项目分包单位资质年审难？一套管控系统全解决

老实讲, 起初我同样抱持着怀疑的态度, 以往曾经使用过各种各样的办公软件, 到头来最终的结果都是被闲置在一旁落满灰尘。

但这次不一样。

各个种类的相关事项所对应的管理系统, 会自行开展关键的提醒工作, 清楚明白地告知剩余快到截止日期的天数 , 即将快要过期的有关相关单位 , 以及当下仍然存在缺少的资料具体信息。

曾经那种, 要靠着人工, 一个一个地去翻阅表格, 还要逐个打电话进行催促的，极为繁琐的工作, 现如今, 已然变成了系统直接把提醒内容推送到你的手机端, 你仅仅需要点击确认按钮并且上传新的相关资料就行, 而其余的记录归档等一系列工作, 都能够交由系统自动去完成。

最核心的要点在于, 全部的信息在网络上能够进行查询。当领导向你索要某一个分包的资质状况时, 开启系统便可以查看, 无需在各处寻觅文件。

前些年, 各类中小企业数目众多, 建筑领域里, 分包单位的资质状况参差不齐, 诸多细节缺乏规范。

好些分包单位会同时承接多家总包方的项目, 单位资质频繁变动, 这边相关登记才做完, 那边其资质信息就已更新调整了。

之后呢, 行业规范变得愈发严格起来, 住建部的检查力度加大, 时常就会发布通报, 分包资质不符合要求, 施工超出规定范围, 一旦被查到, 就要进行整改并且缴纳罚款, 就是这样。

再加之人员流动较为频繁, 今天是这个项目经理, 明天就进行了人员更换, 资料难以跟上的情况经常出现。

以前靠人力盯，根本盯不过来。

这套系统最核心的功能就是"管控"两个字。

先是项目分包环节的准入管控, 所有打算参与合作的分包单位, 在进入我方合作库以前, 都得经由专门的管理系统实施严格校验。系统会一项一项核查分包单位的资质有效期, 确认是不是在有效区间内, 与此同时核对资质等级是不是吻合对应项目的具体要求。

系统针对校验之后不符合要求的分包单位, 会直接进行拦截处理, 不会让不符合规定的主 体进入到合作环节, 实实在在地避免了不符合规定的单位错误入库这种状况的产生。

尔后是过程管控, 在将要进行年审的前几个月便开始展开预警, 以给予足够的时间用来准备相关资料, 如此一来便不至于因为出现突然过期的状况而陷入措手不及的境地。

最后, 是关于退场管控这方面的情况。当合同结束了, 或者, 资质过期之后, 系统它就会自动进行标记, 那么在下次再有项目的时候, 就不会再去使用那家资质已经过期的单位。

三个环节环环相扣，形成一个完整的管理闭环。

很多人觉得，手工登记也能管，为什么要花这个钱上系统。

我的理解是，手工登记只能管"现在"，系统才能管"未来"。

于手工操作的工作模式之中, 你仅能实时把握当天哪些合作单位的资质已然到期的信息, 然而没办法提前预估明年会有哪些单位出现大面积资质过期的状况, 并且也不能够从过往积攒的历史数据内, 剖析归纳出哪些分包单位存在配合度欠佳、时常拖慢项目进度的问题。

这种方式, 虽能针对你眼前资质到期事务给予处理支撑, 然而, 对于未来风险的提前布局殊难达成, 并且, 借助数据挖掘优势去优化合作方的筛选以及管理, 也无从实现。

自引入此套专用系统之后, 以往曾令我们感到困扰的这类事项均可得以妥善处置。以数据分析为例, 该系统能够明晰展现出哪些年份的相关资质将会批量到期, 借此便利我们预先做好对应的规划安排。

凭借数据分析, 系统能够梳理出一些合作单位, 这些合作单位反复出现资料方面的问题, 而这样的统计结果, 能够作为后续是否继续合作的重要参考依据。

数字化不是目的，决策支持才是。

系统再好，落地也有讲究。

一开始我们遇到过几个问题。

于资质信息的整理以及录入工作当中, 曾出现过那种数据录入并非规范的问题。部分单位所提交的资质名称表述有着显著差异, 有的完整填写成为“市政公用工程施工总承包二级”, 有的却简化成“市政二级”, 如此这般不统一的命名致使系统在开展信息匹配之际没办法准确对应着, 给后续的审核以及统计工作造成了阻碍。针对这样的情况, 相关负责部门带头制定了统一的命名规则, 明确规定每个信息字段都得运用标准模板去填写, 经过调整之后, 信息录入以及匹配的流程才最终顺畅起来了。

再一个体现为权限设定, 起初, 所有人员均具备修改数据这一能力, 随后, 因出现了若干次混乱状况, 于是便将其统一交由专人予以管理, 除此之外, 其余人员所具有的权限仅为查看以及填报。

在团队推进数字化转型历程里, 还存在一项显著的进行推广时的阻碍, 部分资历较深的老同事, 早已惯于在日常工作当中借助手工方式去处理各类事务, 对于新上线的工作系统, 不是完全抵触, 就是或多或少带有一些抵触情绪, 基本不太乐意去尝试验证, 针对长期以来的工作习惯做出改变。

过后, 我们试着去做了一回针对性的引导, 带着老同事切实操作了系统功能, 致使他们亲自体会到不运用熬夜去翻找、整理各种纸质表格的便利以及轻松, 从前所存在的抵触情绪自然而然地伴随着消失不见。

做工程管理这些年，越来越觉得，很多麻烦其实是可以避免的。

资质年审虽算不得重大之事, 然而一旦出现问题那可就成了重大之事, 加以罚款, 予以通报, 勒令停工, 这当中随便哪一项都是承受不住的。

它不是那种有着高深莫测之感、特显高端先进的黑科技系统, 而是将繁杂琐碎之事实行标准化、予以自动化处理的系统。然而, 恰恰是这样的所谓“笨功夫”, 才能够切实真正地解决实际问题。

如果你也在为分包资质管理头疼，不妨试试看。

至少，不用再半夜爬起来找证书扫描件了。