项目预算调整审批太混乱？多级BPM流程让你不再头疼

先说一个场景。

刚做到项目的中间阶段, 猛然发觉原材料的价格上去了。要不然就是客户的需求出现了变化, 必须要增添功能。在这个时候预算必然是不够花的, 提出申请进行调整乃是经常性的状况。

但问题来了——谁来批？批多久？批不过怎么办？

许多企业内部依照着既定的审批流程, 具体步骤是: 相关事务的申请人先提交申请材料, 然后交给部门领导签字确认, 之后转至财务部门开展合规性审核, 再提交给分管相应业务线的领导签字, 结尾由总经理做最终审批。这套流程设计之初看似合理, 可涵盖各类需审批的事务, 听起来好像也没毛病。

然而在实际将其予以推进执行的进程当中, 这一套流程的每一个环节均存在有得以出现卡顿这种情形的可能性, 要么是申请方面的材料在进行补充时显得不够及时, 要么是领导在进行签字这项工作之时安排不出相应的时间, 要么是财务在开展审核工作期间针对材料持有特殊化的要求, 这些具体的状况均有着致使审批进度遭受延误这一结果的可能性。

部门之中的领导出去出差了, 财务那儿正在举行会议, 分管方面的领导正身处旅游之中……等到每一个人都完成签字, 那黄花菜早就凉透了。

更糟糕的是, 存在一些公司, 压根儿就不存在明确的审批权限表。在日常运营当中, 到底是哪种金额数量的事项得由哪一个层级的负责人去审批? 要是预算调整一旦超出既定的比例, 又需要朝着哪一个级别的方向去升级审批流程? 像这类核心规则全都没有清晰的限定。

这样一种模糊得不太明确的状态, 最终致使了事务朝着层层进行上报的惯性发展, 渐渐演变成“谁都能够看到流程, 然而却没有任何人能切实真正承担起责任”的尴尬情形。

据实而言, 不存在标准的答案。公司规模各异, 项目类型不尽相同, 审批的层级理应有所差异。

有不少公司的审批设置, 我都见识过, 预算调整的权限划分得极为清楚, 5万以内的预算调整, 单个部门能够自行审批通过, 流程简约高效。

预算调整若是在5万到20万的范围, 就需要财务部门以及分管领导一同参与审批, 要是超过20万的额度, 最终才会提交给总经理进行把关。如此这般的安排着实是挺合理的, 小额支出速度快地进行处理且不拖沓, 大额开支严谨地把关会更稳妥。

不过, 存在着部分公司, 无论金额究竟是大还是小, 一概都要去走那整套的流程。哪怕是仅仅 5000 块的调整, 同样也得经过三层的审批, 其效率实在是低得很。

重要的是得存有规则, 并且规则得明晰地书写出来。究竟金额多少、属于哪个层级展开审批、若是超时是自动予以通过还是要升级至上级……诸如此类的情况都理应在流程设计的阶段就确定好。

别指望靠人来记住，系统里配置好比什么都强。

业务流程管理, 即BPM, 简言之, 乃是将那些审批流程予以数字化以及自动化。

曾几何时，于以往过往的办公流程当中, 针对处理预算调整关联事宜, 通常而言需得借助相当数量的纸质单据, 申请人手持这些单据, 于各个不同的部门之间来回奔波跑动, 再三反复地协调签字, 时常往往要消耗掉不少的时间以及精力。

现在通过信息系统, 整个流程变得便利不少, 申请人只要在系统中轻轻点击鼠标提交预算调整申请, 系统便会自动核查申请的金额, 以及对应项目类型和所属部门等信息, 接着依照预设的规则自动流转, 匹配并传送给相应审批人予以处理。

接收到通知的审批人, 通过开启手机或者电脑即可予以处理, 清晰明了地知晓是同意, 或是驳回, 亦或是进行转交。

尤为厉害的是, 那个BPM系统具备一种能耐, 叫做支持多级审批的灵活配置, 它拥有一项本领, 能够适配不同业务场景有着的审批流程需求, 它不需要特地去设置那种固定僵化的审批链路, 它得依据实际发生的情况去调整节点顺序, 或者增减环节。

像是企业中常见的预算调整事项, 能够借助这套系统设置成明晰的三级审批路径, 先是经过业务部门负责人针对调整申请的合理性展开初步审核, 接着流转至财务部门核查数据与规则予以再次审核, 之后报送至分管相关业务的领导达成最终审批。每一步的操作权限、处理期限以及触发审批的具体条件, 都能依据组织的管理规则自由地自行定义, 以此保证流程契合实际的管理需求。

并且呢, 系统会将每个环节的审批时间以及审批人都予以记录。不论是谁致使进度缓慢, 简直是清晰明了。就是说在审计之时同样能够进行追溯。

实际来讲, 在采用BPM之后, 审批效率起码提高了50%, 以往需要两周时间的流程, 如今只需三两天便能够完成。

当然，不是买了系统就万事大吉。

流程的设计应当具备合理性, 不要只是为了进行审批而去审批, 设置出一连串没有任何意义的节点, 每一个审批的环节都必须拥有实际的价值, 不然的话那就是在增加负担。

权限务必清晰明了, 究竟谁能够批准多少金额, 又能调整何种类型, 这些都必须要事先予以明确的界定, 决不能让置身于审批环节的人员去自行揣测“对于这个我到底应不应该签字”。

需准许对例外情形予以处理, 于现实的状况之内总是存在着特别的状况的, 在系统的范畴当中必须要留存有能够灵活变通的通道的, 例如像是紧急审批、越级审批之类别的情况的哬, 然而却不能够过度地使用的, 必须要有相应的记录可供查询的。

培训必须得跟得上, 好多系统没办法投入使用, 并非起因于系统本身有问题, 而是在于人搞不明白怎么去运用的缘由。得使得涉及到的那些人全都清楚流程究竟该如何去走, 在什么地方进行操作方可, 一旦出现了问题又该寻找到谁才行。

项目预算调整审批，看着是小事，其实是企业管理水平的体现。

那些流程处于混乱状态的公司, 其预算控制必然也会存在着问题。若是多级审批在一开始设计的时候相当得当的话, 那么它既能够对风险起到控制的作用, 又能够让工作效率得到提高。

BPM系统并非能解决所有问题的万灵药, 然而它起码使得这件事情具备了能够被控制、能够被追溯、能够被优化的特性。倘若你仍旧在为审批流程而感到苦恼不已, 那么不妨从整理规则入手然后开始尝试引入该系统试试看。

总好过每次都靠人肉催流程，对吧？