597农机采购流程怎么跑？农业BPM审批全流程指南

讲真的, 不少人对于农机采购这个事儿的认知, 仍旧停留在“瞅准了便买回来”的层面呢。

但现实哪有那么简单。

你去思考思考, 一台联合收割机所具有的定价实际上是相当高的, 动不动就是几十上百万这样的金额, 这完全能够称得上是一项规模不小算得了的买卖咯。要是不存在一套清晰明确且规范的流程用以进行约束, 那么事情是极易朝着杂乱无章的方向发展的。

此时张三才刚刚于今日提交完毕采购申请，紧接着明日李四就赶忙冒出来声称需要先去对供应商的资质以及实力展开考察, 随后到了后天, 财务那边接着传来消息表明采购预算还一直未曾批下来。如此这般众多环节彼此层层叠叠交织在一起, 看起来似乎每一个人都在进行管理, 然而一旦真正出现了问题, 却又仿佛每一个人全都不愿意去承担起相应的责任了。

BPM, 它是 的简略写法, 把它翻译成为通俗易懂的话语来讲, 指的就是业务流程管理。

感觉上好像是有着一些高端专业的意味儿, 实际上进行的都是贴近日常需求的实在之事——先是把某一项事务从开启直至结束的整套办理流程, 各个环节所需要经过的审批节点, 办理时务必准备好的所有材料都整理清晰并形成一致规范, 接着把这些标准化的内容固定于对应的信息系统之中, 使得所有相关人员都能够依据明确的规则去开展工作。

这般的做法不存在虚浮的形式, 其核心在于将模糊的办理事项转变为清晰可执行的统一标准, 经由系统固化之后, 减少了人为操作的随意性, 使得各项事务的处理都能够有章可循。

在农机采购这类业务当中, 其具备高频的特性, 同时金额也是高的水平, 在这样的情况下, BPM流程所具有的价值, 特别显著。

根据我的认知, 一回完备的农用机械采购进程大约能够被划分成这般几个时期:

首先是需求提出。

向谁提出采购需求? 所需农机的类型有哪些具特定型号? 大致的预算金额是多少? 对于这一板块, 需填具符合标准规范的采购申请单, 切不可仅凭随意表述便开启流程推进。

然后是审批环节。

这个环节, 是整个流程当中, 最易于出现阻塞状况的部分, 推进它的时候, 常常要历经多轮层次审核。

正常来讲是要历经数级审批的: 先是部门主管进行审核, 接着是财务预算审核, 随后再有分管领导批准。每一级的审核都会依据自身职责的角度去建构成不一样的判断维度, 有的人着重去核查方案里的技术参数是否能达到标准, 有的人将重点放在核对预算是不是存在超支的状况, 另外还有人会把关键放在考量项目实际的采购必要性上面。

接着是供应商选择。

最容易出问题的地方在此, 是比价采购, 还是单一来源, 要不要招标这些, 都会在流程里明确规则, 不然后边全都麻烦。

最后是验收付款。

机器抵达了, 要怎样去检验? 倘若检验结果不符合标准该如何处理? 进行付款需要走怎样一个流程? 这些方面均务必在流程设计的阶段就思索明白。

说几个真实场景：

场景一：急用的时候，流程走得比蜗牛还慢。

马上就要进入收割季了, 急切地需要一台插秧机, 然而采购申请却在财务那里卡了半个月。等到批准下来, 农时而被错过了。

场景二：审批标准不统一，来回打转。

相同的采购项目, 上次的时候, 领导签了字, 可是这次, 却被再次打回来, 要求补充材料, 究其原因, 是这次所找的并非上次签字的那位领导。

场景三：信息不透明，采购人员不知道走到哪一步了。

将申请提交之后, 就好像石头沉入大海一般, 只能一次次地打电话去询问进度, 效率极其低下。

这些都是真实存在的问题。

核心思路是：把事前的规则设计好，让流程自动跑起来。

具体来说，有几个设计要点：

流程节点要清晰，每个节点的责任人要明确，不能含糊其辞。

关于审批标准, 得进行量化, 像采购金额一旦超出某个具体数值, 就应当对应某一种特定的审批级别, 对此必须要有严格且硬性可依循的规定, 绝不能凭借人情。

建构时限机制, 针对每个节点, 其处理时间需设有上限, 一旦超时, 便会自动提醒, 甚至自动升级, 以此避免事情停滞于某个环节而无法推进。

持续全程留存痕迹, 自申请起始直至验收, 每一个步骤的操作均需存有记录, 一旦出现问题便能够进行追溯。

根据不同情况，一般需要准备以下几类：

采购申请单——写明采购理由、机型、数量、预算等基本信息。

技术参数确认书, 要是针对大型农机而言。那么, 需由技术部门来做出确认, 确认其各项参数是不是契合实际所需。

假如碰到的是新供应商, 那么就得提供资质证明, 还得提供过往业绩等方面的信息, 这里说的是供应商资料方面的相关事宜。

比价单——通常要求至少三家比价，说明选择理由。

验收报告——到货后的验收记录，确认机器与合同一致。

把这些材料靠手工去收集的话, 会耗费时间, 还会耗费精力, 并且容易出现差错。存在这样一个BPM系统, 它能够将表单进行固定, 对于应该去填写的形成自动提醒, 对于应该去进行上传操作的则显现得非常清楚明白。

我觉得有几个原则很重要：

流程设计的最初目的是对事项予以规范, 而不是去制造那些多余的阻碍, 因而绝不能够设置得过于复杂。比如说农机采购这类事项而言, 设若要经过十几个审批的节点, 那么这个流程从本质上来说算是失败的了, 它总的来讲根本实现不了对效率进行优化的作用。

在后续进行优化工作的时候, 对于那些能够合并的节点, 要尽最大可能去予以合并, 对于那些可以借由系统进行自动流转继而得以自动审核通过的环节, 绝不要凭借人力设置毫无必要的关卡。

可别过度古板, 存在某些情形当真特别对待需灵活处置, 流程设制方面得预留出例外途径, 像紧急采购途径、特殊情况审批途径这种。

得把移动端考虑在内。目前存在这样一批采购人员他们频繁在外面奔波, 没办法每次都安稳地坐在电脑跟前呈交申请。移动端具备支持这一点可是作为标配存在的。

在工作推进进程当中, 要着重关注并着力培育自身具备的数据分析能力。当相关流程按部就班运转一些时日之后, 通常能够从其中明确分辨出究竟哪些环节所耗费的时间极度漫长, 哪些关键节点频频遭遇返回的状况发生, 哪些供应商反复不断地现身于比价的环节氛围之中。

这些借助实践积攒而成的数据, 对于后续不断持续优化工作流程而言, 颇具十分关键的参考价值, 可为流程的调整以及完善, 提供清晰明确的方向。

农机采购这件事，说大不大，说小不小。

对于那些处于分散经营状态的个体农户来讲, 于购买农机、农资等这类相关物资之际, 一般仅仅凭借一个简单的电话联系便能够达成订购, 其流程相对而言较为灵活且简便。然而对于运营规模比较大的农场, 或者联合了多个农户的农业合作社而言, 又或者是专门提供来说, 一套规范严谨的采购流程却有着更为关键的意义。

它与主体的资金安全有着直接关联, 关乎日常运营的效率, 且能够助人有效规避可能遭遇的法律风险, 决然不可以与个体农户相对简单的电话订购相提并论。

BPM流程并非目的所在, 仅仅是一种工具而已。真正具有关键意义的是, 你是否切实认真地思考过, “这件事应当怎样进行规范的操作”。

当进行了清晰的思考之后, 接着要将这样的思路予以固化, 使其成为系统流程, 而这恰恰是BPM的灵魂所存在的地方。