项目党建活动总乱？这套统筹方法终于管明白了

过往, 于我们的项目里, 开展那些和党建相连的各式活动的时候, 整个过程都是单单凭借着一张简易的Excel表格去梳理相关信息, 继而再搭配上一个平常普通的微信群去进行沟通衔接。这样一类的组合操作起来使人上手并没有什么太大的难度, 从表面上去看出来其氛围也好像显得是挺热络闹吵的, 可是一旦到了实际去推进落实的那一个环节的时候却就会频繁地出现各类问题。

假设今年三月份的时候, 总部下达指令要道组织一场“学雷锋”主题的志愿服务活动, 我提前一个星期就已然开始着手去储备处理与其关联的事项, 然而在活动当日却一而再再而三地浮现情形: 本来统计完备的志愿者数量显著不足、筹划好的各式各样的物资未依照要求抵达相应位置、负责媒体宣传对接事务的人员也没有任何人去跟进此项工作, 最终整个活动仅仅能够仓促地结束议程。

结束活动之后, 我们让内心平静下来, 对整体过程进行复盘, 渐渐寻找到了存在的关键问题。

事情的出现并不是因为团队中干活的人不够尽力, 而是从一开始到结束, 压根就不存在那类能全面又不打折扣地得以实施的体系去做统一规划安排。究竟是谁来负责哪类工作内容, 各项任务又得在什么时期的节点上达成, 在推进这些任务的过程里需要去协调哪些方面的资源, 全部都是依靠每一个人的自行记忆以及口头临时去做沟通交流才能够确定。处于这样一种缺乏紧密组织的模式下, 在进行的过程中间出现问题漏洞那样的状况, 根本就不是偶然发生的意外, 而是注定会出现的态势。

后来, 我们将1156项目党建活动配套统筹模块给引入了, 说实话, 起初的时候我也有着怀疑, 那便是: 真的能够把问题给解决掉吗? 在使用了两个月之后, 我不得不承认, 这一事物的确是有着作用的。

它将党建活动, 从传统的那种“人管人”模式, 转变成为清晰的“流程管事”机制, 由此使得整个活动推进, 变得更为规范, 更为有序。每一个党建活动, 从最开始的策划构思起, 直至最终的总结归档止, 都设定了明确的时间节点, 以及与之相对应的专属责任人, 借此避免了责任模糊, 与执行拖沓的问题。

正如方才所讲的那场志愿服务活动, 现今凭借这套流程机制, 系统会在提前7天的时候, 主动去提醒负责人, 让其确认参与人员的到岗状况, 在提前3天之际, 核对所需的各类物资是不是筹备完备，到提前1天之时, 推送统一的宣传内容模板以供活动使用, 如此这般, 大家无需再反复忧虑出现遗漏细节的情形, 活动开展也更加顺畅且高效。

但是话又说过去了, 即便工具再优良, 终究还是得有合适的人将其运用妥当, 才能够充分发挥出应有的价值。当我们最初着手推进这一套系统时, 可谓碰到了数量不少的阻力, 特别是当中有些过去的老同事坚持的看法, 他们始终觉得在以前并没有这样一套系统的情况下, 咱们不也照样能够去举办各种各样的活动嘛。这番言论倒也能够得上是有理有据, 放置在过去那样一番的状态下, 的确是能够“照旧开展”, 然而放置到如今, 其中所存在的核心差异已然转变成为了“开展出来的效果好不好”。

我觉得最大的好处，是"心里有底"。

以前每逢上级前来检查之际, 我们总会抱着数量众多的纸质台账不断反复翻阅核查, 有时甚至不得不熬夜去临时补造缺少的有关材料, 整个流程忙得混乱不堪。现今我们已将所有项目活动的记录依次整理录入到专门的管理系统之中, 各种凭证、过程文档都能够通过一键进行调取查看, 再也无需去翻找厚重的纸质册页。

这月之前集团巡察组来到我们这儿的项目开展各项工作, 从进到场地内一直到完成检查, 仅仅花了不到半个小时的时间段, 并且还专门特意表彰我们的那台账管理做得既规范又十分到位。就在那一个时刻我内心当中确实是挺满满的皆为骄傲之感, 但是很快紧接着就冷静下来大脑思考了一番, 这般现象这实际上是我们本来就应当做好的属于自己本职的工作, 并没有什么是值得特别去加以称道宣扬的。

第一个益处, 是党建行为所占用的资源数额能够达成统筹规划与分配了。以往时分，各个项目在筹备开展党建活动时通常各自为战, 有的项目予以物资购置后各类物品堆积如小山, 而活动终止以后方发觉其物品仍遗留下太多没有用完, 而有的项目却察觉到即使开展基础活动所需的必备之物都存在匮乏的窘境, 难以完全满足需求。现如今, 借助内部专门的系统, 能够确切探知整个集团范畴之内的党建行事物资储存分布情形, 哪里存有资源剩余量、哪里需要给予支持, 全部都清晰明了无须再反复进行沟通来予以确认。

就去年冬天而言, 我们借助这个系统, 对三个项目结余的活动经费予以调拨, 精准地支援了存在实际需求的困难项目, 整个过程高效且透明。以往资源闲置或者匮乏的问题得以避免, 资源利用效率被切实提升了。

排在第三位的，是我极为重视的核心价值, 这价值体现在活动数据能够达成沉淀留存。党建相关活动绝非举行一场之后便终结, 在活动经历里积累的良好做法, 挖掘而得的生动典型事例、开拓出的创新经验, 都要妥当留存起来以用来后续传承。以前, 这些关键信息杂乱无章且四处分散, 部分保存于个人手机相册内, 少许收纳在私人电脑文件夹中, 一旦涉及人员产生变动并离职, 这般贵重的那些关键的信息资源就会跟着流失, 往后很难再去调用参考咯。现今借助系统化管理平台, 所有党建活动内容会自动完成归档整理, 还可依据汇总活动数据生成专业分析报告, 能清晰呈现出哪个主题活动最受欢迎, 哪种形式活动参与率最高, 各类内容借助客观数据直观展现, 不靠主观经验猜测判断。

当然，它也不是万能药。

我曾目睹一些单位购入系统, 然而却沦为装点门面之物——众人惯于手动操作, 故而不愿启用新系统；又或者对新系统有所使用, 但所录入的数据质量欠佳, 致使系统所生成的报告毫无价值可言。工具终究只是工具，关键全在于人会如何运用它。

关于我们这个项目, 当下设有一项清晰明确的规矩, 于每周周五的下午时段, 会安排出半个小时的时长, 此时间专门交由党建专员负责, 将本周之内的相关活动信息录入到系统之中, 并且有着明确要求, 必须按照周次来完成录入操作, 绝对不可以拖延至月底再进行一次性的补充录入。

最先开始推行之际, 众人也分别有着抱怨 叙述着这般将会对日常的工作进展产生影响 可是持续坚持了长达两个月的时间以后 众人反倒感觉变得简便 由于不用再不赶鸭子上架直到月底时急匆匆地临时赶紧找应对办法 而且那个系统能够自己主动去生成紧邻下周的工作提示 较之人的脑部记性事情而言更为可靠且值得信赖许多。

从根本上来说, 项目党建活动配套统筹这个模块所解决的问题, 并非仅仅局限于“咋去管理”层面。而更大程度上是关乎“怎样能够管理得当”的问题呢。它使得党建活动发生了转变, 由过去的“为应对相关检查而行事”蜕变成为“切实去开展实际事务”, 从原本主要依靠"人工督促每个人的方式"转变为通过清晰的条理规则来推动和考量事务的进行。

要是你觉得现下管理稍显紊乱, 不妨试着从一项小型活动着手, 借助系统完整运行一回全部流程。去尝试一下, 你而后将会回来对我表达感激之情的。