这得预先思考妥当。

性价比, 判断产品价值的核心标准可不是光看价格高低, 贵的选项不见得能符合自身需求, 便宜的选择也不一定就没有实用价值, 关键在于产品是不是和你们当下的业务规模以及未来的发展规划相契合。

涉及泛微 e 启营所给出的关联方案, 于我们而言, 在历经实际试用之后, 认为其性价比具备一定合理性, 毕竟该方案实实在在地处理了我们所要面对的相关工作层面问题。

搞展会可不是件轻松容易的事儿, 每一分钱务必都得花销在那些关键紧要之处。有那么一种优秀良好的管理系统, 或许在刚开始投入的时候数额不算小, 然而在往后省下的时间以及减少的损失, 远远要超出这个数目。

共勉。