财务报销太崩溃？OCR识别+自动审批让票据报销快10倍

讲真这个问题我也钻研了好长一段时间, 前前后后梳理清楚事情的缘由经过耗费了好些时日。简而言之, OCR识别便是在把纸质票据进行拍照或者上传之后, 系统会自动去提取上面诸如金额、日期、抬头这类关键信息, 如此便能省去人工手动录入时那种繁杂琐碎的步骤。

被识别出来的数据会径直进入BPM审批系统，依照公司预先确定的流程逐个推进, 先是发起申请, 接着是多级审核, 而后是最终批准, 最后达成打款, 整个进程衔接有序, 连贯流畅。

听过之后感觉繁杂是不是? 实际上运用起来尤为简易, 财务也不必每日俯首专注于清点发票了。

这东西的益处实在是太多了。我那位同事先前报销差旅费之时, 光是粘贴发票, 就那么蹲在那里粘贴了足足一下午, 面对一堆票据, 整理得眼睛都花了, 还生怕粘贴错误而耽搁事情, 现今只需拿出手机拍摄一张, 没过多久就把事情给办好了。

并且它的发票识别精准度蛮高的, 平常大致能够达到百分之九十五以上, 仅仅存在极个别碰到字迹尤为模糊、扫描不清晰的情形, 系统会自行标记出来, 特意留给财务去确认处理, 如此这般的设置还算得上合理, 不会给人增添过多麻烦。

你去作一番思考, 一个公司进行月度操作时, 所要处置的发票数量有多少? 几百张这种情况存在可能性, 甚至于上千张也是存在可能性的, 这些票据分布于不一样的业务环节当中, 是 逐一展开归集整理工作的。每一张发票进行粘贴工作的同时, 完成信息录入工作都得通过人工来达成, 所耗费的人力成本是能够想象得到的情况。

更加别提一旦出现错误还必须返工去进行修正了, 反复去做核对这个举动又会增添额外的工作量, 财务部门常年都处于加班状态, 很大程度上就是源于此类琐碎且繁重的基础工作的堆积。

并且手动录入极易出现各种各样的失误, 曾经亲身目睹有人把原先应当录入的99元错误地填写成9元, 这种微小的差错险些给公司带来不是很小的损失, 拥有了OCR识别技术之后, 基本上不会再犯这种令人头疼的低级错误, 系统会自动针对金额、税号等这类关键信息开展校验, 要是内容不相符就会直接弹出报错提示, 从技术层面避免了出错的可能性。

无需人工进行反复核对, OCR有的自动校验机制, 会精准把控信息的准确性, 彻底规避了手动录入的时候, 容易因为粗心或者疏忽造成的疏漏, 使得数据处理的过程, 变得更可靠, 且更高效。

对于处在企业管理层位置的人员来说, 在对内部管理体系予以优化的进程期间, 流程透明可是首先要确保的关键要素。以前在提交报销单据之后, 经手的人员数量众多, 流转的环节繁杂, 所有人都不晓得单据究竟是卡在了哪一个审批节点上, 后续进行跟进的时候也显得极为被动。

当下, 凭借数字化的管理工具, 报销流程的每一步, 都留下了清晰的记录, 审批人员的身份, 具体的审批时间, 暂缓处理的原因等信息, 都完整呈现出来了, 可谓各种各样的情况了然于目, 一旦出现问题, 就能在落实追责工作时精准又快速呢。

平实地讲，这一点针对高层管理者而言有着格外突出的作用, 他们无心去过问那些琐碎的细节, 然而却期望明晰流程是不是顺畅无阻, 是否存在阻碍之处, 而系统能够以直观可见的方式将这些一一呈现出来。

市面上, 面向不同场景而推出的OCR产品数量众多, 各个品牌的展现与定价之间的差异极大, 部分高端产物的价格昂贵到离谱的程度, 甚至于超越了普通用户的预算范畴, 同时, 也存在不少价格低廉的OCR产品, 然而在实际运用的时候, 其识别率却糟糕到不忍直视, 连最基础的文字识别需求都难以达成。

在挑选适宜的OCR产品之际, 显著可供留意的数个关键要点如下: 首先是辨认的精确程度, 它乃权衡产品实用效应的枢纽准则；其次存在被支持的票据门类的状况, 需得以明确其是否契于自身所要处置的凭证类别；再者是同现存内部体系所具备的兼容特性之情形下, 得要保障能够顺遂对接且不致使工作步骤遭受负面影响；最终亦仍然务必把自身的资金预算考量进去然后思虑妥善的价格界限范围。

我们公司所运用的乃是泛微e启营的解决方案, 其成效尚可。然而说实话, 最初的时候也曾遭遇过困境, 挑选的是价格较为低廉的一款, 结果却连增值税专用发票都无法进行识别, 纯粹是白白耗费钱财。

重点在于选择支持主流票据类别, 像普票、专票、电子发票、行程单这些都得能够识别, 除此以外, 最好是能够与现有的OA、ERP系统实现打通, 不然如果数据随意流转, 反倒会增添麻烦处。

于对接供应商去处理跟财务报销有关联的事务之际, 有一个关键要点是绝对不可以被忽视掉的, 此要点即为数据的安全性。财务数据常常是涉及到公司的核心运营信息的, 绝对不是能够随随便便去对待的小事情。在合作之前一定要把几个核心问题核查清楚: 对方是不是具备合法有效的经营资质以及相关行业许可, 财务数据将会存储于什么类型的系统或者载体当中, 是不是有完善的防护措施, 还有是不是曾经发生过数据泄露的情况。

绝对不能怀揣着侥幸心理, 草率而匆忙地推进合作, 不然的话, 极有可能在后续的报销流程当中出现状况, 致使公司的核心财务信息被不恰当、不合理地予以泄露, 甚至会被不法分子加以利用, 进而给公司带来难以进行预估的经济方面的损失以及信誉上的风险。

经过一段时期的使用, 着实发觉改善了许多。堪称直观的一点乃是报销周期缩短了以往拖延一周两周属于平常状况当下凭借两三天就可以全部办结较为迅速的时候那么当日便能够实现款项到账了。

如今在财务这儿较之以往轻松了多些, 以往每待到每月月末之时总会参与加班以黏贴发票报账, 至今很大程度已然无需那样做。每当发票辨识度精准可能性大的时候, 多数情况单子并不需要安排人力再次核验核准, 直接便可推进程序行进。

现在员工满意度提升了起来, 以往报销真的是令人头疼不已的事儿, 面临着填写表格, 粘贴票据, 等待审批, 催促进度, 每一环紧密相连烦闹至极, 然而现在拍照就可以完成全程, 使用过的人都知晓个中便利情况。

当然并非完美无缺, 偶尔之际系统发生抽风状况, 识别出现错误, 或者遇到流程在某一个人那里停滞不前, 依旧会存在些许小烦恼之事, 不过即便如此这般, 此投入产出比, 已然是值得了。

坦率来讲, 启用这一整套系统并非如同购置一款软件那般简易, 首先, 需要对公司当下的报销流程展开细致梳理, 明确其中包含哪些具体环节, 确定是什么人进行审批, 明晰审批工作所需要耗费的时长, 预先理清现有状况之后方可推动改进。

再者, 挑选相宜的方案, 切莫遭受销售的蒙骗, 得去查看实际发生的案例, 得关注功能的演示状况, 最优情形是能安排自身的员工予以试用一段时日, 这一步骤绝不能予以省略, 如若不然购置后效果欠佳将会愈显尴尬。

此后是系统对接, 它得和现存的财务系统予以打通, 还得与银行系统予以打通, 也得同 OA 系统予以打通, 要不那就成了信息孤岛, 反倒会更加麻烦。这一环节需要 IT 部门深度介入参与, 切不可指望供应商全部包揽。

终于到了培训这一环节, 财务人员需要培训, 员工们需要培训, 管理者同样需要培训, 不同角色侧重点各有不同, 财务着重目光聚焦于识别率及异常情况之处理办法方面, 员工更为留意其使用起来好不好用, 管理者所关注的则是数据以及报表。

大约一两个月左右完整经过这一历程, 着急是万万不行的。然而一旦实现贯通运转, 那后续的益处可是实实在在存在着的。别再陷入反复寻思的状态了, 能尽早启用该系统, 便能尽早让自身得以解脱。